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SAE coffre-fort numérique NF Z42-013 : la protection légale de vos documents critiques

Système d’Archivage Électronique à valeur probante : NF Z42-013, horodatage qualifié, conservation 5-30 ans. Pour qui c’est obligatoire et combien ça coûte.

SAE coffre-fort numérique NF Z42-013 : la protection légale de vos documents critiques

Conserver des documents 5, 10 ou 30 ans avec garantie d’intégrité, d’horodatage et de valeur probante en justice. C’est ça, un Système d’Archivage Électronique à vraie valeur juridique.

SAE ou GED ? La différence qui change tout en justice

On confond souvent les deux. Pourtant ce sont deux briques complémentaires : la GED gère le quotidien, le SAE archive à valeur probante. Voici la différence concrète :

CritèreGED (Gestion Électronique Documents)SAE (Coffre-fort numérique)
UsageWorkflow quotidien, partage, éditionConservation longue durée (5-30 ans+)
ModificationOui (versions)Non (immuable après scellement)
NormePas obligatoireNF Z42-013 ou ISO 14641
HorodatageDate de créationHorodatage qualifié eIDAS
Valeur probante en justiceFaibleMaximale (=papier original)
Coût typique PME120-250 EUR/mois+20-50 EUR/mois (module additionnel)

Eukles Archivage est un SAE certifié NF Z42-013 proposé par Docaposte (groupe La Poste). C’est le module qu’on déploie en complément de la GED Eukles pour les clients qui ont besoin d’archivage à valeur probante.

Qui a OBLIGATION légale d’archiver en SAE ?

Professionnels SIV automobile

Garages, concessions habilités SIV. Arrêté 1er juillet 2025 : archivage NF Z42-020 pendant 5 ans des dossiers d’immatriculation. Deadline 1er août 2026.

Cabinets d’avocats

Conservation dossiers clients 10 ans minimum après clôture, RPVA, archives professionnelles. NF Z42-013 fortement recommandé.

Experts-comptables

Pièces comptables 10 ans, déclarations fiscales, statuts. La forme papier reste obligatoire mais le SAE permet le double archivage sécurisé.

Santé et médical

Dossier patient 20 ans après dernière consultation (ou 28 ans pour mineurs). NF Z42-013 + agrément HDS obligatoires.

RH / contrats de travail

Bulletins de paie 50 ans depuis 2017, contrats de travail 30 ans (litige), déclarations sociales 6 ans.

Toute PME industrielle

Plans, normes qualité ISO, certificats. Sécurisation des archives techniques avec horodatage qualifié.

Comment ça marche concrètement ?

Le workflow SAE en 4 étapes :

  • Capture : le document arrive (scan, dépôt manuel, flux automatique depuis ERP)
  • Empreinte numérique : calcul d’un hash SHA-256 unique du document
  • Scellement et horodatage : signature électronique qualifiée + horodatage eIDAS
  • Conservation : durée définie (5 à 30 ans+), audit trail complet, restitution possible avec preuve d’intégrité

Les normes qui comptent vraiment

NormePour quiCe qu’elle garantit
NF Z42-013Standard général SAE FranceIntégrité, pérennité, traçabilite
NF Z42-020SIV automobile (obligatoire 2026)Variante adaptée dossiers SIV
ISO 14641Équivalent international NF Z42-013Idem pour multi-pays
eIDASHorodatage et signature électronique UEReconnaissance juridique transfrontalière
HDS (santé)Hébergement Données de SantéSpécifique secteur médical

Pourquoi Eukles est notre choix pour le SAE

Eukles Archivage est porté par Docaposte, filiale du groupe La Poste. C’est le standard de fait pour le SAE en France des organisations publiques, et de plus en plus en PME. Trois avantages décisifs :

  • Hébergement France, garantie souverainete des données
  • Tiers de confiance reconnu par les autorités administratives
  • Intégration native avec Eukles GED et Eukles Facture Électronique

Questions fréquentes : SAE coffre-fort numérique

Qu’est-ce qu’un SAE et à quoi sert-il ?

Un Système d’Archivage Électronique (SAE) conserve des documents numériques avec garantie d’intégrité (le document n’a pas été modifié), d’horodatage (la date est certifiée) et de valeur probante (recevable en justice comme l’original papier). Indispensable pour les documents légalement importants conservés longtemps.

Quelle différence entre SAE et GED ?

La GED gère le quotidien (workflow, partage, modification). Le SAE archive à valeur probante (immuable, horodaté, qualifiable juridiquement). Les deux sont complémentaires : un dossier peut vivre en GED puis migrer en SAE en fin de cycle.

Quelle est la différence entre NF Z42-013 et NF Z42-020 ?

NF Z42-013 est le standard général de l’archivage électronique à valeur probante. NF Z42-020 est une variante spécifique au SIV automobile (Système d’Immatriculation des Véhicules), obligatoire pour les pros habilités SIV à partir d’août 2026.

