Comptable : quel photocopieur choisir ?

Si vous exercez le métier de comptable ou d’expert-comptable, vous aurez alors des besoins bien particuliers en matière d’impression. Infodeos vous guide dans le choix d’un équipement adapté à votre champ de métier.

Définir ses besoins avant de s’équiper

Un cabinet comptable a besoin d’être équipé d’un matériel rapide et performant. En effet, les comptables doivent éditer quotidiennement des documents, que ce soit à la demande de leurs clients, ou à la demande des divers organismes. Le photocopieur doit donc être performant. Surtout si le cabinet est composé d’un grand nombre de collaborateurs.

(Si trop nombreux, il faut évidemment songer à s’équiper d’au moins deux appareils.)

Aussi, il est important de savoir si vous souhaitez acquérir un appareil à impression noir et blanc et couleur, ou noir et blanc uniquement. Un cabinet comptable utilise-t-il beaucoup le mode d’impression couleur ? Si oui, très bien.

En revanche, si ce n’est que ponctuel, mieux vaut alors s’équiper d’une petite imprimante couleur laser, qui dépannera en cas de besoin. Ce point est donc à définir selon les propres besoins de chacun.

Avant de vous lancer dans l’achat (ou de signer un contrat de location) d’une imprimante, vous devez définir vos besoins :

• Nombre de copies / jour (approximativement),
• Budget,
• Maintenance de l’appareil (contrat de maintenance et entretien lorsqu’il s’agit d’un contrat de location),
• Les fonctionnalités désirées,
• La connectique de l’appareil (USB, réseau, etc.).

Choisissez un matériel fiable et d’excellente qualité professionnelle, comme ce que nous proposons sur notre site Infodeos.

L’achat représente un réel budget, et la location de photocopieur ou d’imprimante peut parfois être intéressante.

Mais tout ceci a un coût. Vous pouvez vous renseigner chez différents fournisseurs.

Aussi, nous vous conseillons de consulter notre article sur les avantages de la location d’imprimante, et les inconvénients (lien).

Les fonctionnalités d’un photocopieur nécessaires au métier de comptable

Voici quelques fonctionnalités qui sont très pratiques et peuvent grandement faciliter les choses lorsque l’on souhaite imprimer des documents.

1- Numérisation

De nos jours, les dossiers des clients sont de plus en plus dématérialisés. Les pièces sont envoyées par mail, et les dossiers conservés de façon numérique. C’est pourquoi la numérisation est tout aussi importante que la qualité d’impression. Pour numériser les pièces comptables, il peut être pratique de s’appuyer sur les capacités de scanner performants, qui sont souvent présents sur les photocopieurs multifonctions. En effet, grâce à la technologie et à l’innovation, leur chargeur automatique de documents, ou encore, leur écran tactile constituent une aisance supplémentaire dans la prise en main de l’appareil. Mais, c’est aussi un gage de rapidité. Ainsi, la numérisation de factures et autres pièces justificatives se veut beaucoup plus rapide.

Aussi, si le rythme de numérisation est très soutenu dans tel ou tel cabinet comptable, il reste possible d’acquérir des chargeurs de documents 300 feuilles recto verso en 1 passe  qui peuvent aller jusqu’à 280 pages scannées par minute, en plus il existe des scanners. Très pratiques, ils tiennent sur un coin de bureau. Ils permettent aux différents collaborateurs de pouvoir intégrer immédiatement des pièces de comptabilité à leur dossier.

Ou encore des scanners portables ? Ces petits appareils peuvent être emportés partout.

Le comptable le fait suivre et pourra ainsi intégrer des pièces comptables directement depuis chez son client.

2- Impression

Dans le métier de comptable, le rythme d’impression est différent selon les périodes.

En effet, c’est une période qui fonctionne énormément par saisonnalité. Cela signifie que les comptables doivent produire une forte quantité de documents, en simultanée, sur une courte durée. C’est pourquoi il est très important de posséder un matériel d’impression de qualité professionnelle. Nous vous conseillons alors de vérifier l’autonomie du papier et des bacs de sortie du module de finition. Cela vous permettra d’imprimer de façon régulière et continue, sans pour autant avoir à regarder si tout est ok.

Il est important également de prévoir une solution de secours en cas d’indisponibilité de votre matériel principal. Certains logiciels métiers comptables nécessitent le langage d’impression PostScript. Veillez donc à ce que les matériels que l’on vous propose soient compatibles avec cette fonction. C’est un point essentiel à la bonne impression et à la bonne utilisation de votre copieur. Ainsi, si vous imprimez des plaquettes comptables, demandez à ce que l’on vous montre la fonction pliage (piqûre à cheval).  Cette fonctionnalité va permettre d’imprimer automatiquement, sans aucune intervention humaine supplémentaire, des livrets A5 (A4 pliés en deux) ou A4 (A3 pliés en deux) pouvant contenir jusqu’à 60 pages (15 feuilles contenant chacune quatre pages). 

Parfois, si le copieur a cette option, vous pouvez vérifier s’il possède l’option d’agrafage.

En effet, cette fonctionnalité permet d’augmenter le dossier imprimé de 20 pages supplémentaires. Ce qui vous permet de constituer de véritable dossier de 80 pages, sans avoir à intervenir. Attention, cette fonctionnalité est réservée à des photocopieurs multifonctions professionnels hauts de gamme.

Enfin, en ce qui concerne l’impression des bilans (qui sont souvent assez volumineux), il existe des multifonctions qui proposent un inserteur qui permet d’obtenir une finition automatique des dossiers avec des couvertures (au préalable sous-traitées chez un imprimeur par exemple). Vous l’aurez compris, les options de finition des photocopieurs peuvent devenir des critères de choix importants. Il est donc essentiel de bien connaître votre besoin avant de louer ou acheter votre matériel. 

N’hésitez pas à consulter nos différentes gammes de photocopieurs pour être sûr de faire le bon choix. Nous proposons des équipements adaptés aux différents formats, en couleur ou en noir et blanc : 

• Les photocopieurs A3 couleur 
• Les photocopieurs A3 noir et blanc 
• Les photocopieurs A4 couleur 
• Les photocopieurs A4 noir et blanc 
• Les imprimantes A4 couleur 
• Les imprimantes A4 noir et blanc 

Vous avez besoin d’aide pour choisir un photocopieur pour votre cabinet de comptabilité ?

N’hésitez pas à contacter Infodeos au 01 84 20 07 50. 

Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner et de vous établir un devis.