Comment optimiser vos coûts d’impression ?

Beaucoup d’entreprises ne connaissent pas les coûts liés à leurs impressions. Il faut, toutefois, noter qu’ils peuvent représenter jusqu’à 3% (ou plus) du chiffre d’affaire total. Il est pourtant possible de les réduire de 30%.

Ce qu’on entend par coûts d’impression

Lorsqu’on parle de coûts d’impression, il s’agit de toutes les dépenses liées à cet égard. Il faut prendre en compte, les coûts liés aux consommables (encre, cartouches, toner, papiers, etc.). Il faut aussi y ajouter les dépenses liées à l’acquisition de l’imprimante et les services de maintenance de cette dernière.

L’analyse du système existant

Toute réduction de coût doit commencer par une analyse du parc d’impression existant. Tout d’abord, l’analyse globale des types d’imprimantes déjà existantes est la première étape à suivre. Plusieurs entreprises utilisent un équipement hétérogène, ce qui augmente de façon inutile les coûts de maintenance et diminue l’efficacité du système général d’impression.  Ensuite, il faut voir si les machines sont adéquates aux besoins de leurs utilisateurs et si elles se trouvent au bon endroit. Pour réaliser correctement cette analyse, un inventaire des machines est nécessaire. Ensuite, il faut se poser les bonnes questions. Combien de machines sont à la disposition des utilisateurs, à l’heure actuelle ? Quels sont les besoins de chaque département ou de chaque employé ? (Qui sont les personnes qui ont des besoins spécifiques d’impression comme une nécessité d’imprimer en couleur etc. ?)  Leur fréquence d’impression est-elle élevée ? Combien de pages sont imprimées durant la semaine, le mois ou le trimestre ? Quels sont les équipements annexes, souvent intégrés aux imprimantes, utilisés (fax, scanner, etc.) et qui est-ce qui les utilise ? En répondant, à ces questions, l’entreprise aura une vision globale de la situation.

La réduction des coûts

Une fois l’audit terminé, il faut maintenant, réduire les coûts. Il faut commencer par diminuer le nombre d’imprimantes. Il faut les regrouper selon les besoins communs des utilisateurs et selon l’emplacement des départements. Il est peut-être judicieux d’acheter une imprimante centrale. Cet achat présente également un effet psychologique qui va déduire le nombre d’impressions et donc les coûts. En effet, lorsque l’utilisateur doit se lever pour aller récupérer le papier imprimé, il aura tendance à ne le faire que lorsque cela est vraiment indispensable. Cependant, il faut rester sur un point de vue équilibré. Certaines personnes comme les dirigeants de l’entreprise ou celles qui ont des besoins particuliers (comme le besoin d’imprimer des documents confidentiels) doivent avoir leur imprimante personnelle.

Les bonnes habitudes à adopter

Un des moyens importants pour réduire les coûts d’impression est d’adopter les bons gestes. Certaines habitudes consomment inutilement de l’énergie. En effet, une des dépenses à ne pas négliger est la facture d’électricité. Il faut paramétrer l’imprimante en mode veille et économie.  A la fin de la journée, elle doit être hors secteur. Les impressions recto-verso réduisent également le nombre de papiers utilisé. La plupart des documents peuvent être imprimés en mode brouillon. Cela va économiser les cartouches d’encre. Afin d’atteindre tous ces objectifs, la formation du personnel est importante.

Et pour les forfaits d’impression

Des prestataires externes proposent des contrats de facturation à la page ou tout compris. La première option est basée sur le nombre réel de pages consommées dans le mois. Le contrat inclut le prix de la page, le nombre minimum de pages à imprimer et le prix à payer pour la location et les services de maintenance. A part les dépenses liées à l’énergie, les coûts sont maîtrisés. Il faut, cependant, faire attention aux excès de consommation. Quant à la deuxième option, elle inclut la livraison et l’installation du matériel, la formation des utilisateurs, la livraison des consommables et l’assistance en cas de problème ou de questions. L’entreprise doit payer un forfait déterminé à l’avance. Le désavantage se situe dans la somme qui reste inchangée malgré la diminution de la consommation.

Ainsi, réduire son budget d’impression n’est pas une tâche facile à faire. Il faut analyser la situation réelle de l’entreprise et prendre les mesures adéquates. Diminuer les coûts est également une question d’habitude à adopter au quotidien et par tous les utilisateurs. Cependant, même s’il faut investir de son temps pour arriver à des résultats visibles, cela est nécessaire. Non seulement, l’entreprise va y gagner, mais réduire ces coûts d’impression est aussi un geste pour l’environnement.