Les appels intersites, la solution pour les lieux de travail à distance ?

L’entreprise peut posséder plusieurs lieux de travail pour diverses raisons. Elle peut choisir de bâtir d’autres sites en raison d’un élargissement de son activité vers d’autres lieux. Certaines choisissent de séparer les centres de ventes des centres de décision. Néanmoins, les problèmes de communication peuvent survenir dans ces cas. Les appels intersites constituent le moyen de résoudre les problèmes que rencontrent les entreprises possédant des filiales.

Problèmes des entreprises possédant des lieux de travail à distance

Il existe évidemment des différences entre une entreprise qui ne possède qu’un lieu de travail et une autre qui s’établit sur plusieurs sites. La distance entre chaque bâtiment engendre parfois plus de dépenses pour les approvisionnements physiques de matériels ou pour des échanges physiques de biens. Quant à la communication, il peut exister des barrières de langues et de fuseaux horaires pour les entreprises internationales.

L’importance d’une bonne communication

Une bonne communication garantit le bon fonctionnement de l’entreprise. Toutes les filiales concernées doivent posséder les dernières mises à jour de sécurité. Elles doivent également connaître les dernières normes sur les produits. Lorsque surviennent les difficultés, les responsables doivent être joignables et disponibles. Un défaut de communication peut engendrer de graves problèmes et d’importantes pertes financières. Un employé bien informé et bien formé est un employé qui s’épanouit dans son travail. Or, cela lui permet de produire plus et mieux. Une bonne communication permet également de faire face à la concurrence qui devient de plus en plus nombreuse. En effet, elle permet à  l’entreprise de rester compétitive puisqu’elle lui permet de fonctionner continuellement.

Les appels intersites sont-ils la solution ?

Les appels intersites constituent une grande partie des moyens de communication entre bâtiments distants. Les coûts de communication étant élevés, la téléphonie IP (téléphonie se servant du réseau internet) ou VoIP est une solution à privilégier. Cependant, si le lieu se trouve sur un site qui ne possède pas de réseau internet de bonne qualité (débit d’échange de données très bas, réseaux instables, etc.), il est toujours utile d’avoir une solution de rechange. Dans ce cas, l’entreprise devra évaluer la nécessité d’installer une ligne traditionnelle, par exemple, en même temps que la téléphonie IP. Dans certains cas, seule la ligne téléphonique traditionnelle sera nécessaire.

Grâce aux nouvelles technologies, il est maintenant possible d’organiser une réunion par vidéoconférence facilitant ainsi les échanges d’idées. L’entreprise doit établir une langue de communication que tous les employés (ou au moins les responsables) doivent apprendre et connaître afin de briser les barrières linguistiques.

Ces dispositions offrent d’importants gains de temps et d’argent. En effet, si une réunion ne nécessite pas de déplacement, l’entreprise n’aura pas à payer les frais de transport et de séjour de son employé. Il existe néanmoins des cas où un déplacement physique est inévitable. En effet, tout ne peut pas se faire par téléphone.

Chaque bureau et toute personne à joindre doivent posséder un terminal téléphonique (poste fixe et portable) pour que celui-ci devienne vraiment un outil utile et pratique. Les coûts d’investissement sur les installations peuvent être élevés. L’entreprise doit bien évaluer ses besoins pour que l’investissement soit rentable.

D’autres moyens de communiquer

Toute la communication ne se base pas uniquement sur les appels. Il existe d’autres moyens de joindre les sites éloignés comme le courriel, les logiciels de travail collaboratif, etc. Certains paquets ne pourront être échangés que par un déplacement physique comme dans le cas d’une entreprise fille qui dépend financièrement et totalement de son entreprise mère. En effet, lorsque des réparations sont nécessaires sur un matériel, les pièces commandées par l’entreprise mère doivent être livrées physiquement. Cependant, là encore, les appels sont indispensables pour informer les responsables de façon urgente. Par la suite, les papiers utiles pourront être faxés ou scannés et envoyés par e-mail.

Ainsi, les appels intersites représentent une grande partie du moyen de communication entre les lieux de travail éloignés. Plusieurs solutions sont actuellement disponibles sur le marché pour réduire les coûts d’appel. Si vous avez besoin de plus d’informations concernant les appels intersites et les autres solutions de communication pour les lieux de travail à distance, contactez Infodeos.