GED et SAE : centralisation interne ou solution cloud ?
Dans un souci de dématérialisation des documents (électroniques ou non), les entreprises optent souvent pour l’intégration des GED et des SAE à leur système informatique. La connaissance bien fondée des fonctionnalités ainsi que des finalités de ces solutions, qui diffèrent sur plusieurs points, est primordiale lorsqu’il s’agit de répondre à des besoins de l’entreprise de façon adaptée.
Pour ce qui est de la gestion quotidienne des affaires, elle est avantagée par l’utilisation de la GED, la gestion électronique de documents. Les entreprises échangeant de manière intensive avec des tiers se doivent de maîtriser le flux de documents électroniques qu’elles reçoivent dans leur messagerie ou par un quelconque moyen de communication. Il s’agit donc de mettre en place un système qui puisse centraliser en un point unique tous les documents entrants ou sortants, qu’ils soient de type papier ou numérique, c’est-à-dire, factures, contrats, devis, etc. La GED répond en conservant l’ensemble des documents de l’entreprise sur une base unique sans risque de perte et de dispersion, ni d’ailleurs d’obsolescence des systèmes de stockage en mémoire interne. A noter également que le lieu de stockage est souvent différent du lieu de travail des entreprises pour pallier la perte totale de tous les documents, en cas d’incendie par exemple, la GED offre une particularité semblable aux nuages électroniques : les clouds.
En outre, grâce à une conception visant la facilité de recherches, la GED permet une très bonne classification, ce qui rend la consultation des informations plus aisée durant toute la durée de stockage des documents. Accéder facilement aux documents recherchés est une chose, les modifications en sont une autre, la GED inclut cette possibilité puisqu’elle offre des spécificités techniques permettant d’opérer des modifications comme le changement de format par exemple. Cette solution facilite également le partage de l’information, grâce à la génération des formats numériques des documents ce qui implique l’accès sur tout type de support que ce soit smartphones, ordinateur ou tablette. Les documents sont distribués instantanément en interne ou envoyés par mail aux clients et partenaires. Ce mode de fonctionnement apparenté au cloud computing optimise la collaboration au sein de l’entreprise par la mise en place de circuits de validation et de travail collaboratif. De plus, grâce à une fonctionnalité de gestion des accès des droits selon les utilisateurs et qui assure une traçabilité des documents, la sécurité est optimale et protège les informations d’éventuelles catastrophes.
A propos de stockage de documents, le SAE ou système d’archivage électronique, se présente sous un tout autre angle, même s’il paraît similaire au GED. En effet, même si le SAE permet une vaste mémorisation de documents, donc une certaine centralisation unique, il se caractérise par la valeur probante que l’organisation aura assignée aux contenus. Le principe de fonctionnement de cette solution se définirait alors comme la conservation d’un document à valeur probatoire dans un cadre légal et une politique précise d’archivage : au moment du dépôt d’un document, il est indispensable de définir l’ensemble des règles applicables à celui-ci, par rapport aux critères de confidentialité, à la durée de conservation ou de droits d’accès pour la consultation. C’est ce qu’on appelle les profils d’archivage. Donc, le SAE, assure leur pérennité, leur intégrité et leur sécurité.
Toutefois, lorsqu’un document est intégré au système, il ne peut plus subir aucune modification, ni suppression, ni destruction, sauf si les profils d’archivage permettent ces dernières options.
Le SAE joue le rôle d’espace de stockage sécurisé pour des documents figés et validés tout en permettant leur possible consultation et leur éventuelle restitution. Le coffre-fort électronique (CCFN) gère les droits d’accès aux archives, garde leur traçabilité et leur confère leur authenticité, critères qui pourraient éventuellement servir en tant qu’éléments de preuve en justice. Hormis le coffre-fort numérique, le SAE peut également s’appuyer sur des ressources disques pour son stockage. Dans ce cas de centralisation unique des données, il est prépondérant de considérer la possible obsolescence du matériel, cause courante de sinistres dans la base de données d’une entreprise. Le SAE doit, en conséquence, être le plus indépendant possible du matériel utilisé pour le stockage et cela inclut également un contrôle régulier du SAE.
Au-delà du stockage et de la centralisation unique des documents, la GED et le SAE ont des utilisations bien différentes. D’un point de vue global, la GED s’apparente plus à un cloud, d’ailleurs il existe le GED cloud, tandis que le SAE offre une centralisation des données importante, surtout sur le long terme. L’utilisation de l’un ou de l’autre dépend des besoins particuliers de chaque entreprise, mais, il apparaît contre-productif de n’en faire usage que d’un de ces deux types de systèmes, puisque l’un apporte des fonctionnalités que l’autre n’a pas. La GED et le SAE sont très complémentaires. Effectivement, leurs différences font leurs atouts, car dans une organisation où la gestion des documents passe par la GED et la SAE, l’efficacité de l’entreprise n’en est qu’optimale dans l’exploitation des documents, que ce soit dans la manipulation de ceux-ci ou dans leur archivage. Cette fluidité peut être encore améliorée en établissant des interactions avec d’autres applications métier. L’équipe d’Infodeos est à votre disposition si vous souhaitez en savoir plus sur le SAE et le GED.
