Sécurisation des impressions des documents sensibles ?
Comment sécuriser les impressions de documents sensibles en entreprise ? Bonnes pratiques, solutions et conseils pour protéger vos données.
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On parle souvent de sécuriser les données numériques dans les parcs informatiques. Cependant, la sécurisation des impressions des documents sensibles est tout aussi importante. Quelles sont les méthodes à adopter pour assurer la confidentialité de ces documents ?
L’importance de la sécurisation des impressions des documents sensibles
Un document sensible peut être une fiche de paie, d’un licenciement, d’un état financier de l’entreprise, etc. Tout ce que le grand public n’est pas en droit de connaître doit rester confidentiel. Or, ces documents peuvent rester secrets à l’état numérique mais être divulgués après impression s’ils ont été par exemple oubliés sur le bac de la multifonction par celui qui les a imprimés. Tout d’abord, cela est important car il est primordial de respecter les informations privées des clients et des salariés afin d’éviter des poursuites judiciaires, de perdre des contrats importants et donc des opportunités financières. Certaines informations peuvent, si elles tombent entre de mauvaises mains, gravement nuire à l’entreprise. En effet, elles peuvent servir à la concurrence. Certains documents peuvent aussi révéler les points faibles de l’entreprise et causer des dégâts importants dans le bon fonctionnement de cette dernière. Quoi qu’il en soit, il vaut mieux mettre en place un système de sécurité plutôt que de régler difficilement les problèmes qui résultent d’un document non géré.
La sécurisation commence par la prise de conscience de l’entreprise
Pour lutter contre le problème, l’entreprise doit tout d’abord être consciente de son importance. Plusieurs responsables pensent qu’il suffit de faire appel à la conscience professionnelle de son personnel pour éviter les fuites d’informations. Malheureusement, tout le monde n’est pas digne de confiance et cela ne permet pas de contrôler ce que les employés peuvent divulguer au cours de leur discussion et les documents qu’ils égarent par mégarde. Que la divulgation soit intentionnelle ou pas, elle peut avoir lieu. Il faut donc commencer par inscrire une clause de confidentialité dans le contrat de travail et expliquer à l’employé de quoi il s’agit exactement.
Les méthodes à adopter
Les membres du personnel de l’entreprise qui impriment souvent des documents sensibles devraient avoir leur propre imprimante. L’accès à leur bureau et à leur ordinateur doit être sécurisé. Cependant, l’entreprise peut choisir de ne pas leur en fournir pour des raisons financières ou environnementales (ou autres). Dans ce cas, il y a des solutions à mettre en place : l’identification par badge sans contact, l’identification par mot de passe ou le scan des veines digitales biométriques. Dans les trois cas, celui qui imprime doit se rendre dans la salle d’impression pour lancer l’impression du document. Il utilise un badge à placer sur ou à proximité de l’interface du lecteur, entre un mot de passe alphanumérique dans le panneau de commande ou scanne sa veine digitale. Cette dernière méthode est très fiable car elle est quasiment impossible à falsifier, la personne doit être vivante et présente pour lancer l’impression.
Il existe également des logiciels qui permettent de définir les différents niveaux d’accès des utilisateurs. Certains n’auront pas du tout accès au document, d’autres le verront en lecture seule, ou pourront le modifier et enfin, seuls les utilisateurs autorisés pourront l’imprimer. Ces logiciels peuvent également permettre le suivi des documents pour facilement retrouver un historique d’impression (qui a imprimé quoi et à quel moment).
Le plus de certaines solutions
Certaines marques proposent, en plus de sécuriser l’accès à l’impression, de protéger le contenu du document. En effet, le document peut être protégé de la reproduction illicite en révélant un motif particulier en cas de photocopie ou de scan. L’imprimante peut aussi imprimer un filigrane variable sur les données sensibles afin de les préserver contre toute altération. Enfin, le système offre diverses méthodes pour authentifier le document : authentification secondaire visible à la loupe et encadré d’avertissement intelligent permettant de vérifier l’authenticité du document.
La sécurisation des documents sensibles n’est donc pas à prendre à la légère. De graves conséquences peuvent avoir lieu pour l’entreprise si celle-ci ne choisit pas de prendre les mesures nécessaires afin d’éviter que ces documents ne tombent sous les yeux de la mauvaise personne. Diverses solutions peuvent être mises en place. Cependant, ces investissements peuvent paraître inutiles et contraignants. En vérité, ils sont minimes, très rentables et nécessaires par rapport à toutes les pertes et tous les désagréments que l’entreprise risque en cas de fuite d’informations.
