Comment faire évoluer son contrat de location photocopieur ?
Après estimation des coûts et des besoins, l’entreprise peut décider de louer son photocopieur directement auprès des constructeurs ou auprès des distributeurs agréés. Cependant, la question d’évolution du contrat de location reste un souci à régler et à ne pas considérer à la légère. En effet, il peut arriver que le matériel acquis ne soit plus approprié aux besoins ou que dans certaines conditions, celui-ci, ne soit plus adéquate à la situation de l’entreprise.
Les contrats de location :
Tout d’abord, comment un contrat de location fonctionne dans la majorité des cas. Pour la location financière, il n’y a pas d’option d’achat du matériel. Le contrat inclut le loyer, la durée de financement et la périodicité de paiement du loyer. Cette dernière peut être mensuelle ou trimestrielle. Plus la durée de financement est longue, moins le loyer est cher. Cependant, il faut se méfier des contrats qui durent plus de trois ans car si la société de location ne propose pas une meilleure offre avant la fin du contrat (même si elle le fait en général), l’entreprise se retrouvera avec un matériel obsolète difficile à entretenir. De plus, elle ne bénéficiera pas des avantages des équipements à la pointe de la technologie. Or, un des principaux intérêts d’une location est l’utilisation d’appareils récents et performants.
Le contrat de maintenance est un autre contrat à part entière. Il s’agit de conclure, pour une période déterminée à l’avance, les conditions de maintenance du produit. Il inclut la main-d’œuvre, les déplacements des techniciens, les pièces détachées à remplacer lors des pannes et les consommables (sauf les papiers et les agrafes). Il peut également renfermer le coût des copies, les frais d’envoi, ainsi que les autres frais possibles.
Ce qu’il faut prendre en compte et éviter pour faire évoluer le contrat :
La reconsidération du contrat peut être due à une constatation d’un matériel inapproprié. En effet, il se peut que, une fois fourni, l’équipement ne corresponde pas aux besoins réels ou à l’attente de l’entreprise. Certains changements internes (fusion de département, augmentation ou diminution du personnel, changement des méthodes de travail, etc.) peuvent également avoir un effet direct sur l’utilisation des photocopieurs, amenant l’entreprise à modifier le contrat de location. Il est également possible que le forfait à payer pour la maintenance ne corresponde pas à la valeur réelle consommée par l’entreprise.
Cependant, il est nécessaire de comprendre en amont, qu’il n’est pas certain que les termes du contrat de location ne conviennent plus. La perspective d’évolution du contrat commence avant la signature. En effet, il faut s’assurer de signer un contrat dit « évolutif ». Dans ce cas, le matériel peut être changé avant la fin de l’accord. Néanmoins, l’entreprise devra payer, en plus du financement de la nouvelle machine, le solde de son ancien matériel. Pour résilier le contrat, il y a obligation de respect des délais de préavis (trois ou six mois selon contrat). Il faut donc s’assurer que le contrat en contient un.
Il est aussi possible de signer un avenant sur le contrat de location évolutive en cours afin de se procurer un nouveau photocopieur. Quoi qu’il en soit, avant de conclure il faut se renseigner auprès du prestataire choisi sur les possibilités d’évolution pour ne pas se retrouver avec de mauvaises surprises. Il ne faut jamais accepter un rachat de contrat sauf si l’appareil est totalement inutilisable.
Quant au contrat de maintenance, il est en général, renouvelable tous les ans ce qui permet une évolution facile. Cependant, il est important de se renseigner sur la société garantissant la maintenance car certaines petites entreprises peuvent disparaître. Il faut donc s’assurer d’être toujours suivi durant la durée du contrat.
Ainsi, pour faire évoluer le contrat de location d’un photocopieur, il faut d’abord signer un contrat évolutif. Le renouvellement du matériel ainsi que la résiliation de contrat (préavis qu’il faut respecter) doivent être envisageables. Ensuite, il faut négocier les changements à exiger avec son prestataire. Comme les coûts sont calculés à l’avance, lors d’un changement de matériel avant la date prévu à cet effet, le loyer à payer sera réévalué. Cependant, l’entreprise devra payer la nouvelle machine et l’ancienne. Le contrat de maintenance est en général renouvelable tous les ans, facilitant ainsi son évolution.
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