Les logiciels de travail collaboratif, Saint Graal de la relation et de la fidélité client ?
Le partage d’informations professionnelles est capital pour la productivité et la communication d’une société. Continuer à utiliser les moyens traditionnels serait un frein pour le développement de l’entreprise. La productivité et l’efficacité d’une équipe au sein d’une entreprise constituent l’un des facteurs-clés de réussite pour son activité. Pouvoir entretenir une bonne relation avec les clients et garder leur fidélité est un signe que l’entreprise est en croissance. Plusieurs chefs d’entreprises pensent que l’utilisation de logiciels de travail collaboratif est la solution par excellence pour améliorer la relation et la fidélité des clients.
Principe et objectif du travail collaboratif
Lorsqu’on parle de travail collaboratif, on entend un partage ou une création de documents ou de projet par plusieurs personnes qui collaborent entre elles. Chaque acteur doit pouvoir accéder aux ressources soit de manière successive soit au même moment. Selon la méthode de travail, les informations sont partagées librement ou en accord avec la hiérarchie établie.
L’objectif principal du travail collaboratif est l’échange et la gestion des connaissances afin de pouvoir avancer en équipe. Pour atteindre ce but, des outils de gestion et de partage disponibles sur le marché proposent diverses fonctionnalités comme le chat d’entreprise, le partage d’agendas, ou l’échange de documents. Comme les connaissances et les ressources sont reliées entre elles, les objectifs communs sont plus facilement atteints et tout le monde progresse en même temps et ensemble sur le projet.
Lorsque les membres de l’équipe voient l’augmentation de leur productivité et l’amélioration de leur autonomie, leur motivation va également dans ce sens. Cela apporte aussi d’autres avantages pour l’équipe qui bénéficie d’un gain de temps et donc d’une réduction de coûts. Enfin, chacun profite du savoir partagé au sein du groupe.
Les avantages des logiciels collaboratifs
Dans un sens pratique, les entreprises utilisent les logiciels de travail collaboratif pour gérer de façon plus simple les retours ou feedback des clients, de l’équipe ou de qui que ce soit. Ils permettent aussi de servir de boîte à idées pour un brainstorming.
Ils présentent un atout incontournable dans l’évolution de l’entreprise sur le marché actuel. En effet, ils permettent d’effacer les problèmes de distances entre divers acteurs. Par exemple, ils sont idéals pour présenter un nouveau produit en ligne sans que le client n’ait à se déplacer.
Les logiciels de travail collaboratif sont également indispensables pour la gestion et l’organisation de personnes travaillant dans des lieux différents car ils sont utiles pour faciliter les échanges. Organiser des réunions à distance serait un atout majeur pour un groupe d’entreprises implantées dans des lieux géographiquement éloignés. En effet, trouver le moment idéal pour faire la réunion, le coût de déplacement de chaque participant et leur disponibilité ne poseront plus de problème. Grâce à l’avancée de la technologie actuelle n’importe quel outil électronique pourra faire l’affaire (ordinateur portable, tablette, Smartphone…).
Ainsi, les problèmes et les situations délicates peuvent rapidement être réglés. Ce qui présente un avantage considérable dans la relation avec les clients car ces derniers seront satisfaits du service quoi qu’il arrive. Chaque filiale met la politique de l’entreprise à jour et à temps et cela permet un travail harmonieux. Or, une bonne organisation améliore l’image de l’entreprise et augmente la confiance des clients.
Comme tous les outils informatiques, il est important de sécuriser les échanges effectués pour ne pas se retrouver face à des vols d’informations. En effet, cela présente des désavantages considérables pour l’entreprise que ce soit au niveau financier ou juridique. Chaque acteur doit avoir un esprit professionnel pour ne pas se retrouver face à des personnes inutiles dans le projet car cela occasionne des pertes superflues.
Une entreprise doit cependant garder en tête que l’utilisation d’un logiciel de travail collaboratif n’est pas le seul moyen d’améliorer la relation avec les clients et les fidéliser. En effet, un contact direct et chaleureux est toujours très efficace. Il est donc très important d’avoir une bonne politique commerciale car les clients sont en premier attirés par ce qu’ils voient et ce qu’ils entendent. Les logiciels de travail collaboratif doivent donc être des outils de développement pour l’entreprise et non pas les principaux et uniques atouts sur lesquels compte l’entreprise. Si elle arrive à les utiliser de manière correcte et efficace, ils peuvent devenir une arme puissante dans son développement, dans sa productivité ainsi que dans sa qualité de service.
