Le prix affiche d’un photocopieur n’est que la partie emergee de l’iceberg. En 2026, un copieur professionnel A3 couleur coute entre 5 000 et 15 000 euros a l’achat, mais le cout reel sur 5 ans peut facilement atteindre le double. Nous avons decortique les 6 postes de depense pour vous donner le vrai cout a la page et vous aider a optimiser votre budget impression.

1. Le prix d’achat n’est que la partie visible

Quand on cherche un photocopieur pour son entreprise, le premier reflexe est de regarder le prix d’achat. En 2026, voici les fourchettes de prix constatees pour les copieurs professionnels neufs :

• Copieur A4 noir et blanc : 800 a 2 500 euros HT (ex. : Lexmark MS632dwe a partir de 1 200 euros HT)
• Copieur A4 couleur : 1 500 a 4 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C251i a partir de 2 800 euros HT)
• Copieur A3 noir et blanc : 3 000 a 7 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub 361i a partir de 4 200 euros HT)
• Copieur A3 couleur : 5 000 a 15 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C361i a partir de 6 500 euros HT)
• Copieur A3 couleur haut volume : 12 000 a 30 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C650i a partir de 14 000 euros HT)

Mais ces prix ne representent en moyenne que 30 a 40 % du cout total de possession sur 5 ans. Les 60 a 70 % restants sont constitues de couts caches que la plupart des entreprises sous-estiment largement.

Selon une etude du cabinet Quocirca publiee en 2025, les entreprises sous-estiment en moyenne de 42 % le cout reel de leur parc d’impression. Les postes les plus souvent oublies sont la maintenance, les consommables et le temps de gestion interne.

2. Les 6 postes de cout caches

Au-dela du prix d’achat, votre photocopieur genere six categories de depenses recurrentes qu’il faut integrer dans votre calcul :

Poste 1 : Les consommables (toner et tambours)
Le toner est le premier poste de depense recurrent. Un kit toner couleur complet (CMJN) pour un copieur A3 coute entre 200 et 600 euros HT selon la marque et le rendement. Pour une entreprise imprimant 5 000 pages couleur par mois, le budget toner annuel se situe entre 1 200 et 2 400 euros HT. Les tambours (ou unites d’image) doivent etre remplaces tous les 50 000 a 100 000 pages, pour un cout de 150 a 400 euros HT par unite.

Poste 2 : La maintenance et les reparations
Un contrat de maintenance constructeur coute entre 30 et 80 euros HT par mois, soit 360 a 960 euros HT par an. Sans contrat, chaque intervention d’un technicien coute entre 120 et 350 euros HT (deplacement + main d’oeuvre), auxquels s’ajoutent les pieces detachees. Les pieces d’usure courantes (rouleau de fusion, courroie de transfert, rouleau d’entrainement) coutent entre 80 et 300 euros HT chacune.

Poste 3 : Le papier
Un carton de 5 ramettes A4 (2 500 feuilles) de papier 80g coute entre 22 et 35 euros HT en 2026. Pour 5 000 pages par mois, cela represente 2 cartons, soit un budget annuel de 530 a 840 euros HT. Le papier A3 est environ 2 fois plus cher. Le papier epais, couche ou recycle peut couter jusqu’a 3 fois le prix du papier standard.

Poste 4 : L’electricite
Un copieur professionnel consomme entre 500 et 1 500 watts en fonctionnement et 30 a 100 watts en veille. Pour une utilisation typique de bureau (8 heures par jour, 220 jours par an), la facture electrique se situe entre 150 et 400 euros HT par an, selon le modele et les tarifs energetiques en vigueur.

Poste 5 : Le temps de gestion interne
Commander les consommables, gerer les pannes, appeler le SAV, stocker les toners, former les nouveaux collaborateurs : ces taches administratives representent en moyenne 2 a 4 heures par mois pour le responsable informatique ou l’office manager. A 35 euros de l’heure charges, cela represente 840 a 1 680 euros par an en cout salarial indirect.

Poste 6 : Les options et accessoires
Bac papier supplementaire (200-500 euros HT), module de finition avec agrafage (800-2 500 euros HT), module fax (200-400 euros HT), disque dur supplementaire pour securite (150-300 euros HT) : ces options necessaires gonflent souvent la facture de 20 a 40 % par rapport au prix de base.

