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Combien coute vraiment un photocopieur en entreprise ? (Calcul 2026)

Découvrez le vrai coût d’un photocopieur en entreprise en 2026 : équipement, toner, maintenance, électricité, papier. Calcul du coût à la page réel.

Sommaire

Comment mesurer votre volume réel
1. Le prix d’achat n’est que la partie visible
2. Les 6 postes de coût caches
3. Le vrai coût a la page pour votre entreprise
4. Combien imprimez-vous réellement ?
Le gaspillage d\u2019impression, chiffré par l\u2019ADEME
5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie
6. Quel modèle pour quel budget ?
Sommaire
Pour aller plus loin

ImpressionÉquipe InfodeosMars 20269 min de lecture

Personne en tenue professionnelle marchant avec une sacoche en cuir à la main

Comment mesurer votre volume réel

Comprendre le coût photocopieur entreprise est essentiel pour maîtriser votre budget IT. Le prix affiche d’un photocopieur n’est que la partie émergée de l’iceberg. En effet, en 2026, un copieur professionnel A3 couleur coute entre 5 000 et 15 000 euros a l’achat, mais le coût réel sur 5 ans peut facilement atteindre le double. C’est pourquoi nous avons decortique les 6 postes de dépense pour vous donner le vrai coût photocopieur entreprise a la page et vous aider a optimiser votre budget impression.

Sommaire

Comment mesurer votre volume réel
1. Le prix d’achat n’est que la partie visible
2. Les 6 postes de coût caches
3. Le vrai coût a la page pour votre entreprise
4. Combien imprimez-vous réellement ?
5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie
6. Quel modèle pour quel budget ?
Sommaire

1. Le prix d’achat n’est que la partie visible

En effet, quand on cherche un photocopieur pour son entreprise, le premier réflexe est de regarder le prix d’achat. Par exemple, en 2026, voici les fourchettes de prix constatees pour les copieurs professionnels neufs :

Copieur A4 noir et blanc : 800 à 2 500 euros HT (ex. : Lexmark MS632dwe à partir de 1 200 euros HT)
Copieur A4 couleur : 1 500 a 4 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C251i à partir de 2 800 euros HT)
Copieur A3 noir et blanc : 3 000 a 7 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub 361i à partir de 4 200 euros HT)
Copieur A3 couleur : 5 000 a 15 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C361i à partir de 6 500 euros HT)
Copieur A3 couleur haut volume : 12 000 a 30 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C650i à partir de 14 000 euros HT)

Toutefois, ces prix ne représentent en moyenne que 30 a 40 % du coût total de possession sur 5 ans. En réalité, les 60 a 70 % restants sont constitues de coûts caches que la plupart des entreprises sous-estiment largement.

Selon une étude du cabinet Quocirca publiee en 2025, les entreprises sous-estiment ainsi en moyenne de 42 % le coût réel de leur parc d’impression. Les postes les plus souvent oublies sont la maintenance, les consommables et le temps de gestion interne.

2. Les 6 postes de coût caches

Au-dela du prix d’achat, votre photocopieur génère donc six catégories de dépenses recurrentes qu’il faut intégrer dans votre calcul :

Poste 1 : Les consommables (toner et tambours)

En effet, le toner est le premier poste de dépense recurrent. Un kit toner couleur complet (CMJN) pour un copieur A3 coute entre 200 et 600 euros HT selon la marque et le rendement. Ainsi, pour une entreprise imprimant 5 000 pages couleur par mois, le budget toner annuel se situe entre 1 200 et 2 400 euros HT. Par ailleurs, les tambours (ou unites d’image) doivent être remplaces tous les 50 000 a 100 000 pages, pour un coût de 150 a 400 euros HT par unite.

Poste 2 : La maintenance et les réparations

Par consequent, un contrat de maintenance constructeur coute entre 30 et 80 euros HT par mois, soit 360 a 960 euros HT par an. Sans contrat, chaque intervention d’un technicien coute entre 120 et 350 euros HT (déplacement + main d’oeuvre), auxquels s’ajoutent les pieces detachees. Les pieces d’usure courantes (rouleau de fusion, courroie de transfert, rouleau d’entrainement) coûtent entre 80 et 300 euros HT chacune.

