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Acheter ou louer un photocopieur professionnel ? Le vrai calcul sur 5 ans

On compare réellement : achat neuf, location longue durée, occasion. Tableaux chiffres, TCO sur 5 ans, et la conclusion qui surprend la moitie des PME qu’on rencontre.

Version 2026 enrichie disponible

Ce guide a été complètement réécrit avec calculatrice ROI, comparatif chiffré et règle de décision en 3 questions. Lire la version 2026 complète

Le verdict en une phrase

Pour 80 pour cent des PME 10 a 100 personnes, la location longue duree (LLD) est plus rentable que l’achat sur 5 ans, en tenant compte de la maintenance, des toners et du remplacement du materiel. Pour les 20 pour cent restants (volumes tres faibles, budget cash, vision tres long terme), l’achat peut faire sens.

Voici le calcul, avec les vrais chiffres terrain.

Comparatif chiffré sur 5 ans

Hypothèse : PME 20 personnes, photocopieur A3 couleur 30 ppm (equivalent bizhub C361i), volume 5 000 copies/mois.

Poste Achat neuf Location LLD 60 mois Occasion
Investissement initial 10 000 EUR HT 0 EUR 3 500 EUR HT
Toner et consommables (5 ans) 5 000-7 000 EUR Inclus 5 000-7 000 EUR
Maintenance, pieces, SAV (5 ans) 3 500-6 000 EUR Inclus 4 000-7 000 EUR
Remplacement materiel a 5 ans A votre charge Inclus (nouvelle machine) A votre charge
Total 5 ans (estimation) ~21 000 EUR HT ~6 000 EUR HT ~13 000 EUR HT

Sur 5 ans, la location LLD est environ 3 fois moins chère que l’achat neuf en cout total. Et 2 fois moins chere que l’occasion, qui cumule prix d’achat + risque de pannes plus frequentes.

Pour qui l’achat fait quand même sens

Volume tres faible

Moins de 1 000 copies/mois : l’achat d’un petit multifonction A4 a 500-800 EUR peut etre rentable sur 5 ans.

Trésorerie excédentaire

Si vous avez du cash dormant et un horizon 7+ ans, l’achat peut faire sens comptablement (amortissement long).

Usage atypique

Photocopieur en production graphique pro, modele specifique (AccurioPress), volume haut + besoin de garder le materiel longtemps.

Pour qui la location LLD est impérative

Si vous cochez 2 items ou plus, la location s’impose :

  • Volume entre 1 000 et 30 000 copies/mois
  • Photocopieur professionnel A3 ou multifonction avance
  • Vous voulez le SAV inclus avec intervention sous 4h
  • Vous preferez la charge mensuelle a l’investissement
  • Vous souhaitez un materiel a jour technologiquement tous les 3-5 ans
  • Le DAF prefere les charges deductibles aux immobilisations
  • Vous voulez eviter la gestion des consommables

Et l’occasion alors ?

L’occasion garde un certain interet sur 2 cas : un photocopieur pro recent (moins de 2 ans, sortie de location entreprise) a prix attractif, ou une machine d’appoint pour un site secondaire. A eviter absolument : les « occasions » de plus de 5 ans (compteur kilométrique déjà monstrueux), les rachats en bloc opaques, et les machines sans historique de maintenance.

Notre avis honnete sur l’occasion : si vous trouvez le bon plan a prix raisonnable, c’est valable. Mais on ne fait pas d’occasion chez Infodeos car le SAV devient un cauchemar a piloter (pieces detachees rares, garantie limitee). On prefere etre clair la-dessus.

Questions frequentes : acheter ou louer un photocopieur

Est-il plus rentable d’acheter ou de louer un photocopieur professionnel ?

Pour 80 pour cent des PME (10-100 personnes, volume 1 000-30 000 copies/mois), la location LLD est plus rentable sur 5 ans. Difference de cout total : 2 a 3 fois moins en location. L’achat ne devient interessant que sur des volumes tres faibles ou des cas atypiques.

Quels sont les avantages comptables de la location ?

Loyer 100 pour cent deductible en charge (vs immobilisation et amortissement sur 5-7 ans pour l’achat). Pas d’impact bilan, trésorerie préservée. C’est la raison principale pour laquelle 80 pour cent des cabinets d’avocats, EC et notaires preferent la location.

Que se passe-t-il en fin de location 60 mois ?

3 options : restitution sans frais caches, renouvellement avec machine neuve (la plupart des clients), ou rachat de la machine actuelle avec decote (env. 10-20 pour cent du prix neuf). A préciser dès la signature.

Peut-on louer un photocopieur d’occasion ?

