Comment fonctionne un contrat de location pour photocopieur ?
Si vous êtes un professionnel, vous disposez de plusieurs façons de disposer d’un photocopieur dans votre entreprise. Vous pouvez soit l’acheter, soit le louer. Cependant, comment fonctionne un contrat de location ? Quels sont les pièges à éviter si vous souhaitez louer un photocopieur ? Infodeos vous éclaire.
En quoi consiste le contrat de location d’un photocopieur
La location d’un photocopieur est le mode le plus couramment utilisé par les professionnels lorsqu’ils souhaitent équiper leur bureau. Il existe des avantages et des inconvénients à louer un photocopieur. Vous pouvez d’ailleurs les consulter dans cet article.
Cependant, il est devenu indispensable, de nos jours, de posséder une imprimante et un photocopieur dans l’enceinte de locaux professionnels.
Bien souvent, les sociétés se tournent vers un contrat de location photocopieur dans le but de mensualiser les frais, mais aussi de disposer de matériel performant et récent. En effet, la location de photocopieur et/ou imprimante professionnelle, signifie faire l’acquisition du matériel sur une durée limitée. Il s’agit d’un bail locatif signé par toutes les parties.
Ses principales caractéristiques sont :
- Durée de validité comprise entre 36 et 60 mois,
- L’entreprise n’est pas propriétaire du matériel qui a été installé dans ses locaux,
- Tout comme un bail de location dans l’immobilier, elle peut s’en servir pendant la durée du contrat de location et doit le restituer au-delà de la période de validité.
Cette solution est choisie par de nombreuses entreprises car cela leur évite d’engager des sommes importantes dès le départ. Les TPE ou micro-entreprises ne peuvent souvent pas se permettre de débourser des sommes importantes dès le début.
À la fin de la période d’engagement, l’entreprise restitue l’imprimante et peut alors opter pour un nouveau contrat de location.
Grâce à la location, les sociétés ont plus de facilités pour disposer de matériel dernière génération dans ses locaux.
Ce qui signifie également un gain de temps considérable (vitesse d’impression).
Attention : ne pas confondre le contrat de location d’un photocopieur avec un crédit-bail.
Avec le contrat de location, l’entreprise ne peut pas racheter le matériel à sa valeur résiduelle à la fin du contrat.
Cependant, le contrat de location offre l’opportunité de personnaliser des options telles que la maintenance de l’appareil, ou encore les fournitures.
Il est également fréquent que les contrats de location incluent le service de support technique lors des interventions.
Quels sont les pièges à éviter lorsqu’on loue un photocopieur
Comme pour toutes les signatures de contrat et engagements financiers, il est important de faire attention pour éviter les pièges lorsqu’on loue un photocopieur.
Aussi, la première chose qu’il faut vérifier porte sur la maintenance et le service.
- Vérifiez ce qui est compris dans le service de dépannage : la main d’œuvre, les déplacements, les pièces détachées et les consommables hors papier et agrafes, etc. Pensez donc à vérifier que la durée du contrat de location est égale à la durée du service de maintenance. L’entretien d’un copieur est important.
- Consultez les annexes des contrats si un prix/copie est stipulé. Le prix peut être variable en fonction des copies couleur ou noir et blanc. Dans certains contrats, un tarif mensuel, trimestriel, ou annuel sera stipulé.
Qu’est-ce que cela signifie ? Que votre forfait vous sera prélevé, que vous ayez atteint le nombre d’impressions ou pas !
- Vérifiez s’il y a des frais de résiliation (c’est majoritairement le cas). Et, à combien ils s’élèvent.
- Il est souvent possible de résilier les contrats avec 3 ou 6 mois de préavis. Si l’on oublie de résilier, il sera automatiquement reconduit pour 1 an.
- Comparez plusieurs devis. Lorsqu’un devis est (très) alléchant, attardez-vous sur les éventuels coûts supplémentaires (prix de la copie en supplément, etc).
- Vérifiez la durée exacte totale du financement qui jouera sur le montant mensuel du loyer et aux modalités de restitution
Et, dernière chose à laquelle vous devrez faire attention, et pas des moindres : prenez garde aux contrats dits “évolutifs”. Le commercial vous fait signer un contrat de location sur une durée déterminée. Puis, il revient vous consulter 1 ou 2 ans avant le terme du contrat.
Son but est de vous le faire renouveler en vous proposant un photocopieur plus performant, et plus adapté à vos nouveaux besoins.
Le client est très souvent tenté, et c’est une solution des commerciaux pour les fidéliser.
Mais en signant pour un nouveau contrat vous allez devoir finir de payer l’ancien, puis réglez le nouvel équipement à votre fournisseur.
Les coûts peuvent parfois s’avérer très élevés.
N’hésitez pas à nous contacter. Nous serons ravis de répondre à vos questions et de vous proposer différents devis s’adaptant à vos besoins.
Aussi, n’hésitez pas à consulter nos différentes gammes de photocopieurs et d’imprimantes. Vous en saurez plus sur nos produits !
