Optimisez votre efficacité avec la gestion documentaire informatisée

Lorsqu’on dit gestion documentaire informatisé il faut voir trois choses : la gestion, les documents et la numérisation. Pour gagner en efficacité, il est nécessaire d’optimiser chacun de ces points. Avant de pouvoir le faire, il faut commencer par les comprendre. En effet, plusieurs entreprises se lancent dans la gestion informatisée sans vraiment analyser de quoi il en retourne. Souvent, elles ne profitent pas du maximum de ce que le système peut lui offrir. Dans le pire des cas, elles peuvent même se retrouver face à de nouveaux problèmes à résoudre.

Le problème des documents sur papier

Si l’entreprise n’a encore adapté aucun logiciel de gestion pour ses documents, elle se retrouve souvent face à plusieurs documents classés dans des classeurs et difficiles à retrouver. Tous ces documents doivent à chaque fois être rangés, sans parler du côté pratique des choses, cela fait  perdre énormément de temps. En effet, une personne qui a besoin d’informations sur un sujet devra peut-être le rechercher dans plusieurs classeurs différents, elle doit aussi se déplacer physiquement dans le lieu de stockage. Il est donc très avantageux pour l’entreprise de choisir une gestion informatisée de ses documents.

Comment choisir son logiciel ?

Une fois convaincu de la rentabilité d’une gestion informatisée, certaines entreprises se lancent dans l’installation de plusieurs logiciels pour gérer les différentes branches de son secteur : un logiciel pour gérer son stock, un autre pour gérer la vente, etc. Le problème souvent rencontré réside dans le fait que ces applications ne sont pas liées entre elles. Souvent, elles utilisent chacune leur propre base de données. Les documents ne sont donc pas centralisés. Cela entraîne un frein pour l’efficacité de l’entreprise. En effet, même si elle ne se retrouve plus face à une tonne de papiers, elle doit tout de même rechercher les documents dans divers endroits. Elle ne peut pas, non plus, avoir une vision globale des informations. Or, cela contribue grandement dans la prise de décision stratégique et peut améliorer significativement les conditions de l’entreprise.

Il existe deux solutions. La première est de faire appel à un professionnel pour centraliser les informations dans une base de connaissances. Dans la mesure du possible, la base de connaissances va regrouper toutes les bases de données des différents logiciels afin que chaque utilisateur puisse y avoir accès en tout temps, sur des supports adaptés (ordinateurs, tablettes, smartphones) et immédiatement : une grande aide pour l’entreprise et surtout pour chaque acteur qui a besoin d’avoir accès à ces informations pour prendre des décisions. L’entreprise n’a pas besoin de s’adapter à de nouveaux programmes. Elle peut se passer des heures (ou jours) de formations disposées pour les employés puisque ces derniers gardent le logiciel qu’ils utilisent déjà. La deuxième solution permettant d’atteindre les mêmes objectifs, est le déploiement d’un logiciel unique pour gérer toutes les branches de secteur. Il est possible qu’on ne puisse pas regrouper les bases de données dans une base de connaissances ou que cela devient trop compliqué ou trop onéreux. Dans ce cas, cette solution secondaire peut se révéler plus intéressante pour l’entreprise. Un investissement dans le temps est cependant nécessaire : temps de déploiement du nouveau programme, temps d’adaptation du personnel. Pour une entreprise ne possédant pas encore de gestion informatisée de documents, il est bien sûr préférable de choisir cette option. Attention, néanmoins, à toujours choisir un professionnel pour toutes les prestations choisies. En effet, chaque entreprise possède sa particularité, la solution doit donc toujours être adaptée à ses propres besoins. Dans les deux cas, la numérisation doit se faire automatiquement et les documents peuvent être envoyés directement vers le service qui en a besoin. Les données peuvent être stockées sur un cloud (espace de stockage virtuel) géré par un tiers afin de dispenser l’entreprise de lourdes responsabilités dans la gestion de matériels physiques. Cependant, certaines entreprises choisissent de gérer elles-mêmes leur base de connaissances. Là encore, l’avis d’un professionnel est requis.

En somme, chaque entreprise doit gérer ses documents de manière efficace pour garder la fluidité de l’information qui circule en son sein. La numérisation automatique de ses documents est la première étape à faire. Ensuite, il faut les regrouper dans un seul endroit afin de les retrouver facilement et les exploiter. Cela est très utile lors d’une prise de décision stratégique rapide. Une bonne gestion documentaire informatisée peut faire toute la différence. En effet, elle permet à l’entreprise de gagner en efficacité puisqu’elle n’a plus à se concentrer sur la lourde tâche de classement des documents. Elle contribue également dans l’environnement en faisant des économies de papiers (les fax peuvent être envoyés directement dans la boite e-mail au lieu d’être imprimés, par exemple).