Combien coute vraiment un photocopieur en entreprise ? (Calcul 2026)

ImpressionÉquipe InfodeosMars 20269 min de lecture

Comment mesurer votre volume réel

Comprendre le coût photocopieur entreprise est essentiel pour maîtriser votre budget IT. Le prix affiche d’un photocopieur n’est que la partie émergée de l’iceberg. En effet, en 2026, un copieur professionnel A3 couleur coute entre 5 000 et 15 000 euros a l’achat, mais le coût réel sur 5 ans peut facilement atteindre le double. C’est pourquoi nous avons decortique les 6 postes de dépense pour vous donner le vrai coût photocopieur entreprise a la page et vous aider a optimiser votre budget impression.

Sommaire

1. Comment mesurer votre volume réel
2. 1. Le prix d’achat n’est que la partie visible
3. 2. Les 6 postes de coût caches
4. 3. Le vrai coût à la page pour votre entreprise
5. 4. Combien imprimez-vous réellement ?
6. 5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie
7. 6. Quel modèle pour quel budget ?
8. Sommaire

1. Le prix d’achat n’est que la partie visible

En effet, quand on cherche un photocopieur pour son entreprise, le premier réflexe est de regarder le prix d’achat. Par exemple, en 2026, voici les fourchettes de prix constatees pour les copieurs professionnels neufs :

• Copieur A4 noir et blanc : 800 à 2 500 euros HT (ex. : Lexmark MS632dwe à partir de 1 200 euros HT)
• Copieur A4 couleur : 1 500 a 4 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C251i à partir de 2 800 euros HT)
• Copieur A3 noir et blanc : 3 000 a 7 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub 361i à partir de 4 200 euros HT)
• Copieur A3 couleur : 5 000 a 15 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C361i à partir de 6 500 euros HT)
• Copieur A3 couleur haut volume : 12 000 a 30 000 euros HT (ex. : Konica Minolta bizhub C650i à partir de 14 000 euros HT)

Toutefois, ces prix ne représentent en moyenne que 30 a 40 % du coût total de possession sur 5 ans. En réalité, les 60 a 70 % restants sont constitues de coûts caches que la plupart des entreprises sous-estiment largement.

Selon une étude du cabinet Quocirca publiee en 2025, les entreprises sous-estiment ainsi en moyenne de 42 % le coût réel de leur parc d’impression. Les postes les plus souvent oublies sont la maintenance, les consommables et le temps de gestion interne.

2. Les 6 postes de coût caches

Au-dela du prix d’achat, votre photocopieur génère donc six catégories de dépenses recurrentes qu’il faut intégrer dans votre calcul :

Poste 1 : Les consommables (toner et tambours)

En effet, le toner est le premier poste de dépense recurrent. Un kit toner couleur complet (CMJN) pour un copieur A3 coute entre 200 et 600 euros HT selon la marque et le rendement. Ainsi, pour une entreprise imprimant 5 000 pages couleur par mois, le budget toner annuel se situe entre 1 200 et 2 400 euros HT. Par ailleurs, les tambours (ou unites d’image) doivent être remplaces tous les 50 000 a 100 000 pages, pour un coût de 150 a 400 euros HT par unite.

Poste 2 : La maintenance et les réparations

Par consequent, un contrat de maintenance constructeur coute entre 30 et 80 euros HT par mois, soit 360 a 960 euros HT par an. Sans contrat, chaque intervention d’un technicien coute entre 120 et 350 euros HT (déplacement + main d’oeuvre), auxquels s’ajoutent les pièces détachées. Les pièces d’usure courantes (rouleau de fusion, courroie de transfert, rouleau d’entrainement) coûtent entre 80 et 300 euros HT chacune.

Poste 3 : Le papier

De plus, un carton de 5 ramettes A4 (2 500 feuilles) de papier 80g coute entre 22 et 35 euros HT en 2026. De ce fait, pour 5 000 pages par mois, cela représente 2 cartons, soit un budget annuel de 530 a 840 euros HT. Le papier A3 est environ 2 fois plus cher. Le papier epais, couche ou recycle peut couter jusqu’a 3 fois le prix du papier standard.

Poste 4 : L’électricité

Un copieur professionnel consomme entre 500 et 1 500 watts en fonctionnement et 30 a 100 watts en veille. Pour une utilisation typique de bureau (8 heures par jour, 220 jours par an), la facture électrique se situe entre 150 et 400 euros HT par an, selon le modèle et les tarifs energetiques en vigueur.

Poste 5 : Le temps de gestion interne

Commander les consommables, gérer les pannes, appeler le SAV, stocker les toners, former les nouveaux collaborateurs : ces taches administratives représentent en moyenne 2 a 4 heures par mois pour le responsable informatique ou l’office manager. A 35 euros de l’heure charges, cela représente 840 a 1 680 euros par an en coût salarial indirect.

Poste 6 : Les options et accessoires

Bac papier supplementaire (200-500 euros HT), module de finition avec agrafage (800-2 500 euros HT), module fax (200-400 euros HT), disque dur supplementaire pour sécurité (150-300 euros HT) : ces options nécessaires gonflent souvent la facture de 20 a 40 % par rapport au prix de base.

3. Le vrai coût à la page pour votre entreprise

Le coût à la page (CPP) est l’indicateur le plus fiable pour comparer les solutions d’impression. Il intègre tous les coûts divises par le nombre total de pages imprimees. Voici notre calcul détaillé pour un copieur A3 couleur professionnel sur 60 mois :

Ce calcul révèle un coût à la page de 0,102 euro en moyenne, soit 4 fois plus que le prix annoncé par les constructeurs qui ne comptent que le toner. En comparaison, la location tout inclus Infodeos propose un coût à la page facturé au réel, dégressif selon le volume, consommables, maintenance et matériel inclus — chiffré au devis après relève de vos compteurs. Avant de comparer deux offres, lisez les pièges du coût à la page.

