GUIDE COMPLET GED

Numérisez, classez, retrouvez et sécurisez tous vos documents professionnels. Infodeos vous accompagne de l’audit à la mise en production, avec une solution de GED pour PME adaptée à votre métier.

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+500 entreprises équipées · Expert GED depuis 17 ans · On vous rappelle sous 30 min

DÉFINITION

Qu’est-ce que la GED pour PME ?

La GED (Gestion Électronique des Documents) est un système qui permet de numériser, classer, stocker, rechercher et partager l’ensemble des documents d’une entreprise de manière électronique. Elle remplace les armoires de classement par une base documentaire centralisée, sécurisée et accessible à tous les collaborateurs autorisés.

Contrairement à un simple dossier partagé, une solution GED offre :

L’indexation automatique — les documents sont classés et étiquetés automatiquement grâce à l’OCR et à l’IA.
Le workflow documentaire — circuits de validation, approbation et signature électronique intégrés.
La traçabilité complète — qui a consulté, modifié ou validé chaque document, et quand.
L’archivage à valeur probante — conformité légale pour les documents à conserver (factures, contrats, RH).
La recherche instantanée — retrouvez n’importe quel document en quelques secondes par mot-clé.

Exemple concret pour un cabinet d’avocats : chaque dossier client est centralisé, partagé de manière contrôlée avec le client via un espace dédié, et archivé à valeur probante sans manipulation papier.

LA GED EN CHIFFRES

Ce que la GED pour PME change, concrètement

−40 %de temps passé à chercher des documentsRetour client Infodeos

−30 %de coûts liés au papier et à l’impressionRetour client Infodeos

12 moisROI moyen constaté chez nos clientsObservé sur déploiements 2023-2025

100 %conforme RGPD et facture électronique 2026

POUR QUI

À qui s’adresse la GED ?

La GED bénéficie à toutes les entreprises qui gèrent un volume significatif de documents. Voici les profils qui en tirent le plus de valeur.

Cabinets d’avocats

Gestion sécurisée des dossiers clients, partage contrôlé avec les clients, archivage confidentiel à valeur probante. Respect du secret professionnel de bout en bout.

Experts-comptables

Dématérialisation des factures clients et fournisseurs, conformité facture électronique 2026, workflow de validation comptable et circuits d’approbation multi-niveaux.

Notaires et architectes

Conservation longue durée des actes et plans, versioning, accès multi-collaborateurs contrôlé. Adapté aux professions réglementées soumises à archivage obligatoire.

PME et ETI

Centralisation des factures, contrats et courriers. Gain de productivité immédiat pour les équipes administratives, comptables et commerciales.

BIEN CHOISIR

Les 7 critères pour choisir sa GED pour PME

Expertise sectorielle Le prestataire connaît-il votre métier (cabinet, industrie, santé) et ses obligations spécifiques ?
Accompagnement Propose-t-il un audit documentaire en amont et une conduite du changement sur le long terme ?
Intégration La solution s’intègre-t-elle à vos outils existants (ERP, CRM, messagerie, logiciel comptable) ?
Scalabilité Peut-elle évoluer avec votre croissance, sans refonte ni migration coûteuse ?
Sécurité et conformité Hébergement en France, conformité RGPD, archivage à valeur probante NF Z42-013 ?
Support et maintenance Quel temps de réponse garanti ? Le support est-il en français, avec des interlocuteurs identifiés ?
TCO (coût total de possession) Au-delà du prix licence, quels sont les coûts de mise en place, de formation et de maintenance sur 3 ans ?

BUDGET

Fournisseur de solution GED : comment choisir le bon partenaire ?

Un logiciel GED ne vaut que par celui qui le met en place. Le bon fournisseur de solution GED ne livre pas un outil avant de disparaître : il cartographie vos flux, paramètre les plans de classement métier et forme vos équipes jusqu’à l’adoption réelle. Trois pièges à fuir : le revendeur qui sous-traite l’intégration, l’éditeur sans accompagnement de proximité, et l’hébergement hors de France quand vos documents sont sensibles.

Notre équipe opère la GED de bout en bout avec notre partenaire EUKLES (groupe La Poste / Docaposte) : hébergement souverain, archivage à valeur probante et interlocuteur unique à Paris. Vous traitez avec la même équipe pour l’audit, le déploiement et le support — pas trois prestataires qui se renvoient la balle.

Combien coûte un logiciel GED ?

Formule	Prix indicatif	Idéal pour	Inclus
GED SaaS (Cloud) dès 15 €/user/mois	Abonnement mensuel, pas d’investissement initial	TPE, PME multi-sites	Hébergement, mises à jour, support
GED On-Premise dès 5 000 €	Licence perpétuelle, hébergement sur vos serveurs	PME et ETI avec données sensibles	Licence, personnalisation, contrat de maintenance séparé
GED + Workflow dès 25 €/user/mois	Formule complète avec circuits de validation	PME avec processus métier	Workflow, signature électronique, tableaux de bord

À savoir pour 2026 : la réception de factures électroniques devient obligatoire pour toutes les entreprises à partir de septembre 2026. Un devis GED bien dimensionné inclut systématiquement ce module.