Possible mais rare et non recommande. Le marche de la location est domine par les machines neuves (avec garantie etendue). Une « occasion en location » cache souvent des frais caches en maintenance.

Quel est le pire piege quand on achete un photocopieur ?

Sous-estimer le cout des consommables (toner couleur en particulier : 80-150 EUR la cartouche). Sur 5 ans, le toner peut depasser le prix d’achat de la machine. C’est ce que la location masque dans le forfait mensuel.

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Voir aussi : grille tarifaire location 2026, pieges contrat location, quelle durée de contrat choisir, et la page mere guide complet location photocopieur.

Rédigé par La rédaction Infodeos, experts IT, téléphonie et impressionDernière mise à jour : 11 septembre 2026

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Avis clients

Ce que disent les PME parisiennes.

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ELICA FORMATION
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Notre centre de formation a ouvert ses portes en début d'année 2026 et nous avons besoin de travailler avec des professionnels compétents et disponibles. Infodeos a répondu très rapidement à notre demande : la location d'un copieur Konica Minolta C308 reconditionné. La machine imprime nos supports de cours et tous nos documents administratifs tous les jours sans aucun soucis et la qualité couleur est très bonne. Le reconditionné nous a permis d'avoir un vrai copieur professionnel avec un loyer raisonnable. L'installation est très rapide et, le gros plus pour nous, une disponibilité sans faille d'Infodeos dès que l'on est face à une problématique. Nous recommandons.
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Aisha Guetta
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Très satisfaite d’Infodeos ! Je gère le parc d’impression de notre cabinet à Paris, réparti sur trois sites, et depuis la reprise du contrat, tout est beaucoup plus simple : toners livrés à temps, relevés de compteurs et facturation centralisés, interventions rapides et support à distance efficace. Le vrai plus : un interlocuteur unique qui connaît nos machines et nos différents sites, ce qui évite de devoir tout réexpliquer à chaque appel. Un service réactif et fiable, particulièrement appréciable quand on gère plusieurs adresses. Je recommande vivement Infodeos notamment aux PME parisiennes qui veulent arrêter de subir leur parc copieurs.
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catherine DUPEYRAT
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Depuis son ouverture en 2009, la société Infodeos représentée par Monsieur Édouard Kini intervient pour toutes nos solutions en informatique et téléphonie. Il allie compétences, réactivité et gentillesse. Il sait mettre en place des réseaux complexes avec installations d’ordinateurs multiples et leurs sauvegardes externes.il conseille également en matière de choix de tous équipements de bureautique )ordinateurs, téléphones, onduleurs et photocopieurs. Je le recommande vivement.
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En tant que responsable IT, je suis exigeant sur l'intégration réseau et la sécurité, et c'est souvent là que les prestataires copieurs décrochent. Avec Infodeos, rien à redire : VLAN respecté, scan vers nos partages SMB et vers la messagerie configurés proprement, antivirus embarqué sur les MFP, authentification par code utilisateur. Edouard parle le même langage que nous, et quand un point bloque, on a une réponse technique, pas un renvoi vers un centre d'appels. La supervision des consommables est automatique, je n'ai plus à y penser. Un prestataire qui fait gagner du temps à une équipe IT au lieu d'en consommer.
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Laure Chopelin _Form_EAE
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Nous avons confié à Infodeos le renouvellement de notre parc d'impression : 6 copieurs multifonctions Konica Minolta bizhub Lexmark et un traceur CANON grand format, répartis sur nos 5 sites parisiens. Le déploiement a été parfaitement coordonné : livraison, installation, configuration réseau et scan vers nos dossiers partagés, tout était opérationnel sans interrompre l'activité de nos équipes. Edouard a pris le temps d'analyser nos volumes et nos usages sur chaque site pour dimensionner les machines au plus juste, notamment pour les plans en grand format. Interlocuteur unique, suivi réactif, maintenance et consommables gérés automatiquement : on ne s'occupe plus de rien. Un prestataire sérieux que nous recommandons pour la location et la maintenance de copieurs à Paris. Laure
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RESEAU NET
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Un service irréprochable ! Nous avons fait appel à cette entreprise suite à un problème urgent avec notre imprimante. Ils se sont déplacés dans la journée et ont fait preuve d’une grande réactivité et d’une réelle écoute. Nous sommes pleinement satisfaits de leur intervention et les recommandons sans hésitation. Une équipe sérieuse, réactive et efficace ! Merci encore pour votre professionnalisme.
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Lyana Pyanee
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Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.
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Flo Mattiuz
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que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.
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Gabriel Mathieu
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Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine
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