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Conserver des documents 5, 10 ou 30 ans avec garantie d’intégrité, d’horodatage et de valeur probante en justice. C’est ça, un Système d’Archivage Electronique a vraie valeur juridique.
On confond souvent les deux. Pourtant ce sont deux briques complémentaires : la GED gère le quotidien, le SAE archive à valeur probante. Voici la difference concrete :
| Critere | GED (Gestion Electronique Documents) | SAE (Coffre-fort numerique) |
|---|---|---|
| Usage | Workflow quotidien, partage, edition | Conservation longue duree (5-30 ans+) |
| Modification | Oui (versions) | Non (immuable apres scellement) |
| Norme | Pas obligatoire | NF Z42-013 ou ISO 14641 |
| Horodatage | Date de creation | Horodatage qualifie eIDAS |
| Valeur probante en justice | Faible | Maximale (=papier original) |
| Cout typique PME | 120-250 EUR/mois | +20-50 EUR/mois (module additionnel) |
Eukles Archivage est un SAE certifie NF Z42-013 propose par Docaposte (groupe La Poste). C est le module qu on deploie en complement de la GED Eukles pour les clients qui ont besoin d archivage a valeur probante.
Garages, concessions habilites SIV. Arrete 1er juillet 2025 : archivage NF Z42-020 pendant 5 ans des dossiers d’immatriculation. Deadline 1er aout 2026.
Conservation dossiers clients 10 ans minimum après clôture, RPVA, archives professionnelles. NF Z42-013 fortement recommande.
Pieces comptables 10 ans, declarations fiscales, statuts. La forme papier reste obligatoire mais le SAE permet le double archivage securise.
Dossier patient 20 ans apres derniere consultation (ou 28 ans pour mineurs). NF Z42-013 + agrement HDS obligatoires.
Bulletins de paie 50 ans depuis 2017, contrats de travail 30 ans (litige), declarations sociales 6 ans.
Plans, normes qualite ISO, certificats. Securisation des archives techniques avec horodatage qualifie.
| Norme | Pour qui | Ce qu elle garantit |
|---|---|---|
| NF Z42-013 | Standard general SAE France | Integrite, perennite, traçabilite |
| NF Z42-020 | SIV automobile (obligatoire 2026) | Variante adaptee dossiers SIV |
| ISO 14641 | Equivalent international NF Z42-013 | Idem pour multi-pays |
| eIDAS | Horodatage et signature electronique UE | Reconnaissance juridique transfrontaliere |
| HDS (sante) | Hebergement Donnees de Sante | Specifique secteur medical |
Eukles Archivage est porte par Docaposte, filiale du groupe La Poste. C est le standard de fait pour le SAE en France des organisations publiques, et de plus en plus en PME. Trois avantages decisifs :
Un Systeme d Archivage Electronique (SAE) conserve des documents numeriques avec garantie d integrite (le document n a pas ete modifie), d horodatage (la date est certifiee) et de valeur probante (recevable en justice comme l original papier). Indispensable pour les documents legalement importants conserves longtemps.
La GED gere le quotidien (workflow, partage, modification). Le SAE archive a valeur probante (immuable, horodate, qualifiable juridiquement). Les deux sont complementaires : un dossier peut vivre en GED puis migrer en SAE en fin de cycle.
NF Z42-013 est le standard general de l archivage electronique a valeur probante. NF Z42-020 est une variante specifique au SIV automobile (Systeme d Immatriculation des Vehicules), obligatoire pour les pros habilites SIV a partir d aout 2026.
Non. Un PDF dans un dossier reseau peut etre modifie, sa date d acces ou de modification peut etre alteree, et il n a aucune valeur probante. C est un archivage informatique sans valeur juridique. Pour avoir un SAE valide, il faut signature electronique qualifiee + horodatage + cycle de conservation gere.
Entre 20 et 50 EUR/mois supplementaires pour une PME. Le cout depend du volume documentaire archive et de la duree de conservation. Voir notre grille tarifaire GED detaillee.
Demonstration 30 min sur votre cas reel : capture, scellement, horodatage, restitution avec preuve. Sans engagement, Paris/IDF ou visio.
Voir aussi : guide complet GED, SIV automobile NF Z42-020, comparatif solutions, prix GED.