Obtenir un devis GED adapté

NOTRE MÉTHODE

Notre approche GED pour PME en 5 étapes

Étape 1

Audit documentaire

Cartographie de vos flux documentaires, volumes, processus actuels et identification des points de friction.

Étape 2

Recommandation

Choix de la solution adaptée, architecture technique, planning de déploiement et estimation budgétaire chiffrée.

Étape 3

Déploiement

Installation, paramétrage, reprise de l’existant et intégration avec vos outils métiers (ERP, CRM, messagerie).

Étape 4

Formation

Accompagnement de vos équipes pour une adoption rapide : sessions en présentiel, supports, guide utilisateur.

Étape 5

Suivi et évolution

Support continu, ajustements, ajout de nouvelles fonctionnalités au fil de vos besoins et retours terrain.

FONCTIONNALITÉS

Ce que vous pouvez faire au quotidien

Numérisation et OCR

Numérisation de vos documents papier avec reconnaissance optique de caractères. Le contenu devient cherchable instantanément.

Classement automatique

Indexation automatique par type de document, date, fournisseur, client. Fini le classement manuel.

Workflow et validation

Circuits de validation configurés selon vos processus métier. Notifications, rappels et escalade automatiques.

Gestion des contrats (CLM)

Suivi des échéances, alertes de renouvellement, tableaux de bord. Ne ratez plus jamais une date critique.

Archivage légal

Archivage à valeur probante conforme aux normes NF Z42-013. Vos documents électroniques ont la même valeur que les originaux papier.

Accès mobile et cloud

Consultez et validez vos documents depuis n’importe où, sur PC, tablette ou smartphone. Idéal pour le télétravail.

FAQ

Questions fréquentes

Quelle différence entre une GED et un SAE ?

La GED gère le cycle de vie actif des documents : création, modification, partage, validation. Le SAE (Système d’Archivage Électronique) prend le relais pour l’archivage longue durée à valeur probante, garantissant l’intégrité et la pérennité. Les deux sont complémentaires et souvent intégrés dans une même solution.

La GED est-elle obligatoire pour la facturation électronique 2026 ?

La GED n’est pas obligatoire en tant que telle, mais elle devient quasi indispensable pour gérer efficacement la facturation électronique. Elle permet de recevoir, classer, valider et archiver automatiquement les factures conformément aux exigences légales, tout en facilitant les contrôles fiscaux. À noter : la réception de factures électroniques sera obligatoire pour toutes les entreprises dès septembre 2026.

Cloud (SaaS) ou on-premise : comment choisir ?

La GED cloud convient aux PME qui veulent démarrer rapidement sans investissement matériel, avec des mises à jour automatiques et un déploiement en quelques semaines. L’on-premise convient aux entreprises avec des contraintes de sécurité fortes ou des données sensibles qui doivent rester dans leurs locaux. Notre équipe vous aide à arbitrer selon votre contexte métier, budget et contraintes de conformité.

Peut-on migrer depuis une GED existante ?

Oui. Nous prenons en charge la reprise de l’existant (export, mapping des métadonnées, conservation des droits d’accès) et la migration progressive pour éviter toute interruption de service. L’audit initial permet de chiffrer précisément le volume et la complexité de la reprise.

Nos engagements

Vos données en France, un partenaire souverain

Hébergement en FranceVos données hébergées en France, chez OVH (datacenter de Gravelines), protégées par Cloudflare. Aucune donnée hors de France.

Support réactifUne équipe joignable du lundi au vendredi, 9h – 18h, avec une intervention contractuelle sous 4h ouvrées. 01 84 200 750

Souveraineté & conformitéGED, archivage à valeur probante et facture électronique via Eukles (groupe La Poste / Docaposte) : plateforme 100% française, PDP immatriculée DGFiP, hors Cloud Act, alignée sur les bonnes pratiques ISO 27001 et le RGPD.

SECTEUR JURIDIQUE

GED pour cabinets d’avocats et professions juridiques

Les cabinets d’avocats, notaires et huissiers manipulent des milliers de documents sensibles : conclusions, pièces de procédure, contrats, correspondances clients. Une GED adaptée au secteur juridique permet de retrouver n’importe quel document en moins de 10 secondes, de sécuriser les échanges confidentiels et de respecter les obligations déontologiques du CNB.

Classement par dossier clientArborescence par affaire, par client ou par juridiction. Recherche plein texte OCR dans les pièces scannées. Numérotation automatique des pièces (bordereau de communication).

