Photocopieur multifonctions pour cabinets d’avocats et études notariales en Île-de-France
Location, installation sécurisée, maintenance sous 4 heures ouvrées dans Paris, Hauts-de-Seine et Seine-Saint-Denis. Un contrat, un interlocuteur, 15 ans d’expertise auprès des professions réglementées.
Un photocopieur qui comprend les contraintes d’un cabinet d’avocats
Votre cabinet produit chaque jour des pièces de procédure, des conclusions, des constitutions de dossier et des copies d’expertise. Chacune de ces pages est confidentielle et soumise au secret professionnel (article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971). Un photocopieur ne se choisit donc pas comme un simple équipement de bureau : c’est un maillon critique de votre chaîne de traitement de l’information.
Infodeos est un opérateur indépendant basé à Saint-Denis qui équipe depuis plus de 15 ans les cabinets d’avocats, études notariales, cabinets d’expertise comptable et cabinets d’architectes franciliens. Nous ne vendons pas de matériel : nous vendons de la sécurité, de la disponibilité et de l’intégration au système d’information du cabinet.
Pourquoi louer plutôt qu’acheter un photocopieur pour son cabinet ?
Pour une structure de 3 à 30 collaborateurs, la location longue durée est quasiment toujours préférable à l’achat, pour quatre raisons :
Budget lissé en OPEX
- Mensualité fixe incluse dans les charges d’exploitation
- Préservation de la trésorerie et de la capacité d’investissement
- Déduction fiscale immédiate (charge vs amortissement)
Maintenance et consommables inclus
- Toner, tambours, pièces d’usure, main-d’œuvre
- Hotline technique et intervention sur site compris
- Un seul interlocuteur, pas de gestion de fournisseurs
Matériel toujours à jour
- Renouvellement programmé tous les 48 à 60 mois
- Compatibilité garantie avec les nouveaux OS et formats
- Mise à jour de sécurité du firmware incluse
Flexibilité de contrat
- Upgrade possible si le cabinet grandit
- Downgrade possible si le volume baisse
- Contrat tripartite via Grenke ou BNP Lease
Une expertise logistique : installation dans les tours et immeubles sécurisés
Livrer et installer un photocopieur multifonctions de 180 kilogrammes dans une tour de La Défense ou dans un cabinet du 8e arrondissement parisien n’a rien d’un geste banal. Chaque intervention est préparée en amont avec la sécurité du site :
- Coordination PC sécurité : badge visiteur chargé, créneau de montée réservé, monte-charge bloqué
- Horaires d’intervention adaptés : installation hors heures d’audience ou en dehors des horaires d’ouverture du cabinet si nécessaire
- Protection des locaux : patins de sol, protection des ascenseurs, nettoyage après intervention
- Enlèvement et destruction de l’ancien matériel : bordereau DEEE + certificat d’effacement sécurisé du disque dur (norme DoD 5220.22-M)
- Formation des utilisateurs sur site : 30 à 45 minutes, documentation papier et PDF remise
Tours et immeubles où nous intervenons régulièrement
Nos équipes connaissent les procédures d’accès des principaux sites tertiaires franciliens :
Intégration GED et conformité RGPD : au-delà du simple matériel
Un photocopieur multifonctions moderne est avant tout un scanner connecté au système d’information du cabinet. L’enjeu n’est plus de faire des copies papier, mais de numériser proprement les pièces de dossier et de les classer automatiquement dans la bonne affaire et le bon client.
Fonctionnalités de sécurité que nous configurons systématiquement
- Authentification par badge personnel (pull-printing) : les documents ne s’impriment que lorsque l’utilisateur est physiquement devant la machine. Zéro document confidentiel oublié sur le plateau.
- Chiffrement des flux de numérisation en TLS 1.2 minimum, pour l’envoi vers mail, serveur de fichiers ou GED
- Effacement automatique du disque dur après chaque impression (option hardware sur gamme Konica Minolta i-Series)
- Logging RGPD : traçabilité de qui a imprimé quoi, quand, depuis quel poste, pour répondre à une demande d’accès ou à un contrôle CNIL
- Registre des traitements et contrat de sous-traitance fournis avec la livraison, prêts à annexer à votre propre registre RGPD
Intégration avec vos outils métier
Infodeos configure votre scanner multifonctions pour s’intégrer directement avec les logiciels métiers des professions réglementées :
- Avocats : Secib, Jarvis, Kleos, Logikey, Diapaz
- Notaires : Genapi, Fiducial Notaire, Inot
- Experts-comptables : Cegid Expert, ACD, Quadra, Sage Production
- Architectes : Abvent, Archicad, Autodesk Revit (impression plans A3/A1)
Maintenance et intervention : une proximité qui se mesure
Infodeos est un opérateur local indépendant. Nous ne sous-traitons pas notre maintenance à un call center externalisé : nos techniciens sont basés à Saint-Denis, à moins de 15 minutes des tours de La Défense et à moins de 25 minutes de la plupart des cabinets parisiens.
Nos engagements contractuels
Questions fréquentes
Combien coûte la location d’un photocopieur pour un cabinet d’avocats ?
La location d’un photocopieur professionnel pour un cabinet d’avocats de 5 à 15 collaborateurs coûte généralement entre 90 € et 220 € HT par mois, tout inclus (matériel, maintenance, consommables, intervention, formation). Le tarif dépend du volume mensuel, de la vitesse d’impression (20 à 45 pages minute) et des options de sécurité retenues. Le contrat dure en moyenne 48 à 60 mois.
Le photocopieur est-il compatible avec mon logiciel de gestion de cabinet (Secib, Kleos, Genapi…) ?
Oui, les photocopieurs multifonctions professionnels que nous installons sont compatibles avec les principaux logiciels métier des professions réglementées (Secib, Jarvis, Kleos, Logikey, Diapaz pour les avocats ; Genapi, Fiducial Notaire, Inot pour les notaires ; Cegid, ACD, Quadra, Sage pour les experts-comptables). L’intégration consiste à paramétrer la numérisation pour envoyer directement les pièces scannées dans la fiche client ou le dossier correspondant.
Comment garantissez-vous la confidentialité des documents imprimés ?
Trois dispositifs complémentaires : (1) authentification par badge ou code personnel avant impression (pull-printing), pour qu’aucun document ne sorte en l’absence de l’utilisateur ; (2) chiffrement du disque dur interne et effacement automatique après chaque tâche d’impression ; (3) chiffrement TLS des flux de numérisation vers votre GED ou votre serveur. Un registre des traitements RGPD et un contrat de sous-traitance vous sont remis à l’installation.
Intervenez-vous dans toute l’Île-de-France ou uniquement à Paris ?
Nous intervenons dans toute l’Île-de-France, avec un engagement de délai différencié : moins de 4 heures ouvrées à Paris (75), dans les Hauts-de-Seine (92) et en Seine-Saint-Denis (93) ; moins de 24 heures ouvrées dans le Val-de-Marne (94), le Val-d’Oise (95), l’Essonne (91), les Yvelines (78) et la Seine-et-Marne (77). Nos équipes connaissent les procédures d’accès aux principales tours de La Défense et aux immeubles sécurisés du quartier central des affaires parisien.
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