Poste 3 : Le papier

De plus, un carton de 5 ramettes A4 (2 500 feuilles) de papier 80g coute entre 22 et 35 euros HT en 2026. De ce fait, pour 5 000 pages par mois, cela représente 2 cartons, soit un budget annuel de 530 a 840 euros HT. Le papier A3 est environ 2 fois plus cher. Le papier epais, couche ou recycle peut couter jusqu’a 3 fois le prix du papier standard.

Poste 4 : L’électricité

Un copieur professionnel consomme entre 500 et 1 500 watts en fonctionnement et 30 a 100 watts en veille. Pour une utilisation typique de bureau (8 heures par jour, 220 jours par an), la facture électrique se situe entre 150 et 400 euros HT par an, selon le modèle et les tarifs energetiques en vigueur.

Poste 5 : Le temps de gestion interne

Commander les consommables, gérer les pannes, appeler le SAV, stocker les toners, former les nouveaux collaborateurs : ces taches administratives représentent en moyenne 2 a 4 heures par mois pour le responsable informatique ou l’office manager. A 35 euros de l’heure charges, cela représente 840 a 1 680 euros par an en coût salarial indirect.

Poste 6 : Les options et accessoires

Bac papier supplementaire (200-500 euros HT), module de finition avec agrafage (800-2 500 euros HT), module fax (200-400 euros HT), disque dur supplementaire pour sécurité (150-300 euros HT) : ces options nécessaires gonflent souvent la facture de 20 a 40 % par rapport au prix de base.

3. Le vrai coût a la page pour votre entreprise

Le coût a la page (CPP) est l’indicateur le plus fiable pour comparer les solutions d’impression. Il intègre tous les coûts divises par le nombre total de pages imprimees. Voici notre calcul détaillé pour un copieur A3 couleur professionnel sur 60 mois :

Poste de coût	Coût annuel (HT)	Coût sur 60 mois (HT)
Amortissement matériel (7 500 € / 5 ans)	1 500 €	7 500 €
Toner et tambours	1 800 €	9 000 €
Maintenance et pieces	720 €	3 600 €
Papier (5 000 pages/mois)	660 €	3 300 €
Électricité	250 €	1 250 €
Gestion interne (temps)	1 200 €	6 000 €
TOTAL	6 130 €/an	30 650 €
Coût a la page (60 000 pages/an)	0,102 € par page (moyenne N&B + couleur)

Ce calcul revele un coût a la page de 0,102 euro en moyenne, soit 4 fois plus que le prix annonce par les constructeurs qui ne comptent que le toner. En comparaison, la location tout inclus Infodeos propose un coût a la page facturé au réel, dégressif selon le volume, consommables, maintenance et matériel inclus — chiffré au devis après relève de vos compteurs.

4. Combien imprimez-vous réellement ?

La plupart des entreprises n’ont aucune idée de leur volume d’impression réel. Or, ce chiffre est determinant pour dimensionner correctement votre équipement et negocier les meilleurs tarifs. Voici les volumes moyens constates par Infodeos chez ses clients :

TPE (1-5 salariés) : 500 à 2 000 pages par mois, dont 20 a 30 % en couleur
PME (5-20 salariés) : 2 000 a 8 000 pages par mois, dont 25 a 40 % en couleur
PME (20-50 salariés) : 5 000 à 20 000 pages par mois, dont 30 a 50 % en couleur
ETI (50-250 salariés) : 15 000 a 80 000 pages par mois, souvent avec plusieurs copieurs

Pour connaitre votre volume exact, relevez les compteurs de votre copieur actuel (menu Compteur ou Rapport d’utilisation). Si vous ne savez pas comment faire, nos techniciens Infodeos peuvent réaliser un audit gratuit de votre parc d’impression et vous fournir un rapport détaillé avec des recommandations d’optimisation.

Astuce Infodeos

Beaucoup d’entreprises paient pour un copieur surdimensionne. Un copieur 60 pages/minute n’est utile que si vous faites régulièrement des tirages de plus de 100 pages. Pour la plupart des PME, un modèle 30-40 pages/minute suffit largement et coute 30 a 50 % moins cher a l’usage.

