Renouvellement d’un parc informatique, best pratices et cahier des charges

Le parc informatique est l’ensemble des machines physiques ou virtuelles (ordinateurs, imprimantes, etc.) présents dans une entreprise. Les logiciels et le réseau sont également à prendre en compte. Une entreprise qui possède (ne loue pas son équipement) doit renouveler son parc informatique au cours de son existence et cela peut faire peur. Pour que cette expérience soit une réussite, il faut connaître certains principes. Il faut également établir un bon cahier des charges.

Pourquoi renouveler son parc informatique ?

Les besoins de l’entreprise comme la technologie évoluent au cours des années. Certaines machines ne correspondent plus aux exigences. Les besoins des clients et du marché peuvent également changer. Certains logiciels utiles nécessitent par exemple une configuration matérielle plus performante. Enfin, les avancées technologiques peuvent être utiles pour faciliter la vie de l’entreprise et certaines tâches obligatoires. En effet, les nouvelles machines offrent souvent diverses fonctionnalités pratiques et plaisantes. La durée de vie de chaque équipement dépend de sa nature et de son utilisation. Les vieux appareils demandent plus d’entretiens et donc plus de dépenses. Certaines pannes ne peuvent plus être réparées et nécessitent un renouveau. Il est cependant conseillé de renouveler son parc tous les cinq ans et non pas tous les ans, c’est pour cela qu’il faut acquérir des machines performantes lors de chaque renouvellement. Des achats annuels sont un impact négatif sur la finance de la société et sont souvent inutiles.

Les bons gestes à adopter lors du renouvellement

Chaque machine doit être, au préalable enregistrée et identifiée dans une base de connaissances pour pouvoir avoir un aperçu rapide de ses capacités, sa date d’acquisition et ses caractéristiques. Avant chaque renouvellement,  il est important de faire une étude des besoins de l’entreprise pour voir si l’équipement n’est vraiment plus adéquat. Lorsqu’un renouvellement est nécessaire, il faut calculer les coûts et voir s’ils correspondent aux moyens financiers disponibles. Si l’entreprise n’a pas encore les moyens de tout changer en une seule fois, il faut établir une liste de priorités. Cette liste doit définir les machines à changer dans l’immédiat et celles qui peuvent encore servir pendant un certains temps. Cependant, lors d’un renouvellement, le parc doit rester uniforme pour faciliter la gestion. Il est donc mieux de garder les mêmes marques si le renouvellement ne se fait pas pour tous les appareils. En effet, tous les pilotes seront disponibles car les machines sont identiques et l’installation des logiciels est facilitée. Le technicien n’aura pas à se spécialiser pour une nouvelle machine. Il peut cependant avoir des exceptions comme la nécessité d’acheter une nouvelle machine spécialisée et différente des autres (marque différente, type différent, etc.) Si l’entreprise décide de changer toutes les machines et d’adopter un parc informatique vraiment différent du précédent, elle ne doit pas oublier de calculer les coûts liés à la formation du personnel. Cependant, cela est souvent déconseillé sauf dans le cas où c’est vraiment indispensable.

L’entreprise peut aussi envisager de faire un prêt pour pouvoir tout renouveler d’un coup, si cela est vraiment nécessaire. Néanmoins, elle doit toujours  prévoir le moyen d’amortir son investissement et voir si cela est viable pour elle.

La sécurité des données doit être assurée lors du renouvellement. Elles doivent être sauvegardées et à l’abri de tout vol potentiel.

L’élaboration d’un cahier des charges adéquate

Une étude doit toujours être faite avant toute prise de décision. Cette étude doit se baser sur l’état actuel du parc informatique et les nouveaux besoins de l’entreprise. C’est pour cela que le technicien doit connaître les caractéristiques des appareils. Elle doit aboutir sur l’élaboration d’un cahier des charges bien rédigé. Le cahier des charges doit comprendre tous les détails concernant les nouvelles attentes par rapport aux besoins de l’entreprise. Il doit donc présenter le nouveau parc informatique. Un bon cahier des charges doit être clair et détaillé. Il doit contenir une section pour chaque type de matériel : ordinateur, imprimante, serveur, etc.  Il doit également préciser les modifications ou mise à jour à effectuer sur les logiciels.

Ainsi, le renouvellement du parc informatique est nécessaire à un moment donné mais ne doit pas se faire à la légère. Un responsable doit évaluer les nouveaux besoins de l’entreprise et du marché pour voir les améliorations à apporter au parc existant. Il doit ensuite rédiger un cahier des charges pour résumer et présenter les nouveaux besoins et les machines et logiciels adéquats à acquérir. Il se peut que dans certains cas, il est préférable pour l’entreprise de louer son parc informatique. En effet, la location offre souvent la possibilité de renouveler l’équipement à la fin de chaque contrat.