Le scan PDF dans un dossier serveur est-il un SAE ?

Non. Un PDF dans un dossier réseau peut être modifié, sa date d’accès ou de modification peut être altérée, et il n’a aucune valeur probante. C’est un archivage informatique sans valeur juridique. Pour avoir un SAE valide, il faut signature électronique qualifiée + horodatage + cycle de conservation géré.

Combien coute un module SAE en plus de la GED ?

Entre 20 et 50 EUR/mois supplémentaires pour une PME. Le coût dépend du volume documentaire archivé et de la durée de conservation. Voir notre grille tarifaire GED détaillée.

Démo SAE Eukles personnalisée

Démonstration 30 min sur votre cas réel : capture, scellement, horodatage, restitution avec preuve. Sans engagement, Paris/IDF ou visio.

Voir aussi : guide complet GED, SIV automobile NF Z42-020, comparatif solutions, prix GED.

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Avis clients

Ce que disent les PME parisiennes.

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ELICA FORMATION
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Notre centre de formation a ouvert ses portes en début d'année 2026 et nous avons besoin de travailler avec des professionnels compétents et disponibles. Infodeos a répondu très rapidement à notre demande : la location d'un copieur Konica Minolta C308 reconditionné. La machine imprime nos supports de cours et tous nos documents administratifs tous les jours sans aucun soucis et la qualité couleur est très bonne. Le reconditionné nous a permis d'avoir un vrai copieur professionnel avec un loyer raisonnable. L'installation est très rapide et, le gros plus pour nous, une disponibilité sans faille d'Infodeos dès que l'on est face à une problématique. Nous recommandons.
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Aisha Guetta
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Très satisfaite d’Infodeos ! Je gère le parc d’impression de notre cabinet à Paris, réparti sur trois sites, et depuis la reprise du contrat, tout est beaucoup plus simple : toners livrés à temps, relevés de compteurs et facturation centralisés, interventions rapides et support à distance efficace. Le vrai plus : un interlocuteur unique qui connaît nos machines et nos différents sites, ce qui évite de devoir tout réexpliquer à chaque appel. Un service réactif et fiable, particulièrement appréciable quand on gère plusieurs adresses. Je recommande vivement Infodeos notamment aux PME parisiennes qui veulent arrêter de subir leur parc copieurs.
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catherine DUPEYRAT
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Depuis son ouverture en 2009, la société Infodeos représentée par Monsieur Édouard Kini intervient pour toutes nos solutions en informatique et téléphonie. Il allie compétences, réactivité et gentillesse. Il sait mettre en place des réseaux complexes avec installations d’ordinateurs multiples et leurs sauvegardes externes.il conseille également en matière de choix de tous équipements de bureautique )ordinateurs, téléphones, onduleurs et photocopieurs. Je le recommande vivement.
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tititakp
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En tant que responsable IT, je suis exigeant sur l'intégration réseau et la sécurité, et c'est souvent là que les prestataires copieurs décrochent. Avec Infodeos, rien à redire : VLAN respecté, scan vers nos partages SMB et vers la messagerie configurés proprement, antivirus embarqué sur les MFP, authentification par code utilisateur. Edouard parle le même langage que nous, et quand un point bloque, on a une réponse technique, pas un renvoi vers un centre d'appels. La supervision des consommables est automatique, je n'ai plus à y penser. Un prestataire qui fait gagner du temps à une équipe IT au lieu d'en consommer.
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Laure Chopelin _Form_EAE
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Nous avons confié à Infodeos le renouvellement de notre parc d'impression : 6 copieurs multifonctions Konica Minolta bizhub Lexmark et un traceur CANON grand format, répartis sur nos 5 sites parisiens. Le déploiement a été parfaitement coordonné : livraison, installation, configuration réseau et scan vers nos dossiers partagés, tout était opérationnel sans interrompre l'activité de nos équipes. Edouard a pris le temps d'analyser nos volumes et nos usages sur chaque site pour dimensionner les machines au plus juste, notamment pour les plans en grand format. Interlocuteur unique, suivi réactif, maintenance et consommables gérés automatiquement : on ne s'occupe plus de rien. Un prestataire sérieux que nous recommandons pour la location et la maintenance de copieurs à Paris. Laure
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RESEAU NET
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Un service irréprochable ! Nous avons fait appel à cette entreprise suite à un problème urgent avec notre imprimante. Ils se sont déplacés dans la journée et ont fait preuve d’une grande réactivité et d’une réelle écoute. Nous sommes pleinement satisfaits de leur intervention et les recommandons sans hésitation. Une équipe sérieuse, réactive et efficace ! Merci encore pour votre professionnalisme.
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Lyana Pyanee
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Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.
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Flo Mattiuz
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que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.
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Gabriel Mathieu
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Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine
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