Exemple de dématérialisation dans une entreprise
Une entreprise spécialisée dans les solutions informatiques pour les professionnels, a récemment entrepris un projet ambitieux de dématérialisation de ses documents. Ce processus a impliqué la conversion de tous les documents papier en format numérique, un changement majeur visant à améliorer l’efficacité et la sécurité de la gestion documentaire de l’entreprise.
Processus de Dématérialisation
La dématérialisation dans cette entreprise a couvert divers types de documents, des factures aux contrats de service, en passant par les dossiers de projets et les rapports internes. Le passage au format électronique a été réalisé à l’aide de logiciels de GED (Gestion électronique des Documents), permettant un archivage sécurisé et un accès facile aux données pour tous les collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail.
Avantages Constatés
L’un des principaux avantages de cette transformation digitale a été un gain de temps considérable dans le traitement des tâches administratives. La numérisation des documents facilite la recherche et le partage des informations, réduisant ainsi le temps consacré aux tâches manuelles et permettant aux équipes de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
La sécurité des données a également été renforcée. Grâce à la dématérialisation, TechSolutions a pu sécuriser ses documents dématérialisés contre le risque de perte ou de destruction accidentelle. Les solutions de GED utilisées offrent des fonctionnalités avancées pour protéger les informations sensibles et garantir un niveau de sécurité conforme aux normes en vigueur.
Autres avantages :
- Amélioration de l’accès aux informations : Le temps moyen pour retrouver un document a été réduit de 5 minutes à 30 secondes, améliorant significativement l’efficacité des recherches documentaires.
- Impact écologique : La consommation de papier a été réduite de 75%, contribuant à une empreinte écologique nettement diminuée pour l’entreprise.
Outils et Solutions Utilisés
Pour réaliser ce processus, TechSolutions a mis en place une solution de GED complète, intégrant des outils de numérisation de haute qualité pour convertir les documents papier en format numérique. Les logiciels de gestion documentaire choisis offrent des fonctionnalités d’indexation et de recherche avancées, facilitant ainsi l’accès rapide aux documents électroniques.
Résultats et Enseignements
La dématérialisation a permis à TechSolutions d’agir plus efficacement dans la réalisation de ses projets métiers, en garantissant que tous les collaborateurs disposent d’un accès instantané aux documents nécessaires. En effet, la digitalisation des processus documentaires a non seulement amélioré la productivité mais a aussi contribué à une meilleure organisation interne.
Solutions mises en place par l’entreprise
Pour atteindre ces résultats, la société a investi dans une solution de GED avancée, comprenant :
- Des scanners de haute performance pour la numérisation des documents papier.
- Des logiciels de gestion documentaire offrant des fonctionnalités de cryptage, d’archivage sécurisé, et d’accès contrôlé aux documents numériques.
La dématérialisation en quelques chiffres
- Plus de 100000 : C’est le nombre de documents papier, incluant 25 000 factures et 15 000 contrats de service, qui ont été convertis en format numérique.
- 60 % : C’est le pourcentage de réduction des dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et au stockage physique des documents en un an, économisant ainsi environ 120 000 euros.
- 40 % : C’est le gain de temps consacré à la gestion des documents, grâce à l’automatisation des processus de recherche et de traitement des documents électroniques. Cela a libéré environ 2 000 heures de travail par an pour se concentrer sur des projets à plus forte valeur ajoutée.
- 0 : Depuis la mise en place de la solution de GED, aucun incident de perte ou de vol de documents n’a été enregistré, contre 5 incidents majeurs l’année précédant la dématérialisation.