Quels sont les avantages de la location de photocopieur ?
Si vous hésitez entre l’achat d’un photocopieur ou la location, vous devez peser le pour et le contre.
Dans cet article, nous vous donnons tous les avantages de la location de photocopieurs.
1- Le contrat de maintenance
La maintenance d’un appareil tel qu’un photocopieur peut entraîner un coût. Une somme d’argent que vous vous seriez bien gardé de dépenser. Si la location de photocopieurs vous intéresse, pensez donc à bien vérifier si un contrat de maintenance a été prévu. Mais, également, sa durée. En effet, la durée du contrat de maintenance de votre équipement doit être égale à la durée du contrat de location.
Ainsi, tous les potentiels frais de maintenance ne seront pas à votre charge, puisque compris dans votre loyer mensuel. Les coûts entraînés par la maintenance et l’entretien d’un photocopieur sont donc en charge de la société de location. C’est elle qui va devoir veiller au bon fonctionnement de l’appareil ainsi qu’au remplacement des pièces si nécessaire.
Vérifiez également si les pièces sont remplacées en cas de panne.
2- Le financement
L’achat d’un photocopieur peut s’avérer très cher. Une somme donc non négligeable à sortir, ce qui peut être compliqué pour une jeune entreprise par exemple.
En optant pour le contrat de location, cette charge financière est différente, et étalée sur une durée définie dans le contrat de location. Ici, nous parlons de “bail” et de loyer. Il sera donc inutile de puiser dans la trésorerie de l’entreprise et dans ses capitaux. Les frais de location étant étalés, la somme est bien plus allégée.
Le financement d’un photocopieur est alors plus facile avec un contrat de location, et ne se ressent (presque) pas sur les frais globaux de la société. Gardez également à l’esprit qu’en plus des frais liés au photocopieur, il faudra financer le matériel et les fournitures (papier, encore, agrafes, etc.).
3- Exonération de la TVA
Encore un point positif à prendre en compte si vous souhaitez louer un photocopieur.
Les professionnels sont habitués à devoir régler la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Cependant, avec un contrat de location d’une photocopieuse, la location permet de répartir cette dépense sur toute la durée de validité du contrat de location. La TVA est donc comprise dans les mensualités.
4- Du matériel dernière génération
La technologie est en perpétuel mouvement. Nous allons d’évolution en évolution. Grâce à la location de photocopieurs, vous avez le gros avantage de pouvoir disposer des machines les plus avancées, et les plus sophistiquées.
Il y a tellement de caractéristiques et de fonctionnalités à prendre en compte lorsque vous souhaitez choisir votre photocopieur multifonction, qu’en avoir un de dernière génération n’est pas négligeable. D’ailleurs, si vous ne savez pas comment choisir son photocopieur, cet article pourra vous y aider !
Selon le contrat de location choisi, vous avez la possibilité d’échanger votre ancien appareil avec du matériel plus performant.
5- Bien négocier son contrat
Il y a un autre avantage à louer son photocopieur : en testant plusieurs appareils vous allez pouvoir définir exactement lequel est le plus adapté à vous, à votre équipe, et à votre entreprise. Cela évite de se risquer à un gros investissement lors de l’achat d’un photocopieur, pour, par la suite, ne pas être satisfait de la qualité de l’appareil (que ce soit la qualité d’impression, la prise en main, la vitesse d’impression, etc.).
Il s’agirait donc là d’un investissement pas du tout rentable pour les professionnels.
Il est alors possible de négocier son contrat de leasing afin de pouvoir tester différents appareils tout au long du contrat de location. Aussi, certaines sociétés de location donnent la possibilité aux professionnels de récupérer définitivement l’appareil qu’il a loué.
6- Un vaste choix
On aurait tendance à croire que si on opte pour un contrat de location, le choix de l’appareil est restreint. C’est faux. Il vous sera toujours possible de choisir le photocopieur le plus adapté à vos besoins parmi une gamme proposée par la société de location. Chez Infodeos, nous proposons justement des gammes complètes de photocopieurs en fonction des besoins de chaque entreprise. Vous devez imprimez en format A3 ? Nous vous proposons des photocopieurs A3 noir et blanc et A3 couleur.
Le format A4 est celui utilisé dans votre entreprise ? Infodeos vous propose à la fois des multifonctions A4 couleur et A4 noir et blanc. Il est essentiel pour nous de répondre aux besoins de chacun. C’est pour cela que pour chaque catégorie de produits, nous proposons différentes gammes de produits. Vous ne savez pas lequel choisir ? N’hésitez pas à nous contacter et à faire une demande de devis. Nous serons ravis de vous guider dans votre choix de photocopieur.
Comparez les différents copieurs qui sont proposés, et, bien évidemment, les différents devis.
Mais, surtout, ne mettez pas de côté vos critères de recherche.
C’est trop important, puisque ces caractéristiques sont décisives pour :
- le bon fonctionnement de votre entreprise,
- le rendement,
- le coût total de l’impression (si l’appareil ne convient pas à vos besoins, vous ferez des dépenses inutiles).
7- Les différents contrats de location
Juste après vos besoins, qui sont le critère numéro 1 dans le choix de votre appareil, viennent :
- la durée de location,
- le contrat de maintenance.
Avant de signer un contrat de location il faut donc bien évaluer quel contrat vous est adapté, selon l’usage que vous allez faire de l’appareil.
- Tous les jours ou ponctuel ?
- 2 ou 15 personnes qui vont l’utiliser ?
Mais aussi, quelles sont les fonctions principales qui doivent être obligatoirement présentes dans les fonctionnalités de l’appareil.
Le type de contrat de location est donc variable en fonction de tous ces critères.
Attention à ne pas choisir un contrat de location d’imprimantes à engagement longue durée, et méfiez-vous des reconductions automatiques.