4. Combien imprimez-vous réellement ?

La plupart des entreprises n’ont aucune idée de leur volume d’impression réel. Or, ce chiffre est determinant pour dimensionner correctement votre équipement et negocier les meilleurs tarifs. Voici les volumes moyens constates par Infodeos chez ses clients :

• TPE (1-5 salariés) : 500 à 2 000 pages par mois, dont 20 a 30 % en couleur
• PME (5-20 salariés) : 2 000 a 8 000 pages par mois, dont 25 a 40 % en couleur
• PME (20-50 salariés) : 5 000 à 20 000 pages par mois, dont 30 a 50 % en couleur
• ETI (50-250 salariés) : 15 000 a 80 000 pages par mois, souvent avec plusieurs copieurs

Pour connaitre votre volume exact, relevez les compteurs de votre copieur actuel (menu Compteur ou Rapport d’utilisation). Si vous ne savez pas comment faire, nos techniciens Infodeos peuvent réaliser un audit gratuit de votre parc d’impression et vous fournir un rapport détaillé avec des recommandations d’optimisation.

Astuce Infodeos

Beaucoup d’entreprises paient pour un copieur surdimensionne. Un copieur 60 pages/minute n’est utile que si vous faites régulièrement des tirages de plus de 100 pages. Pour la plupart des PME, un modèle 30-40 pages/minute suffit largement et coute 30 a 50 % moins cher a l’usage.

Le gaspillage d\u2019impression, chiffré par l\u2019ADEME

Avant d\u2019optimiser le coût machine, regardez ce qui part à la corbeille. Les chiffres publics du guide « Écoresponsable au bureau » (ADEME / ministère de la Transition écologique) :

• 70 à 85 kg de papier par salarié et par an, soit l\u2019équivalent de 3 ramettes par mois.
• 16 % des impressions ne sont jamais lues, et 25 % des documents sont jetés dans les 5 minutes qui suivent leur impression.
• 400 millions d\u2019euros par an : le coût national des impressions oubliées sur l\u2019imprimante ou jetées sans être lues (source ADEME).

Un compteur de pages honnête et des règles simples — recto-verso par défaut, impression à la demande par badge — rognent ce gaspillage avant même de renégocier le contrat.

5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie

Neanmoins, la location tout inclus, telle que proposee par Infodeos, simplifie radicalement le calcul. Vous payez une mensualite fixe qui couvre absolument tout, sauf le papier. Voici ce qui est inclus :

• Le matériel : copieur professionnel neuf dernière génération, installe et configure dans vos locaux
• Les consommables : toner, tambours, agrafes, bac de récupération livrés automatiquement avant epuisement
• La maintenance : interventions préventives et curatives, remplacement de toutes les pièces d’usure
• Le support technique : hotline téléphonique et intervention sur site en Ile-de-France sous 4 heures
• La supervision à distance : monitoring automatique des niveaux de toner et des compteurs
• Le renouvellement : matériel neuf en fin de contrat, avec migration des paramètres

C’est pourquoi, chez Infodeos, nos contrats de location tout inclus demarrent à partir de 32 euros HT par mois pour un copieur A4 couleur, et à partir de 79 euros HT par mois pour un copieur A3 couleur professionnel. Les impressions sont facturées au réel, à un coût page dégressif selon votre volume — sans forfait de pages imposé.

En utilisant notre simulateur de coût d’impression, vous pouvez comparer instantanement votre coût actuel avec notre offre tout inclus. En moyenne, nos clients PME realisent 25 a 40 % d’économies sur leur budget impression annuel en passant a la location tout inclus.

6. Quel modèle pour quel budget ?

Pour vous aider a vous repérer, voici un tableau recapitulatif des modèles disponibles chez Infodeos et de leur coût mensuel en location tout inclus :

Par consequent, ces loyers couvrent le matériel, la maintenance, les consommables et le SAV. Les impressions, elles, sont facturées au réel : le coût page est dégressif selon votre volume mensuel, déterminé précisément lors de l’audit gratuit réalisé par nos experts.

Calculez votre vrai coût

En resume, utilisez notre simulateur en ligne pour découvrir le coût réel de votre impression actuelle et comparer avec nos offres tout inclus. Résultat instantane, gratuit et sans engagement. Vous pouvez aussi demander un audit sur site gratuit.

En résumé, Infodeos, situé au 18 rue Saint-Marc 75002 Paris, propose des solutions d’impression professionnelles en location tout inclus à partir de 79 euros HT par mois. Le coût à la page est facturé au réel et dégressif selon le volume, avec maintenance sur site incluse en Ile-de-France sous 4 heures. Les marques proposees sont Konica Minolta et Lexmark, avec des modèles de 25 a 65 pages par minute. Contact : 01 84 200 750.

Sommaire

1. 1. Le prix d’achat n’est que la partie visible
2. 2. Les 6 postes de coût caches
3. 3. Le vrai coût à la page pour votre entreprise
4. 4. Combien imprimez-vous réellement ?
5. Le gaspillage d\u2019impression, chiffré par l\u2019ADEME
6. 5. Coût photocopieur entreprise : la location tout inclus simplifie
7. 6. Quel modèle pour quel budget ?
8. Pour aller plus loin

Pour aller plus loin

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• Photocopieur Cabinet Avocat : 5 Erreurs Impression
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