Le Pull Printing : un service dédié à une demande de mobilité omniprésente
Le Pull Printing en entreprise : on libère vos impressions confidentielles sur n’importe quelle imprimante par badge ou PIN. Sécurité RGPD et ROI chiffré.
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Le Pull Printing ou Follow-me printing est une nouvelle technologie de plus en plus répandue dans la vie en entreprise. Elle offre plusieurs avantages pour ceux qui l’adoptent. Cependant, le Pull Printing est réellement avantageux pour les entreprises dont l’activité implique le déplacement omniprésent de leurs employés. Avant de s’attarder sur ce point, il est d’abord utile de comprendre en quoi consiste ce service.
Qu’est-ce que le pull printing ?
Le pull printing est la possibilité d’imprimer sur n’importe quelle imprimante reliée au réseau de la société. Le principe consiste à enregistrer le document à imprimer sur un serveur. Ensuite, l’utilisateur doit se rendre devant l’imprimante qu’il a choisie pour effectuer la tâche, puis il doit s’identifier. Après identification, il peut lancer son impression.
Quelques précisions techniques
Toutes les imprimantes reliées au réseau sont normalement prises en charge par un serveur principal qui va gérer les demandes. Ainsi, lorsqu’une personne envoie son document à imprimer, le serveur se charge de gérer le poste client correspondant en lui attribuant provisoirement les permissions concernant l’imprimante choisie. Actuellement, il existe des pilotes universels conçus pour gérer une imprimante indépendamment de sa marque. Ce n’est donc plus une tâche difficile pour l’entreprise de centraliser la gestion des imprimantes multimarques.
Pour pouvoir récupérer le document imprimé, la personne doit s’identifier à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe ou en se servant d’un badge.
Pourquoi le pull printing ?
Les employés mobiles d’une entreprise se heurtent parfois à des problèmes d’impression. Cet exemple illustre cette idée : un utilisateur doit imprimer de façon urgente un document de là où il se trouve. L’entreprise ne possède pas le service du pull printing. Il a le choix entre se rendre auprès d’une imprimante spécifique pour récupérer son document, installer l’imprimante la plus proche sur son matériel ou, demander à quelqu’un d’imprimer le document à sa place en le lui envoyant. Dans le premier cas, cette imprimante ne se trouve pas obligatoirement proche de sa situation géographique. Un déplacement occasionnerait des pertes de temps, d’argent et d’énergie. Dans le second cas, l’installation d’une imprimante n’est pas forcément accessible et facile à faire pour tous les employés. Souvent, cela nécessite de posséder des droits administrateurs et certaines connaissances, sans compter le temps que cela pourrait prendre. Enfin, le dernier cas n’est absolument pas la meilleure solution, surtout si le document est confidentiel. En effet, il implique la mobilisation de plus de ressources humaines. Il prend également plus de temps.
Le pull printing met toutes les imprimantes communes de l’entreprise à disposition de chaque utilisateur. Ce dernier en tire particulièrement avantage lorsque son travail lui demande de se déplacer et non de rester toute l’année dans un bureau fixe.
Le pull printing est aussi intéressant par rapport à la sécurité des documents. En effet, comme l’utilisateur doit s’identifier, et donc se rendre devant l’imprimante, il en profitera pour récupérer directement son document. Les informations confidentielles ne sont donc plus oubliées sur l’imprimante. En conséquence, il y a moins de fuites de données sensibles. Or, les fuites peuvent engendrer de graves problèmes à l’entreprise et lui coûter énormément cher technologiquement, productivement, judiciairement et financièrement.
Les mesures d’accompagnement à ne pas oublier
Comme tout nouveau service mis en place, il ne faut pas oublier d’informer les utilisateurs. Ces derniers doivent comprendre le fonctionnement et l’intérêt du Pull Printing. Ils doivent également savoir s’en servir. L’entreprise peut consacrer quelques séances dédiées à la formation de son personnel.
Le Pull Printing est généralement accompagné d’une politique d’impression. Les imprimantes peuvent être configurées pour imprimer en recto verso ou en noir et blanc pour certains documents spécifiques et déterminés à l’avance. Des restrictions peuvent également être mises en place. En effet, un responsable peut interdire l’impression de photos personnelles appartenant aux employés. Certains fichiers en couleurs peuvent également passer par approbation avant leur impression. Il est toujours important de responsabiliser les personnes qui possèdent un badge. Car ces badges ne doivent pas se retrouver dans les mains de personnes n’y ayant pas droit. Enfin, l’entreprise doit prévoir les mesures à prendre en cas de perte ou d’oubli de badge.
Ainsi, le pull printing est un service qui avantage surtout les entreprises possédant une activité qui implique une mobilité omniprésente. En effet, il donne accès à toutes les imprimantes reliées au réseau. L’endroit dans lequel la personne se trouve n’est plus un problème. Il doit, néanmoins, être accompagné de certaines mesures à prendre pour éviter tout problème inutile. Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez contacter Infodeos.
