Pourquoi passer à la Gestion Electronique de vos Documents dans votre entreprise ?
- En optant pour un logiciel GED dans votre entreprise, vous favorisez une meilleure organisation du travail en interne.
- Réduction des coûts : plus de coûts d’impression de papier ni de coûts liés aux envois postaux.
- Une productivité décuplée en interne grâce à des documents accessibles à tous et à n’importe quel moment.
- Plus grande facilité dans la recherche de documents grâce à un système d’indexation et une centralisation de tous les documents quels que soient leurs formats.
- Meilleur contrôle sur les documents qui circulent en interne.
- Meilleur partage sécurisé des informations : solution sécurisée qui permet aussi de préserver la confidentialité des données et de bénéficier d’une traçabilité de l’ensemble de vos informations.
- Le gain de place : grâce à la transformation numérique qui conduit à la suppression des dossiers papier.
- Un classement automatique de vos documents qui vous aidera dans votre organisation.
- Associée à une plateforme collaborative comme une Digital Workplace qui facilite le partage entre les équipes géographiquement dispersées mais également les différents services de l’entreprise, l’expérience utilisateur est optimisée et la collaboration renforcée.
- Une solution pérenne : le papier s’abîme, peut s’égarer, se froisse, à contrario au format numérique, il est en sécurité, rangé et disponible en quelques clics.
- Autre atout indéniable, cette solution s’adapte à vos besoins et à votre corps de métier, car il est difficile d’avoir une solution générale tant chaque métier, chaque entreprise a des besoins propres.
- La GED est un réel gain de temps pour vos collaborateurs : au moment de la création et du classement du document, mais aussi pour sa recherche au quotidien
La GED est un outil informatique incontournable, incluant la qualité, la sécurité et le respect de l’environnement.
Une solution qui représentera un tournant pour votre entreprise.
La facturation et la signature électronique
La facture électronique
La facture électronique présente de nombreux bénéfices,
particulièrement lors du traitement des factures fournisseurs et clients :
réduction des coûts, gain de productivité, meilleure traçabilité des opérations.
Il est important de noter que transiter vers la
dématérialisation de votre comptabilité implique de respecter certaines
obligations légales.
En effet, les documents dématérialisés doivent avoir une
valeur probante, c’est-à-dire constituer une preuve admissible,
particulièrement auprès de l’administration fiscale
Elle doit tenir compte de trois conditions fondamentales :
authenticité, intégrité et lisibilité :
1) Authenticité, l’émetteur de la facture doit être
facilement identifiable et reconnaissable.
2) Intégrité, l’ensemble des mentions
obligatoires ou non qui figurent sur la facture d’origine
ne peuvent être modifiées.
3) Lisibilité,
elle doit être comprise facilement par l’utilisateur final et surtout par l’administration
fiscale.
La solution de dématérialisation des factures est peu
coûteuse d’un point de vue informatique mais elle nécessite cependant un
contrôle vigilant de la part de vos collaborateurs pour respecter les normes en
vigueur.
La signature électronique
Déjà installée dans de nombreuses entreprises, la signature électronique permet d’accélérer les processus de validation en les simplifiant et en les automatisant.
Grâce à cette solution, votre parcours commercial sera accéléré et vous pourrez également signer et faire signer vos documents où que vous soyez dans un cadre sécurisé et légal.
Elle peut notamment s’avérer très utile pour les contrats de travail, les factures, les mandats et les compromis de vente, les documents comptables, les documents juridiques, les devis ou encore les actes notariés.
La signature électronique dans votre entreprise :
- Elle est un bon moyen de réduire les coûts de fonctionnement d’une entreprise, elle ne nécessite pas l’achat de papier, d’encre ou de stylos pour signer des documents. Elle permet également de s’affranchir des frais d’impression des documents à signer, des frais d’envoi et des frais de déplacement.
- La signature électronique est devenue monnaie courante dans tous les secteurs d’activité : l’administration, les ressources humaines, la banque, l’assurance, l’automobile, l’immobilier, le bâtiment, la gestion locative, elle s’adresse donc à toutes sortes de secteur et certainement au vôtre !
- Une solution de signature électronique vous permettra de suivre l’état d’avancement d’un dossier, de réduire les coûts, d’être plus efficace en gagnant du temps.
La signature électronique s’impose comme un des outils essentiels de votre dématérialisation. Elle est utilisable partout, tout le temps, depuis votre ordinateur comme depuis votre téléphone.
En outre, vous pouvez choisir un niveau de sécurité adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, parmi les différents niveaux existants.
- La signature électronique simple qui ne permet pas d’identifier le signataire de manière formelle.
Il s’agit aujourd’hui du type de signature le plus employé, pour son utilisation simple et rapide.
- La signature électronique avancée qui permet d’assurer que le signataire ne peut être que celui à qui la signature a été demandée. (réglement eIDAS)
Utilisation par exemple pour un contrat de travail, compromis de vente immobilière. - La signature électronique qualifiée est le stade le plus poussé en matière de sécurité. Pouvant se révéler particulièrement contraignante, elle n’est utilisée que dans des cas bien précis : notaires, huissiers de justice, greffes des tribunaux de commerce…
La signature électronique est appelée à s’installer durablement dans nos habitudes. Si vous aussi, vous voulez avancer sur votre dématérialisation, contactez-nous !
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