Avocat : quel photocopieur choisir ?
Selon le métier exercé, les besoins en copies et en impression sont différents.
Infodeos vous guide dans le choix de votre photocopieur si vous êtes avocat.
Les caractéristiques générales
Un cabinet d’avocat a généralement besoin d’un matériel d’impression qui est à la fois rapide, mais aussi adapté aux formats les plus utilisés. Il est donc essentiel d’opter pour le bon photocopieur à louer ou à acheter.
Si vous souhaitez avoir la possibilité d’imprimer des documents en couleur, nous vous conseillons d’équiper votre cabinet d’avocats d’un photocopieur à impression noir et blanc (A4 noir et blanc et A4 noir et blanc), et d’un petit copieur/imprimante couleur.
Ainsi, vous limitez les pertes, et pouvez utiliser l’imprimante couleur de façon ponctuelle.
Avant de vous lancer dans l’achat (ou de signer un contrat de location) d’un photocopieur, vous devez définir vos besoins.
- Nombre de copies / jour (approximativement),
- Budget,
- Maintenance de l’appareil (contrat de maintenance et entretien lorsqu’il s’agit d’un contrat de location),
- Les fonctionnalités désirées,
- La connectique de l’appareil (USB, réseau, etc.).
Choisissez un matériel fiable et d’excellente qualité professionnelle.
Ne mettez pas de côté vos exigences !
Les points essentiels
Pour le métier d’avocat, il existe des points essentiels pour déterminer le choix de son photocopieur.
La copie
Les fonctionnalités de filigrane ou d’annotations vous permettent d’ajouter du texte sur des copies qui ont déjà été imprimées.
C’est une fonctionnalité qui peut être très utile, par exemple, si vous souhaitez ajouter la date, une mention, ou encore les coordonnées du destinataire d’un dossier confidentiel. C’est un excellent moyen de le dissuader de toute communication frauduleuse.
Aussi, certaines spécialités nécessitent de constituer des dossiers avec des documents de différents formats (A4, A3, recto et recto-verso).
Vérifiez bien que le photocopieur multifonction est capable d’assembler ces originaux de sources variées, car, si ce n’est pas le cas, vous serez obligé de faire un assemblage manuel des copies.
Une perte de temps considérable, et une tâche peu agréable, surtout s’il y a plusieurs dossiers à constituer. Et, en plusieurs exemplaires !
L’impression
Un premier point très important concernant l’impression est l’aspect sécurité et confidentialité. Pour la sécurité des dossiers et des actes, il est important d’avoir la possibilité de configurer la fonctionnalité d’impression protégée.
Cela permet de mettre en attente les documents imprimés sur le photocopieur tant que la personne qui les a édités ne s’est pas identifiée. Un autre aspect concernant l’impression sera la vitesse d’impression par page. La vitesse de copie d’un copieur, qu’il soit couleur ou noir et blanc, est réellement primordiale.
Il faut donc la déterminer et étudier quel photocopieur choisir selon vos besoins.
- De 0 à 3 000 impressions mensuelles : une vitesse d’impression de 20 pages par minute est suffisante,
- Entre 3 000 et 25 000 copies mensuelles : choisissez un appareil capable d’imprimer entre 20 et 45 pages par minute (ppm),
- Au-delà de 25 000 : vous avez un gros rendement. Optez pour les photocopieurs les plus performants qui impriment jusqu’à 75 ppm.
Bien évidemment, plus le photocopieur imprime vite, plus son prix sera élevé. Cependant, vous devez penser au gain de temps sur du long terme.
N’hésitez pas à consulter nos différents photocopieurs adaptés à vos besoins :
- Les photocopieurs A3 couleur
- Les photocopieurs A3 noir et blanc
- Les photocopieurs A4 couleur
- Les photocopieurs A4 noir et blanc
- Les imprimantes couleur
- Les imprimantes noir et blanc
La comptabilité
La comptabilité est une chose à laquelle on ne pense pas toujours. En tous les cas, pas automatiquement. À moins, justement, d’être le comptable de la société ! En effet, un photocopieur représente un réel budget.
Que ce soit l’appareil en lui-même, mais aussi son entretien, et tous les accessoires bureautiques qui vont avec (papier, encre, agrafe, etc.). Vous devez donc penser que pour couvrir la plupart de ces frais d’impression, vous pouvez les refacturer à vos clients.
Afin de pouvoir refacturer les clients en fonction de l’utilisation du photocopieur pour leur propre dossier, il sera utile de faire l’acquisition d’un matériel (ou d’une autre solution), permettant de comptabiliser les copies et les impressions monochromes et couleur par compte client.
Il existe des photocopieurs multifonctions avec des solutions intégrées et pratiques.
Mais aussi des logiciels spécialisés dans ce genre de tâches, qui sont encore plus puissants. Ceux-ci sont très utiles si vous utilisez plusieurs équipements en réseau par exemple, et que vous devez agréger les données d’utilisation sur ces différents matériels.
Infodeos vous conseille donc de choisir un photocopieur :
- Adapté à votre champ d’activité (loi, judiciaires, tribunaux, etc.),
- Adapté au code de consommation,
- Avec une prestation assurant la confidentialité des contrats et dossiers obligatoire dans ce genre d’activités professionnelles.
Si vous souhaitez louer un photocopieur ou opter pour une location d’imprimante :
- Comparez les devis des nombreux commerciaux,
- Vérifiez la clause de résiliation,
- Regardez les conditions de location.
Nous n’allons pas vous donner des conseils juridiques ! Mais, nous sommes à votre disposition pour tout conseil en impression.