Confidentialité et secret professionnelAccès par rôle (associé, collaborateur, secrétaire), chiffrement des documents sensibles, traçabilité des consultations. Conforme aux recommandations du Conseil National des Barreaux.

Intégration logiciels métierConnexion avec les logiciels de gestion de cabinet (Secib, Kleos, Jarvis Legal). Synchronisation des pièces avec le RPVA. Export vers les plateformes de dépôt électronique.

Archivage à valeur probanteConservation des actes et pièces conformément à la norme NF Z42-013. Horodatage qualifié, signature électronique, chaîne de conservation intègre pour les contentieux.

Infodeos accompagne déjà plusieurs cabinets d’avocats en Île-de-France dans leur transition vers la GED. Notre équipe connaît les contraintes spécifiques de la profession : secret professionnel, délais de procédure, volume documentaire. Audit gratuit sous 2h pour évaluer vos besoins.

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POUR ALLER PLUS LOIN

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Tout inclus à partir de 32 €/mois. Contrat clé en main pour avocats, notaires et experts-comptables.

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Audit flash gratuit sous 2h pour diagnostiquer votre infrastructure IT.

Approfondir la gestion documentaire

ELICA FORMATION

Notre centre de formation a ouvert ses portes en début d'année 2026 et nous avons besoin de travailler avec des professionnels compétents et disponibles. Infodeos a répondu très rapidement à notre demande : la location d'un copieur Konica Minolta C308 reconditionné. La machine imprime nos supports de cours et tous nos documents administratifs tous les jours sans aucun soucis et la qualité couleur est très bonne. Le reconditionné nous a permis d'avoir un vrai copieur professionnel avec un loyer raisonnable. L'installation est très rapide et, le gros plus pour nous, une disponibilité sans faille d'Infodeos dès que l'on est face à une problématique. Nous recommandons.

Aisha Guetta

Très satisfaite d’Infodeos ! Je gère le parc d’impression de notre cabinet à Paris, réparti sur trois sites, et depuis la reprise du contrat, tout est beaucoup plus simple : toners livrés à temps, relevés de compteurs et facturation centralisés, interventions rapides et support à distance efficace. Le vrai plus : un interlocuteur unique qui connaît nos machines et nos différents sites, ce qui évite de devoir tout réexpliquer à chaque appel. Un service réactif et fiable, particulièrement appréciable quand on gère plusieurs adresses. Je recommande vivement Infodeos notamment aux PME parisiennes qui veulent arrêter de subir leur parc copieurs.

catherine DUPEYRAT

Depuis son ouverture en 2009, la société Infodeos représentée par Monsieur Édouard Kini intervient pour toutes nos solutions en informatique et téléphonie. Il allie compétences, réactivité et gentillesse. Il sait mettre en place des réseaux complexes avec installations d’ordinateurs multiples et leurs sauvegardes externes.il conseille également en matière de choix de tous équipements de bureautique )ordinateurs, téléphones, onduleurs et photocopieurs. Je le recommande vivement.

tititakp

En tant que responsable IT, je suis exigeant sur l'intégration réseau et la sécurité, et c'est souvent là que les prestataires copieurs décrochent. Avec Infodeos, rien à redire : VLAN respecté, scan vers nos partages SMB et vers la messagerie configurés proprement, antivirus embarqué sur les MFP, authentification par code utilisateur. Edouard parle le même langage que nous, et quand un point bloque, on a une réponse technique, pas un renvoi vers un centre d'appels. La supervision des consommables est automatique, je n'ai plus à y penser. Un prestataire qui fait gagner du temps à une équipe IT au lieu d'en consommer.

Laure Chopelin _Form_EAE

Nous avons confié à Infodeos le renouvellement de notre parc d'impression : 6 copieurs multifonctions Konica Minolta bizhub Lexmark et un traceur CANON grand format, répartis sur nos 5 sites parisiens. Le déploiement a été parfaitement coordonné : livraison, installation, configuration réseau et scan vers nos dossiers partagés, tout était opérationnel sans interrompre l'activité de nos équipes. Edouard a pris le temps d'analyser nos volumes et nos usages sur chaque site pour dimensionner les machines au plus juste, notamment pour les plans en grand format. Interlocuteur unique, suivi réactif, maintenance et consommables gérés automatiquement : on ne s'occupe plus de rien. Un prestataire sérieux que nous recommandons pour la location et la maintenance de copieurs à Paris. Laure

RESEAU NET

Un service irréprochable ! Nous avons fait appel à cette entreprise suite à un problème urgent avec notre imprimante. Ils se sont déplacés dans la journée et ont fait preuve d’une grande réactivité et d’une réelle écoute. Nous sommes pleinement satisfaits de leur intervention et les recommandons sans hésitation. Une équipe sérieuse, réactive et efficace ! Merci encore pour votre professionnalisme.

Lyana Pyanee

Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.

Flo Mattiuz

que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.

Gabriel Mathieu

Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine

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