Scanners de documents en location pour les entreprises
Scanner haute cadence en location : recto-verso, OCR, chargeur grande capacité, contrat tout inclus. Numérisez vos archives sans investir. Devis Infodeos.
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Le scanner est un dispositif qui analyse le document et mesure la réflectance en y allant par élément de surface. Ces éléments reçoivent un rayon lumineux en simultané ou par séquence. Des capteurs transforment alors la lumière et en font un signal électrique qui est ensuite numérisé. Ce qui permet de créer une image matricielle qui est transmise à l’ordinateur pour y être sauvegardée.
Le scanneur, comme son nom l’indique, permet de scanner un ou des documents. Cette méthode présente de nombreux avantages pour les professionnels. En effet, lorsque les papiers ou autres documents sont scannés, l’entreprise conserve des données numériques sur un disque dur. Grâce à cela, les gestionnaires pourront accéder à ces données en tout temps et sans contrainte.
Les solutions pour scanner les documents
Au lieu d’acheter une imprimante scanner simple qui coûte parfois cher, de nombreuses entreprises, cabinets de recrutement, cabinets comptables et centres de formation se tournent vers les imprimantes scanners multifonctions. Objectif : bénéficier d’une imprimante scanner qui numérise des feuilles ou des photos couleur en format PDF de haute qualité, mais qui dispose aussi de fonctions supplémentaires.
Ce type d’appareil performant combine parfois jusqu’à 4 fonctions. Grâce à ces moyens, libre à l’utilisateur de numériser, de photocopier, de faxer ou d’imprimer un document de manière très rapide voire automatique.
Cependant, comme ces machines assurent de nombreuses fonctions, il se peut qu’elles présentent des défaillances avec le temps. Pour éviter de perdre du temps dans le remplacement ou la réparation d’imprimantes multifonctions, vous pouvez louer ces dernières chez un prestataire spécialiste en informatique.
Chez Infodeos, spécialiste de l’impression numérique, nous vous proposons la location ou l’achat de différents appareils informatiques pour vos photocopies, vos fichiers numérisés ou imprimés (du document A3 au A6).
En plus d’un parc d’impression et de numérisation, profitez également de nos conseils en téléphonie et en informatique. Scanner devient facile avec la location de scanners chez Infodeos et des nouvelles fonctionnalités comme le dual scan (scan recto verso en une passe).
Les avantages du scan de documents
Les dirigeants des PME comme les responsables de chaque service ont besoin d’enregistrer différents documents sur leur serveur ou ordinateur. Il en est de même des avocats, des médecins, des huissiers ou encore des comptables.
Ainsi, s’ils ont urgemment besoin d’un article imprimé ou d’un dossier appartenant à un client ou à un patient, il suffit de l’afficher à l’écran. Le scan constitue ainsi un gain de temps pour les travailleurs. En outre, cela permet aussi de gagner de l’espace dans le bureau. Le comptable range ainsi ses factures dans son ordinateur au lieu de les empiler sur son bureau.
La fonction scan permet également de transmettre un document scanné par mail à un destinataire défini. Ainsi, un salarié peut accéder à des images ou à des papiers scannés même en dehors de son bureau. Il lui suffit de se connecter au réseau de son entreprise.
Les imprimantes proposent la fonction « scan to USB » qui est utile à ceux qui doivent imprimer un document contenu dans la clé USB sans avoir d’ordinateur. Pour ce faire, il convient de numériser l’image ou le document et de le transmettre à la clé USB. Il suffit de brancher cette dernière sur la machine et de lancer l’impression. D’autres solutions de scan existent : scan to mail, scan to folder, scan to ftp, scan to cloud.
Bien choisir son scanner de documents
Il est préconisé de choisir un scanner de documents en tenant compte du volume et de la vitesse de numérisation. La productivité de ce dispositif s’exprime en seconde par page ou s/page. Sinon, il suffit de compter le nombre de pages numérisées à la minute (ppm). Certains appareils proposent des volumes de numérisations mensuelles atteignant les 10 000 pages par mois. D’autres scanners parviennent à numériser jusqu’à 100 000 pages en un seul mois.
Il faut ensuite tenir compte de l’utilisation du dispositif. Le scanner à défilement ou à plat convient mieux en bureautique. Le modèle portable avec la connexion Bluetooth et Wifi convient aux professionnels effectuant des déplacements réguliers. Enfin, un scanner doté d’une bonne résolution optique est indispensable pour un bon traitement d’image.
Il est aussi important de vérifier la résolution de l’appareil avant de conclure sur le choix. Ce critère s’exprime en pixels, en ppp ou en dpi. Tous les modèles de scanner conviennent à une utilisation en bureautique néanmoins. Ainsi, l’acheteur doit choisir en se basant sur les autres fonctionnalités, dont le recto–verso ou la productivité.
Ainsi que précisé, le recto-verso est aussi un critère fondamental pour choisir un scanner de documents. Ceux qui numérisent régulièrement des documents imprimés sur les deux côtés font bien d’acheter ou de louer un scanner recto-verso. Ce qui permet de gagner du temps et d’éviter de retourner le document en ouvrant le chargeur de documents.
Pour aller plus loin, découvrez nos imprimantes laser ou nos imprimantes multifonctions :
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Questions fréquentes sur la location de scanner
Combien coûte la location d’un scanner professionnel ?
Le loyer dépend de trois paramètres : la cadence (pages par minute), le volume mensuel numérisé et les options retenues (OCR, chargeur grande capacité, détection de double entraînement). Comme pour un photocopieur, le contrat est tout inclus : maintenance, pièces et SAV. Le tarif est établi sur devis après qualification du volume. Pour un ordre de grandeur sur les multifonctions avec fonction scan, consultez notre grille de prix location photocopieur.
Quelle différence entre un scanner de production et un multifonction ?
Un multifonction numérise correctement des volumes ponctuels et reste polyvalent (impression, copie, scan). Un scanner de production est dédié : chargeur de plusieurs centaines de feuilles, recto-verso en un seul passage, détection ultrasonique des doubles feuilles et cadence très supérieure. En dessous de quelques milliers de pages par mois, le multifonction suffit : voir comment choisir son photocopieur professionnel.
Faut-il louer ou acheter son scanner ?
La location évite l’immobilisation de trésorerie et intègre la maintenance, ce qui compte sur un matériel à pièces d’usure (rouleaux, tampons de séparation) sollicité en numérisation de masse. L’achat se défend sur un usage faible et stable. Le raisonnement est le même que pour un copieur : nous l’avons détaillé dans acheter ou louer un photocopieur.
À quoi sert l’OCR sur un scanner de documents ?
L’OCR (reconnaissance optique de caractères) transforme l’image numérisée en texte cherchable. Sans OCR, un PDF scanné reste une photo : impossible d’y faire une recherche ou d’en extraire des données. C’est la brique indispensable dès qu’on numérise des archives destinées à être consultées, et le préalable à toute démarche de réduction des coûts documentaires.
Quelle cadence de scanner choisir selon mon volume ?
En repère : jusqu’à environ 1 000 pages par mois, un multifonction ou un scanner de bureau 25-30 ppm convient. Entre 1 000 et 10 000 pages, un scanner départemental 40-60 ppm avec chargeur 80-100 feuilles est adapté. Au-delà, un scanner de production s’impose. La cadence annoncée par les constructeurs est mesurée en A4 simple face : comptez large si vous numérisez beaucoup de recto-verso.