3. Le vrai cout a la page

Le cout a la page (CPP) est l’indicateur le plus fiable pour comparer les solutions d’impression. Il integre tous les couts divises par le nombre total de pages imprimees. Voici notre calcul detaille pour un copieur A3 couleur professionnel sur 60 mois :

Ce calcul revele un cout a la page de 0,102 euro en moyenne, soit 4 fois plus que le prix annonce par les constructeurs qui ne comptent que le toner. En comparaison, la location tout inclus Infodeos propose un cout a la page a partir de 0,009 euro HT en noir et blanc et 0,049 euro HT en couleur, consommables, maintenance et materiel inclus.

4. Combien imprimez-vous reellement ?

La plupart des entreprises n’ont aucune idee de leur volume d’impression reel. Or, ce chiffre est determinant pour dimensionner correctement votre equipement et negocier les meilleurs tarifs. Voici les volumes moyens constates par Infodeos chez ses clients :

• TPE (1-5 salaries) : 500 a 2 000 pages par mois, dont 20 a 30 % en couleur
• PME (5-20 salaries) : 2 000 a 8 000 pages par mois, dont 25 a 40 % en couleur
• PME (20-50 salaries) : 5 000 a 20 000 pages par mois, dont 30 a 50 % en couleur
• ETI (50-250 salaries) : 15 000 a 80 000 pages par mois, souvent avec plusieurs copieurs

Pour connaitre votre volume exact, relevez les compteurs de votre copieur actuel (menu Compteur ou Rapport d’utilisation). Si vous ne savez pas comment faire, nos techniciens Infodeos peuvent realiser un audit gratuit de votre parc d’impression et vous fournir un rapport detaille avec des recommandations d’optimisation.

5. Location tout inclus : le calcul simplifie

La location tout inclus, telle que proposee par Infodeos, simplifie radicalement le calcul. Vous payez une mensualite fixe qui couvre absolument tout, sauf le papier. Voici ce qui est inclus :

• Le materiel : copieur professionnel neuf derniere generation, installe et configure dans vos locaux
• Les consommables : toner, tambours, agrafes, bac de recuperation livres automatiquement avant epuisement
• La maintenance : interventions preventives et curatives, remplacement de toutes les pieces d’usure
• Le support technique : hotline telephonique et intervention sur site en Ile-de-France sous 4 heures
• La supervision a distance : monitoring automatique des niveaux de toner et des compteurs
• Le renouvellement : materiel neuf en fin de contrat, avec migration des parametres

Chez Infodeos, nos contrats de location tout inclus demarrent a partir de 89 euros HT par mois pour un copieur A4 couleur, et a partir de 149 euros HT par mois pour un copieur A3 couleur professionnel. Le nombre de pages incluses est adapte a votre volume reel, et les pages supplementaires sont facturees a un tarif preferentiel.

En utilisant notre simulateur de cout d’impression, vous pouvez comparer instantanement votre cout actuel avec notre offre tout inclus. En moyenne, nos clients PME realisent 25 a 40 % d’economies sur leur budget impression annuel en passant a la location tout inclus.

6. Quel modele pour quel budget ?

Pour vous aider a vous reperer, voici un tableau recapitulatif des modeles disponibles chez Infodeos et de leur cout mensuel en location tout inclus :

Ces tarifs incluent un forfait de pages mensuel adapte. Le nombre exact de pages incluses depend de votre volume, et sera determine lors de l’audit gratuit realise par nos experts. Les pages supplementaires sont facturees entre 0,005 et 0,009 euro HT en N&B et entre 0,035 et 0,055 euro HT en couleur.

Infodeos, situe au 18 rue Saint Marc 75002 Paris, propose des solutions d’impression professionnelles en location tout inclus a partir de 89 euros HT par mois. Le cout a la page demarre a 0,009 euro HT en noir et blanc et 0,049 euro HT en couleur, avec maintenance sur site incluse en Ile-de-France sous 4 heures. Les marques proposees sont Konica Minolta et Lexmark, avec des modeles de 25 a 65 pages par minute. Contact : 01 84 200 750.