GUIDE NUMÉRISATION

De l’audit des flux papier à l’intégration dans votre GED, Infodeos vous accompagne dans la numérisation de vos documents professionnels avec OCR, indexation et archivage à valeur probante.

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DÉFINITION

Qu’est-ce que la numérisation de documents ?

La numérisation de documents est le processus de conversion de documents physiques (papier, plans, archives) en fichiers numériques exploitables. Elle ne se résume pas à scanner une feuille : une numérisation professionnelle combine scan haute qualité, reconnaissance optique de caractères (OCR), indexation automatique et archivage à valeur probante.

Contrairement à une simple photo ou à un PDF image, une numérisation réussie produit un document :

Lisible par machine — grâce à l’OCR, le texte devient cherchable et traitable automatiquement.
Classé et indexé — les métadonnées (type, date, émetteur, client) sont extraites et rangées sans intervention humaine.
Intégré à votre GED — le document rejoint directement votre système de gestion documentaire et déclenche les workflows métier.
Archivé à valeur probante — conforme à la norme NF Z42-013, il a la même valeur juridique que l’original papier.
Sécurisé — chiffrement au repos et en transit, droits d’accès granulaires, traçabilité complète des consultations.

Exemple concret pour un cabinet d’avocats : au lieu de photocopier 20 pages pour chaque associé, le dossier client est numérisé une fois, indexé automatiquement par client et par type de pièce, puis partagé via un espace sécurisé avec chaque intervenant.

POURQUOI NUMÉRISER

Les chiffres clés de la numérisation en entreprise

1,8 h par jour passée à chercher des documents papier (soit 20 % du temps de travail) Source :

McKinsey Global Institute, 2012

−30 % de temps de traitement après numérisation et OCR Source :

Solutions Numériques

70 à 85 kg de papier consommés par salarié par an en France Source :

Legalyspace — consommation papier entreprise

01/09/2026 obligation de recevoir des factures électroniques, qui accélère la numérisation des flux entrants Source :

impots.gouv.frLES 7 ÉTAPES

Comment numériser vos documents, étape par étape

Préparer l’inventaire documentaire Avant de scanner, il faut savoir quoi scanner. Inventoriez vos stocks papier par type (factures, contrats, dossiers clients, archives RH), par volume et par criticité. Identifiez ce qui doit être numérisé en priorité (documents consultés fréquemment) et ce qui peut rester en archive papier (documents rarement consultés).
Choisir le matériel et le logiciel adaptés Le choix du scanner dépend du volume : scanner de bureau (jusqu’à 50 pages/jour), scanner départemental (200-500 pages/jour), ou prestataire externe pour les gros volumes. Le logiciel doit inclure l’OCR multilingue, la détection automatique de type de document et l’intégration avec votre GED.
Numériser au bon format de conservation Le format PDF/A (ISO 19005) est le standard pour la conservation longue durée. Pour les factures électroniques, le Factur-X (PDF/A-3 + XML) est recommandé. Évitez les formats propriétaires qui ne seront plus lisibles dans 10 ans.
Indexer pour un accès facile L’indexation automatique extrait les métadonnées clés (date, numéro de facture, client, montant) et les range dans la base documentaire. Un bon système d’indexation élimine 90 % du classement manuel et permet de retrouver n’importe quel document en quelques secondes.
Intégrer à votre solution GED Les documents numérisés doivent rejoindre automatiquement votre solution GED et déclencher les workflows métier : validation comptable, rapprochement bon de commande / facture, archivage à valeur probante, notification au responsable.
Assurer la sécurité et la confidentialité Chiffrement au repos (AES-256), chiffrement en transit (TLS 1.3), droits d’accès granulaires, traçabilité complète des consultations, sauvegarde hors site. Pour les professions réglementées (avocats, experts-comptables, notaires), le respect du secret professionnel est une obligation légale, pas une option.
Former et accompagner vos équipes La numérisation échoue souvent à l’étape humaine, pas technique. Sessions de formation, supports pédagogiques, correspondant numérisation identifié, période de double-run papier/numérique : prévoyez systématiquement 3 à 6 mois d’accompagnement pour que les habitudes changent.

TYPES DE DOCUMENTS

Que numériser en priorité ?

