Le cloud au service des systèmes d’impressions pour les entreprises

Les solutions d’impression changent au fur et à mesure des avancées technologiques. Les sociétés productrices d’imprimantes se tournent de plus en plus vers les offres de services et vers le cloud printing. Quels sont les intérêts de l’utilisation du cloud, notamment lorsqu’il s’agit des systèmes d’impressions ?

Le point sur le cloud :

Le cloud permet d’externaliser et de stocker les ressources numériques dans un lieu virtuel public ou privé. Ses ressources ne se trouvent plus stocker au niveau du matériel physique de l’entreprise (disque dur, clé USB, etc.). Cependant, elles restent accessibles à tout moment et avec n’importe quel appareil connecté au réseau. Plusieurs ressources peuvent être externalisées : serveur, application, espace de stockage…

Le cloud printing :

Le principe du cloud printing ou impression en cloud repose sur le fait de pouvoir imprimer tout type de documents à partir d’un endroit quelconque. A partir du moment où l’appareil utilisé est connecté à internet (ou à un autre réseau conçu à cet égard pour les utilisations confidentielles), l’utilisateur peut imprimer le document qu’il souhaite.

Les avantages de l’impression en cloud :

Il existe plusieurs avantages pour les entreprises qui adoptent cette solution.

Premièrement, l’utilisateur peut effectuer une recherche parmi les documents présents sur le cloud. Il peut donc facilement trouver celui qu’il veut imprimer.

Deuxièmement, le cloud offre des avantages pour le matériel informatique de l’entreprise. En effet,  l’entreprise dispose de plus d’espace de stockage. Non seulement, cela diminue les achats coûteux mais, réduit également les services de maintenance à effectuer.

Les employés ne vont imprimer que les documents dont ils ont vraiment besoin. Par conséquent, cela aura un impact sur le nombre de papiers utilisés et sur l’utilisation des consommables. Le cloud agit ainsi de manière indirecte sur l’environnement et sur la réduction des coûts d’impression.

Le cloud efface les barrières d’incompatibilité de matériel. En effet, celui qui imprime n’a plus besoin d’installer des pilotes ou d’autres logiciels pour avoir accès à l’imprimante, car il lui suffit de se connecter au cloud et à l’imprimante de son choix (imprimante reliée au cloud). Il peut également télécharger le document pour l’imprimer à partir d’une imprimante quelconque si son appareil le lui permet.

De manière générale, la possibilité d’imprimer les documents à partir de n’importe quel endroit améliore la productivité des employés. Ces derniers ne sont, en effet, plus obligés de revenir à leur poste de travail au bureau pour avoir accès aux documents à imprimer puisqu’ils sont disponibles sur leur smartphones ou sur leur tablette.

Les mesures de sécurité nécessaires

Comme tout système, le cloud nécessite des mesures de sécurité. Les mesures à prendre sont les mêmes que pour les réseaux de l’entreprise. Les personnes qui ont accès au cloud doivent être contrôlées. Des pare-feu de sécurité doivent être mis en place. Les documents confidentiels doivent être protégés par des mots de passe ou doivent se trouver dans un endroit du cloud accessible uniquement par les individus ayant droit. La récupération des documents auprès des imprimantes doivent être règlementée comme dans le cas d’une impression effectuée dans les locaux de l’entreprise. Les imprimés confidentiels doivent donc être récupérés par les personnes habilitées qui doivent se munir d’un badge ou d’un autre dispositif leur donnant le droit de posséder le document.

Les solutions à adopter :

Lorsqu’une entreprise possède plusieurs cloud, il est difficile de retrouver les documents. Il est donc préférable de posséder un cloud pour tout le système d’impression ou d’utiliser un logiciel performant permettant de gérer tous les types de cloud.

Les services payants offrent généralement plus d’options et de sécurité pour les documents stockés dans leur cloud. Certains services permettent de modifier des documents manuscrits numérisés, cela  est très pratique et offre un gain de temps non négligeable. La possibilité d’envoyer les documents par e-mail réduit considérablement le nombre de photocopies. Cela favorise la politique zéro papier des entreprises et permet également de gagner du temps, surtout lorsque plusieurs personnes doivent posséder le document. Il est également plus facile de gérer les archives numériques.

Ainsi, le cloud est au service des systèmes d’impressions lorsqu’il est utilisé correctement. Des mesures de sécurité doivent être prises afin d’éviter les fuites d’informations. Les accès aux documents doivent également être contrôlés pour que des informations confidentielles ne se retrouvent pas entre les mains de mauvaises personnes. Les experts d’Infodeos peuvent vous informer et vous accompagner sur ce sujet, n’hésitez-pas à nous contacter pour plus d’informations.

Pour plus d’informations à ce sujet, n’hésitez-pas à contacter Infodeos.