Le gaspillage d\u2019impression, chiffré par l\u2019ADEME

Avant d\u2019optimiser le coût machine, regardez ce qui part à la corbeille. Les chiffres publics du guide « Écoresponsable au bureau » (ADEME / ministère de la Transition écologique) :

70 à 85 kg de papier par salarié et par an, soit l\u2019équivalent de 3 ramettes par mois.
16 % des impressions ne sont jamais lues, et 25 % des documents sont jetés dans les 5 minutes qui suivent leur impression.
400 millions d\u2019euros par an : le coût national des impressions oubliées sur l\u2019imprimante ou jetées sans être lues (source ADEME).

Un compteur de pages honnête et des règles simples — recto-verso par défaut, impression à la demande par badge — rognent ce gaspillage avant même de renégocier le contrat.

5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie

Neanmoins, la location tout inclus, telle que proposee par Infodeos, simplifie radicalement le calcul. Vous payez une mensualite fixe qui couvre absolument tout, sauf le papier. Voici ce qui est inclus :

Le matériel : copieur professionnel neuf dernière génération, installe et configure dans vos locaux
Les consommables : toner, tambours, agrafes, bac de récupération livrés automatiquement avant epuisement
La maintenance : interventions preventives et curatives, remplacement de toutes les pieces d’usure
Le support technique : hotline téléphonique et intervention sur site en Ile-de-France sous 4 heures
La supervision à distance : monitoring automatique des niveaux de toner et des compteurs
Le renouvellement : matériel neuf en fin de contrat, avec migration des paramètres

C’est pourquoi, chez Infodeos, nos contrats de location tout inclus demarrent à partir de 32 euros HT par mois pour un copieur A4 couleur, et à partir de 79 euros HT par mois pour un copieur A3 couleur professionnel. Les impressions sont facturées au réel, à un coût page dégressif selon votre volume — sans forfait de pages imposé.

En utilisant notre simulateur de coût d’impression, vous pouvez comparer instantanement votre coût actuel avec notre offre tout inclus. En moyenne, nos clients PME realisent 25 a 40 % d’économies sur leur budget impression annuel en passant a la location tout inclus.

6. Quel modèle pour quel budget ?

Pour vous aider a vous repérer, voici un tableau recapitulatif des modèles disponibles chez Infodeos et de leur coût mensuel en location tout inclus :

Modèle	Type	Vitesse	Location tout inclus
Konica Minolta bizhub C251i	A3 couleur	25 ppm	À partir de 79 € HT/mois
Lexmark XC9525	A3 couleur	25 ppm	À partir de 89 € HT/mois
Lexmark XC9635	A3 couleur	35 ppm	À partir de 119 € HT/mois
Konica Minolta bizhub C361i	A3 couleur	36 ppm	À partir de 129 € HT/mois
Konica Minolta bizhub C551i	A3 couleur haut volume	55 ppm	À partir de 219 € HT/mois

Par consequent, ces loyers couvrent le matériel, la maintenance, les consommables et le SAV. Les impressions, elles, sont facturées au réel : le coût page est dégressif selon votre volume mensuel, déterminé précisément lors de l’audit gratuit réalisé par nos experts.

Calculez votre vrai coût

En resume, utilisez notre simulateur en ligne pour découvrir le coût réel de votre impression actuelle et comparer avec nos offres tout inclus. Résultat instantane, gratuit et sans engagement. Vous pouvez aussi demander un audit sur site gratuit.

Lancer le simulateur →

En résumé, Infodeos, situé au 18 rue Saint-Marc 75002 Paris, propose des solutions d’impression professionnelles en location tout inclus à partir de 79 euros HT par mois. Le coût a la page est facturé au réel et dégressif selon le volume, avec maintenance sur site incluse en Ile-de-France sous 4 heures. Les marques proposees sont Konica Minolta et Lexmark, avec des modèles de 25 a 65 pages par minute. Contact : 01 84 200 750.