Factures entrantes et sortantes

Priorité numéro 1 avec la réforme 2026. Coût de traitement d’une facture papier : 14 à 20 €. Après numérisation + workflow : 3 à 5 €. ROI typique en 6 à 12 mois. La numérisation ne prend toute sa valeur que branchée à un workflow documentaire qui valide, signe et archive chaque fichier automatiquement. Voir aussi : automatiser le routage et l’archivage de vos documents.

Contrats et pièces juridiques

Traçabilité des versions, alertes d’échéances, signature électronique intégrée. Pour les avocats et notaires, archivage à valeur probante NF Z42-013 obligatoire.

Dossiers RH et paie

Conformité RGPD, délais de conservation légaux, accessibilité pour les audits URSSAF. La numérisation des bulletins de paie est autorisée sous conditions (art. L3243-2 Code du travail).

Plans, dossiers techniques, archives

Plans d’architecte, dossiers de marché, archives historiques. Nécessite souvent un scanner grand format (A0/A1) et un processus de numérisation dédié.

INTERNALISER OU EXTERNALISER

Quelle approche pour votre projet ?

Deux approches principales existent pour numériser vos documents, avec des avantages différents selon le volume et la sensibilité.

Numérisation internalisée

Pour qui : volume inférieur à 500 pages/jour, documents sensibles qui ne doivent pas sortir, équipes qui peuvent absorber la charge.

Avantages : contrôle total, confidentialité maximale, flexibilité sur les priorités.

Inconvénients : investissement matériel, courbe d’apprentissage, temps équipe mobilisé.

Numérisation externalisée

Pour qui : rattrapage de stock (archives historiques), très gros volumes, délais serrés, documents standards sans contrainte de confidentialité extrême.

Avantages : rapidité, pas d’investissement, qualité industrielle, OCR inclus.

Inconvénients : logistique de transport, délai de retour, coût au volume (0,05 à 0,30 €/page selon complexité).

Notre recommandation :

un modèle hybride. On externalise le rattrapage du stock existant (gros volume, court terme), puis on internalise le flux continu (petit volume quotidien) avec une GED connectée. C’est le meilleur compromis coût/qualité/délai pour une PME.

FAQ

Questions fréquentes sur la numérisation

Un document numérisé a-t-il la même valeur légale que l’original papier ?

Oui, à condition de respecter les règles de l’archivage à valeur probante. La norme NF Z42-013 définit le cadre technique (intégrité, horodatage, traçabilité) et l’article 1379 du Code civil reconnaît la copie numérique fidèle comme ayant la même force probante que l’original. En pratique, une solution GED professionnelle qui respecte NF Z42-013 permet de détruire les originaux papier en toute sécurité juridique, hors cas particuliers (actes notariés, certains documents fiscaux spécifiques).

Combien de temps faut-il pour numériser 10 000 documents ?

Cela dépend de la complexité des documents et de l’approche choisie. En moyenne : scanner de bureau = 1 à 2 semaines à plein temps, scanner départemental = 2 à 4 jours, prestataire externe = 24 à 72 heures après envoi. La préparation des documents (retrait d’agrafes, tri) peut représenter jusqu’à 30 % du temps total — à ne pas sous-estimer.

L’OCR fonctionne-t-il sur les documents manuscrits ?

L’OCR classique est optimisé pour le texte imprimé et atteint 99 % de précision sur un document propre. Pour les documents manuscrits, il faut utiliser de l’ICR (Intelligent Character Recognition), qui utilise l’IA pour reconnaître l’écriture manuscrite. La précision est plus variable (70-90 % selon la qualité de l’écriture), et une étape de validation humaine reste souvent nécessaire pour les documents critiques.

Peut-on numériser des factures en conservant leur valeur fiscale ?

Oui, depuis l’arrêté du 22 mars 2017. Pour que la copie numérique d’une facture papier ait la même valeur fiscale que l’original, elle doit respecter des conditions précises : reproduction à l’identique en image et en contenu, absence de modification, horodatage et signature électronique ou cachet serveur, conservation dans des conditions garantissant l’intégrité. Une GED conforme NF Z42-013 remplit ces conditions.

Quelle différence entre numérisation et dématérialisation ?

