Notaire : quel photocopieur choisir ?

Un notaire exerce un champ de métier assez particulier, qui nécessite un équipement adapté à ses besoins, mais aussi, à ses obligations.

C’est pourquoi Infodeos souhaite vous guider dans le choix de votre copieur multifonction.

Avant de faire votre choix

Un office notarial a généralement besoin d’un matériel d’impression qui est à la fois rapide, mais aussi adapté aux formats les plus utilisés afin de constituer les dossiers de leurs clients.

Aussi il est important de choisir un équipement compatible avec les formats A3 et A4, qui sont les formats les plus utilisés par les notaires. Au niveau de l’impression couleur, il est vrai que les documents sont majoritairements imprimés en noir et blanc. Cependant, certains documents nécessitent une impression couleur (code couleur, plan, etc).

Selon vos besoins, vous pouvez soit opter par un photocopieur / imprimante laser en couleur, soit un copieur classique en noir et blanc, auquel viendra compléter une imprimante couleur( en back-up si vous ne prennez qu’un multifonction NB). Ce point est donc à définir selon les propres besoins de chacun. 

Pour en savoir plus sur nos produits, n’hésitez pas à consulter nos différentes gammes de produits : 

• Les photocopieurs A3 couleur 
• Les photocopieurs A3 noir et blanc 
• Les photocopieurs A4 couleur 
• Les photocopieurs A4 noir et blanc 
• Les imprimantes A4 couleur 
• Les imprimantes A4 noir et blanc

Avant de vous lancer dans l’achat (ou de signer un contrat de location) d’un photocopieur, vous devez définir vos besoins :

• Nombre de copies / jour (approximativement),
• Budget,
• Maintenance de l’appareil (contrat de maintenance et entretien lorsqu’il s’agit d’un contrat de location),
• Les fonctionnalités désirées,
• La connectique de l’appareil (USB, réseau, wifi.).

Choisissez un matériel fiable et d’excellente qualité professionnelle, comme ce que nous proposons sur notre site Infodeos.

Les points essentiels pour un photocopieur adapté aux notaires

Un notaire a besoin de fonctionnalités particulières.

En voici 3 :

1- Impression

Lorsqu’un équipement doit être partagé entre plusieurs utilisateurs, il est utile de paramétrer l’impression numérique en mode “impression protégée”. Ainsi, les documents (qui sont bien souvent assez confidentiels) ne se mélangent pas entre les différents utilisateurs de l’imprimante.  Chacun peut donc récupérer ses propres impressions au moment où il le souhaite sans craindre qu’elles ne soient prises par quelqu’un d’autre.

C’est une fonctionnalité nécessaire aux métiers tels que les notaires et est l’une des solutions d’impression les plus demandées.

2- Copie

Une autre fonction utile est la fonction “carte d’identité”. En effet, avec cette fonctionnalité il est possible d’intégrer, aux annexes des actes, les copies des pièces d’identité de toutes les parties concernées. Ainsi, cela permet de gagner du temps, mais également d’utiliser moins de papier. La consultation du document est facilitée : les deux faces de la carte sont sur le même côté de la feuille.  Attention : cette fonctionnalité n’est pas présente sur tous les photocopieurs.

Si vous souhaitez un appareil qui la propose, n’hésitez pas à nous demander conseil.

Certains copieurs permettent aussi de copier des dossiers avec des originaux provenant de sources diverses (documents reliés, à placer sur la vitre d’exposition ; feuilles à placer dans le chargeur automatique de documents). Il existe également des fonctionnalités de filigrane ou d’annotations.

Elles permettent d’ajouter un texte aux copies qui sont effectuées. Cela peut se révéler utile pour ajouter une date, une mention (« dossier »), le nom du destinataire, ou les coordonnées du client d’un dossier confidentiel. 

Et enfin, il est également possible d’agrafer directement des actes. Il s’agit de la fonctionnalité d’agrafage du module de finition. Comptez environ un agrafage de 50 feuilles A4, et un peu moins concernant les feuilles A3. Cette diminution du nombre de feuilles agrafées peut se révéler gênante pour la constitution de dossiers d’actes volumineux qui contiennent des plans grand format.

3- Numérisation

La numérisation des actes est aujourd’hui un indispensable dans l’activité bureautique des offices notariaux. Lorsque vous choisissez votre équipement d’impression multifonction, il est donc important de faire attention à la capacité du chargeur de documents. En effet, le chargeur doit pouvoir accueillir un grand nombre de documents pour pouvoir numériser (ou copier) plus facilement des actes qui sont majoritairement volumineux.

La vitesse de numérisation doit elle-aussi faire partie de vos critères lorsque vous cherchez un photocopieur.

En effet, il est nécessaire d’avoir un équipement rapide et réactif afin de libérer plus rapidement le matériel et, ainsi, laisser la place à ses collaborateurs.

Vous pourrez aussi regarder avec attention la facilité d’accès à la fonction « numérisation continue ».

Cette option permet de numériser des segments différents d’un travail qui est trop volumineux pour être placé en un seul tenant dans le chargeur automatique de documents.

Cela permet également de numériser que les quelques pages que vous désirez. Certains photocopieurs multifonctions disposent aussi de la reconnaissance automatique des caractères (OCR) des fichiers PDF numérisés .Le but étant de pouvoir les transformer en PDF « texte ». Cela va faciliter la recherche des informations se trouvant dans le document, mais aussi l’archivage. Un point utile qui peut éviter l’installation d’un logiciel OCR sur le serveur ou sur les postes clients.

Enfin, il est à noter que des multifonctions proposent des modules embarqués qui permettent de communiquer directement avec votre application métier. Une aide non négligeable lorsqu’il s’agit de classer des documents numérisés et de maximiser la productivité dans les études notariales.

Vous êtes avocat ? Consultez notre article dédié à ce métier.

N’attendez plus et contactez Infodeos pour plus de conseils et pour être orienté vers un photocopieur de qualité professionnel adapté à vos besoins.

Nous avons la solution et pouvons vous proposer un devis.