Comment optimiser la gestion d’un parc informatique ?

Chaque département d’une entreprise utilise des ressources informatiques matériels et logiciels. Cela va du poste de travail aux divers logiciels de gestion, en passant par les imprimantes. Il est donc important d’exploiter les ressources disponibles au maximum et de savoir saisir les occasions de réduire au minimum les coûts de fonctionnement.

Voici quelques conseils pour l’optimisation d’un parc informatique.

L’inventaire et la mise à jour des ressources

Une des grandes étapes de suivi des ressources est l’inventaire. Une base d’informations contenant tous les détails sur chaque composant doit exister. Cette base doit donc contenir les aspects techniques, financiers et administratifs.

Parmi ces informations doivent figurer la référence du produit, son nom, son emplacement, les contrats le concernant, la date d’acquisition, la ou les personnes responsables, la licence du matériel ainsi que tout autre information utile.

Cette base de renseignements doit être régulièrement mise à jour. En effet, certaines pertes sont causées par le manque ou les erreurs de données.

Pour faciliter cette étape, des logiciels de gestion de parc, tel GPLI (logiciel libre), sont disponibles. Ces derniers permettent de créer une CMDB ou Configuration Management Data Base (base d’informations citée plus haut), de la mettre à jour, de déployer les logiciels etc.

Le matériel

Optimiser la gestion d’un parc informatique nécessite également par la standardisation des équipements. En effet, un matériel hétérogène demande un savoir-faire spécifique pour chaque équipement, à chaque maintenance. Or, cela requiert plus de temps et plus de ressources. Un besoin général d’utilisateur doit donc être établi avant chaque renouvellement pour spécifier le type de matériel à acquérir. Néanmoins, certains utilisateurs pourraient avoir des besoins spécifiques dans leurs tâches quotidiennes, il y aura donc, peut-être, une ou deux exceptions dans l’homogénéisation des équipements.

En parlant de renouvellement, il est à noter que garder les postes de travail pendant plus de trois ans permet d’éviter certains problèmes connus lors de l’acquisition d’un nouvel ordinateur comme l’incompatibilité des logiciels, la perte des données, le temps perdu aux configurations etc. Souvent, les postes de travail existants peuvent encore assurer les besoins de leurs utilisateurs et de l’entreprise. Il est donc plus sage d’allonger leur durée d’utilisation lorsque le renouvellement n’est pas nécessaire.

L’externalisation des ressources

La virtualisation complète des postes de travail ou Virtual Desktop Infrastructure (VDI) est un moyen qui simplifie leur maintenance. Il s’agit de visualiser sur un poste client un système d’exploitation et des applications exécutées sur un serveur distant en les virtualisant. Cependant, une virtualisation partielle peut être choisie par rapport aux problèmes d’incompatibilités entre logiciels et systèmes d’applications. Dans ce cas, seules les applications sont exécutées sur le serveur distant. Parmi les avantages de la virtualisation des postes de travail, se trouve la légèreté des postes clients qui sont interchangeables rapidement. Leur durée de vie peut aller jusqu’à doubler en comparaison à celle d’un poste classique. La centralisation des logiciels sur le serveur facilite leurs maintenances et leur mise à jour.

Enfin, la dernière étape pour l’optimisation de la gestion d’un parc informatique est le BYOD (Bring your own device). Comme son nom l’indique, les employés utilisent leur ordinateur personnel ou leur smartphone à des fins professionnelles au sein de l’entreprise. Encourager cette approche permet de gagner en coût de maintenance et d’administration. En effet,  il est plus économique pour l’entreprise d’indemniser mensuellement les salariés qui utilisent leur propre matériel. Toutefois, pour garder le contrôle de la vie professionnelle, cet équipement doit être répertorié et retrouvé dans la base d’informations citée précédemment. En effet, même s’il n’appartient pas à la société, les données qui s’y trouvent restent ceux de cette dernière.
Optimiser la gestion d’un parc informatique nécessite donc tout d’abord une connaissance exacte et à jour des équipements de l’entreprise ainsi que ceux appartenant aux employés mais qui y sont utilisés. L’absence d’une base d’informations est la principale cause de mauvaises décisions qui peuvent, au final, être très coûteuses. Il faut aussi prendre en compte le choix du matériel ainsi que sa durée d’utilisation. Certains utilisateurs auront peut-être besoins de plusieurs ressources logicielles disponibles sur un seul poste de travail. Dans ce cas, la virtualisation est une solution à envisager. Ainsi, rentabiliser au maximum un parc informatique demande en premier lieu une analyse des besoins et un inventaire des biens existants. Cela peut prendre du temps, malgré cela, il est toujours préférable d’y consacrer le temps nécessaire pour éviter plusieurs problèmes de gestion car comme le dit le dicton : il vaut mieux prévenir que guérir.