La numérisation est l’étape technique qui transforme un document papier en fichier numérique. La dématérialisation est une démarche globale qui vise à supprimer le papier dès la création du document (facture émise directement au format Factur-X, contrat signé électroniquement, courrier reçu par email). La numérisation traite le stock existant, la dématérialisation tarit le flux futur. Les deux démarches sont complémentaires.

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POUR ALLER PLUS LOIN

Approfondir le sujet

Ressources Infodeos

Ressources officielles

Pour aller plus loin : scanners de documents en location · sortir d’un contrat de location photocopieur · recyclage des consommables d’impression

Lyana Pyanee

Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.

Flo Mattiuz

que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.

Gabriel Mathieu

Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine

Eddy COEURVOLAN

Cela fait 8 ans que nous travaillons avec Infodeos sur nos bureaux de paris et nous en sommes très contents. Que ce soit pour nos copieurs, l’informatique ou lorsqu’il faut intervenir rapidement sur une problèmatique, nous avons toujours quelqu’un de disponible. C’est surtout leur réactivité et leur suivi que nous apprécions. On recommande!

Dafna Mouchenik

J’ai rencontré le fondateur d’Infodeos il y a près de vingt ans. À l’époque, je créais moi-même mon entreprise et j’étais très méfiante face aux méthodes de démarchage agressives de ses concurrents. Je ne voulais surtout pas m’engager dans un contrat contraignant. Il m’a alors dit, très simplement : « Vous savez quoi ? Pas d’engagement. Vous resterez avec nous uniquement si nous sommes bons. » Vingt ans plus tard, nous travaillons toujours ensemble. Je ne dis pas que tout a toujours été parfait — ce ne serait pas la vraie vie —, mais les rares fois où j’ai rencontré un problème, je n’ai jamais été laissée seule. Je me souviens notamment de situations urgentes où il m’a lui-même livré, tard dans la soirée, la cartouche d’encre dont j’avais besoin pour pouvoir envoyer mes plannings et mes factures à temps. Ce sens du service est devenu rare. Je suis très heureuse de pouvoir compter, depuis toutes ces années, sur un partenaire aussi solide et humain.

Sylvie LAVATINE

Un grand merci à Edouard Ça fait plus de 12 ans qu'il s'occupe de toute notre informatique, et honnêtement je n'ai jamais eu envie d'aller voir ailleurs, même d’y avoir pensé. Quand il y a un souci, j'appelle et c'est réglé dans la journée, souvent à distance en quelques minutes. On peut dire une hotline 7j/7j. Il ne nous vend pas des choses dont on n'a pas besoin, il explique simplement sans le jargon habituel. Il anticipe les problèmes avant qu'on les voit. Pour une petite structure comme la nôtre, avoir quelqu'un de fiable sur qui compter, ça n'a pas de prix.

Laetitia Deloin

livraison rapide des toners, intervention dans la journée du technicien si problème plus grave, anticipation des besoins de consommables avec le système de connexion à distance au copieur

Roch Rochdi

Société de conseil en investissement immobilier à Boulogne-Billancourt. Infodeos s'occupe de notre informatique au sens large, les postes, les sauvegardes, la messagerie, et aussi de nos copieurs, de la téléphonie et de notre GED. La GED, on l'a prise en 2020 pour une raison précise. Nos dossiers circulent en permanence à l'extérieur, chez des investisseurs, des notaires, des banques, et il fallait pouvoir ouvrir une pièce à quelqu'un sans lui donner accès au reste. C'est exactement ce qu'ils ont mis en place, et six ans après ça tourne toujours. Sur le reste, ce que j'apprécie c'est qu'ils voient les problèmes avant nous. On a été appelés plusieurs fois pour une sauvegarde qui n'était pas passée alors qu'on n'avait rien remarqué. Les copieurs, on paie ce qu'on imprime, toners et interventions compris.

Linda Pavret de La Rochefordière

Un grand merci à Édouard pour son accompagnement, sa disponibilité et sa réactivité. Toujours à l’écoute, efficace et de bon conseil. C’est un vrai plaisir de travailler avec lui. Je recommande Infodeos sans hésiter !

Stéphane Dauchez

Bon équipement et surtout service au top

Certifié par: Trustindex

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