Sommaire

1. Le prix d’achat n’est que la partie visible
2. Les 6 postes de coût caches
3. Le vrai coût a la page pour votre entreprise
4. Combien imprimez-vous réellement ?
Le gaspillage d\u2019impression, chiffré par l\u2019ADEME
5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie
6. Quel modèle pour quel budget ?
Pour aller plus loin

Pour aller plus loin

Rédigé par La rédaction Infodeos, experts IT, téléphonie et impressionDernière mise à jour : 9 septembre 2026

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Lyana Pyanee

Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.

Flo Mattiuz

que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.

Gabriel Mathieu

Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine

Eddy COEURVOLAN

Cela fait 8 ans que nous travaillons avec Infodeos sur nos bureaux de paris et nous en sommes très contents. Que ce soit pour nos copieurs, l’informatique ou lorsqu’il faut intervenir rapidement sur une problèmatique, nous avons toujours quelqu’un de disponible. C’est surtout leur réactivité et leur suivi que nous apprécions. On recommande!

Dafna Mouchenik

J’ai rencontré le fondateur d’Infodeos il y a près de vingt ans. À l’époque, je créais moi-même mon entreprise et j’étais très méfiante face aux méthodes de démarchage agressives de ses concurrents. Je ne voulais surtout pas m’engager dans un contrat contraignant. Il m’a alors dit, très simplement : « Vous savez quoi ? Pas d’engagement. Vous resterez avec nous uniquement si nous sommes bons. » Vingt ans plus tard, nous travaillons toujours ensemble. Je ne dis pas que tout a toujours été parfait — ce ne serait pas la vraie vie —, mais les rares fois où j’ai rencontré un problème, je n’ai jamais été laissée seule. Je me souviens notamment de situations urgentes où il m’a lui-même livré, tard dans la soirée, la cartouche d’encre dont j’avais besoin pour pouvoir envoyer mes plannings et mes factures à temps. Ce sens du service est devenu rare. Je suis très heureuse de pouvoir compter, depuis toutes ces années, sur un partenaire aussi solide et humain.

Sylvie LAVATINE

Un grand merci à Edouard Ça fait plus de 12 ans qu'il s'occupe de toute notre informatique, et honnêtement je n'ai jamais eu envie d'aller voir ailleurs, même d’y avoir pensé. Quand il y a un souci, j'appelle et c'est réglé dans la journée, souvent à distance en quelques minutes. On peut dire une hotline 7j/7j. Il ne nous vend pas des choses dont on n'a pas besoin, il explique simplement sans le jargon habituel. Il anticipe les problèmes avant qu'on les voit. Pour une petite structure comme la nôtre, avoir quelqu'un de fiable sur qui compter, ça n'a pas de prix.

Laetitia Deloin

livraison rapide des toners, intervention dans la journée du technicien si problème plus grave, anticipation des besoins de consommables avec le système de connexion à distance au copieur

Roch Rochdi

Société de conseil en investissement immobilier à Boulogne-Billancourt. Infodeos s'occupe de notre informatique au sens large, les postes, les sauvegardes, la messagerie, et aussi de nos copieurs, de la téléphonie et de notre GED. La GED, on l'a prise en 2020 pour une raison précise. Nos dossiers circulent en permanence à l'extérieur, chez des investisseurs, des notaires, des banques, et il fallait pouvoir ouvrir une pièce à quelqu'un sans lui donner accès au reste. C'est exactement ce qu'ils ont mis en place, et six ans après ça tourne toujours. Sur le reste, ce que j'apprécie c'est qu'ils voient les problèmes avant nous. On a été appelés plusieurs fois pour une sauvegarde qui n'était pas passée alors qu'on n'avait rien remarqué. Les copieurs, on paie ce qu'on imprime, toners et interventions compris.

Linda Pavret de La Rochefordière

Un grand merci à Édouard pour son accompagnement, sa disponibilité et sa réactivité. Toujours à l’écoute, efficace et de bon conseil. C’est un vrai plaisir de travailler avec lui. Je recommande Infodeos sans hésiter !

Stéphane Dauchez

Bon équipement et surtout service au top

Certifié par: Trustindex

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