Faut-il acheter ou louer son photocopieur ?

Chacun a son avis sur la question. Certains diront qu’il est préférable de louer un photocopieur, d’autres affirmeront qu’il est mieux d’en acheter un. Cependant, il n’y a pas de réponse universelle à cette question. Chaque entreprise, selon son cas va prendre la décision qui lui convient. Cet article présente les éléments à prendre en compte afin de réaliser le bon choix.

Les solutions se présentant aux entreprises :

L’acquisition du photocopieur implique un grand investissement. Cela signifie que la somme à payer est disponible de suite. Un matériel neuf permet une indépendance financière totale. Il y a aussi moins de risque d’endommagement durant le temps de garantie. Cependant, il est nécessaire de prendre en considération la durée de vie de l’appareil ainsi que le coût de la maintenance surtout après la fin de la garantie. L’achat ne permet pas une évolution facile avec les nouvelles technologies.

La location engage de débourser une somme tous les mois (ou les trois mois) durant la durée du contrat. A la fin de ce dernier, le produit est remplacé par un photocopieur neuf. Ainsi, l’entreprise possède un appareil dernier cri à chaque nouveau contrat. L’entreprise signe souvent un contrat de maintenance (elle peut aussi le faire lors de l’achat). Elle n’aura donc plus besoin d’engager un technicien pour s’en charger. Certains contrats sont accompagnés d’une définition de consommation. Si la société ne respecte pas le seuil établi, elle peut être contrainte à payer la différence au prestataire de location. Si pour une raison ou pour une autre, elle décide de rompre l’accord de manière prématurée, elle devra en subir les frais.

Evaluer les besoins de l’entreprise :

Après avoir réalisé un tour d’horizon des avantages et des inconvénients de chaque solution, il est nécessaire que l’entreprise évalue ses besoins. Il faut d’abord parcourir les offres du marché et définir le photocopieur adéquat aux exigences du travail. Il faut, par exemple, prendre en considération le nombre de copie nécessaire à la minute, la qualité des copies, le type de papier utilisé etc. Ensuite, il faut voir le prix de l’appareil. Par rapport à sa durée de vie, il est possible de faire un calcul du montant total à verser. D’une part, il faut prendre en considération, le prix d’achat, le taux d’intérêt à payer à la banque pour un prêt ainsi que le coût approximatif et total de la maintenance de la machine. En effet, un prêt peut être envisagé si la société ne possède pas d’emblée la somme nécessaire à l’achat du matériel. D’autre part, il faut calculer le prix total à débourser pour une location ayant la même durée que la durée de vie du produit. A partir de là, l’entreprise peut avoir une vue d’ensemble de la somme qu’elle va débourser au final. Néanmoins, la décision va également dépendre d’autres paramètres. Par exemple, si l’entreprise veut planifier son budget et profiter des nouvelles technologies, il est préférable de louer un photocopieur. Sinon, il vaut mieux acheter. En effet, dans les deux cas, le coût de la maintenance est la même si l’entreprise signe un contrat.

Pour les entreprises qui ne veulent pas investir une importante somme d’argent dans l’achat mais qui veulent tout de même posséder le produit, il est possible d’effectuer un mixte entre l’acquisition et la location de l’appareil. En effet, elles peuvent choisir un crédit-bail. C’est-à-dire une location puis une possibilité de rachat a posteriori.

Les précautions à prendre :

Les contrats de locations doivent être étudiés minutieusement. En effet, Il faut voir s’ils contiennent l’approvisionnement ou non des consommables ainsi que la possibilité de remplacement du photocopieur si celui-ci ne correspond plus aux besoins. Il est préférable de ne pas s’engager pour une durée supérieure à quatre ans, car, l’entreprise pourra pleinement profiter des appareils à la pointe de la technologie et pourra renégocier son contrat à temps.

Ainsi, selon les besoins, l’entreprise achètera ou louera un photocopieur. Cependant, avant de prendre une décision qui pourrait être stratégique, il est nécessaire de peser le pour et le contre vis-à-vis des besoins, des préférences et des coûts. En effet, chaque solution présente des avantages et des inconvénients. Une acquisition est moins souple qu’une location pour ce qui est de profiter des dernières technologies. Cependant, elle peut revenir moins chère au final. Il faut également bien étudier les contrats à signer.

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