Centralisation unique des documents, danger ou réelle opportunité ?
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Avec la multiplication des procédures administratives et des échanges de capitaux et d’informations, les entreprises se doivent de produire et de gérer au quotidien une énorme quantité de documents. Cette activité peut cependant engendrer une perte de temps non-négligeable en cas de désordre administratif, donc une déficience conséquente sur l’économie interne, c’est pourquoi la centralisation unique des documents, malgré les failles qu’elle présente, s’avère être une opportunité pour les entreprises voulant gagner en productivité et en efficacité.
La centralisation unique, qui consiste à centraliser en un seul point tous les documents qu’ils soient sur papier ou en version numérique, permet un gain de temps. La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution permettant de stocker dans un lieu unique, une énorme quantité de documents. En plus du gain de place grâce à la réduction d’utilisation d’archives papier, le gain de temps se fait grâce à la possibilité d’accéder instantanément à l’intégralité des documents pour les utilisateurs. Cet atout est essentiel en Europe car d’après une étude, les collaborateurs au sein d’une entreprise passent beaucoup de temps à la recherche de documents. Dans de nombreuses organisations, un employé peut même consacrer jusqu’à 140 heures par an à chercher des documents mal classés ou perdus. Avec des logiciels de GED, les documents sont indexés et classés dans un lieu unique, ce qui évite le désordre et la dispersion des archives ainsi que la recherche chronophage. La recherche de documents est en effet optimisée par la mise en place d’un système de mots-clés associés à une nomenclature de classification des documents. Pour aller plus loin que le simple classement, mieux vaut automatiser la circulation des documents via un véritable workflow.
Pour les collaborateurs en mobilité, la GED permet d’éviter la perte de temps accrue par la possibilité d’accéder à la base de données à partir de n’importe quel support: tablette, smartphone ou ordinateur et n’importe où, notamment à domicile, ce qui améliore largement la collaboration. Le travail d’équipe est avantagé par les systèmes de centralisation unique de documents, grâce à une vision globale d’un même et unique document pour tous, qui peut aussi être facilement redistribué à tous, sans possibilité de créer des doublons, car les archives sont régulièrement mises à jour et aussi rigoureusement tracées. La circulation et le traitement de l’information sont par conséquent fluidifiés, le plan organisationnel de l’entreprise s’en trouve donc largement aidé.
Amélioration sur le plan organisationnel veut aussi dire diminution des frais de production. Effectivement, le gain de temps vu précédemment réduit considérablement le nombre d’heures non-productives des collaborateurs. En outre, l’utilisation de papier pour les archives s’en trouve aussi diminuée car la GED offre un seul exemplaire dématérialisé pour tous sur la base de données, ce qui a de bonnes conséquences sur la politique de développement durable. Enfin, grâce à son hébergement sur un cloud, la GED évite l’utilisation d’un disque dur ou d’un ordinateur pour le stockage et en plus possède un système de droits d’accès qui change selon les utilisateurs et le type de document en question. Cela permet d’éviter les catastrophes comme la perte totale des données circulantes de l’entreprise.
Malgré tout, comme toute innovation, la centralisation unique a ses failles.
Premièrement, il est important de garder en tête que même si les données sont dématérialisées et centralisées, elles se trouvent toujours sur un support physique, que ce soit disque dur, CD-ROM ou serveur. Avec les avancées technologiques qui se font de plus en plus rapidement de nos jours, ces données doivent être transférées vers des lieux de stockage plus récents, surtout si les anciens deviennent obsolètes, et ce transfert constitue un risque accru de perte de données. Un Data Center qui subit une catastrophe peut poser un grave problème, par exemple.
Le système de centralisation de données en ligne pose également un problème, car il est conditionné par un réseau, donc une absence de connexion internet ou d’un autre système de partage des données rend les documents inaccessibles. L’utilisation de la GED se fait donc sur intranet ou extranet.
Une bonne partie des informations stockées sur la base de données est très confidentielle et vitale pour le bon fonctionnement d’une entreprise. La sécurité ne doit donc laisser aucune brèche apparente, sous peine de courir à la catastrophe. La sécurité du contenu peut engendrer des frais supplémentaires car pour une signature électronique garantissant l’authenticité d’un document, il faut louer les services d’un tiers de confiance. Les coûts d’installation d’une GED peuvent peser lourd sur les dépenses d’une société, surtout lorsqu’il s’agit de sécurité. Le cloud computing reste risqué actuellement, certaines entreprises ont subi une cyber-attaque à cause d’une brèche dans leur système de sécurité sur les serveurs qui hébergent leurs solutions cloud, et ceci a permis à des hackers de s’approprier les informations confidentielles de leurs clients.
Les solutions de centralisation unique s’occupent de données confidentielles et d’importance capitale pour le bon fonctionnement des entreprises, leur fiabilité et leur efficacité sont donc mises en jeu, dans un monde numérique où les problèmes se multiplient et peuvent arriver de partout. Malgré ses failles, la centralisation reste un atout important de la gestion des documents, mais dans tous les cas, rien n’est sans risque, le mieux serait d’avoir une bonne connaissance du système utilisé en contactant les prestataires de ces solutions à propos de la sécurité de l’archivage.
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