Comment diminuer ses factures de télécoms en entreprise ?
La télécommunication reste un moyen essentiel pour pouvoir échanger les informations. Elle permet de gagner du temps et de transmettre des données importantes. Une fois ces données reçues, les dirigeants et les employés peuvent prendre des décisions utiles et efficaces face à la situation présente. Cependant, s’il existe un moyen de réduire la facture de télécommunication, cela serait un grand avantage pour l’entreprise.
Est-il vraiment possible de réduire la facture ?
Plusieurs entreprises pensent que le contrôle des appels, est une tâche très difficile à faire et que cela peut finalement s’avérer inutile ou frustrant pour les employés. Le contrôle des appels est, en effet, un moyen de réduire la consommation et les coûts. Néanmoins, ce n’est pas l’unique moyen de réduire la facture. Malgré toutes les idées reçues, une entreprise peut réduire sa facture et ainsi faire plus d’économies.
Première étape pour réduire la facture :
Réduire les coûts signifie tout d’abord, réduire la consommation. Toute consommation inutile et n’ayant aucun rapport avec le travail doit être éliminée. Pour pouvoir trouver le forfait adéquat aux besoins, une analyse est indispensable. Il faut commencer par répertorier les besoins du travail et se poser les bonnes questions : en moyenne, combien de clients par jour (ou par mois) doivent être appelés avec un forfait payant ? Quel département consomme le plus ? Quelles sont les personnes qui ont vraiment besoin de posséder un forfait personnel ?
Une fois l’analyse terminée, il est nécessaire de comparer le résultat avec les données réelles de l’entreprise. Si les chiffres obtenus ne correspondent pas du tout, il est souvent nécessaire d’enquêter auprès des personnes concernées. En effet, le résultat de l’analyse peut contenir des erreurs. Certaines données peuvent être méconnues ou oubliées. Néanmoins, il peut arriver que la personne (ou le service) utilise la télécommunication à des fins personnelles. Une fois ces deux étapes franchies, il faut adapter le forfait avec les besoins réels de chaque service ou de chaque personne. Certains organismes spécialisés en télécommunication peuvent effectuer un audit sur la consommation et peuvent aider dans le choix des offres à souscrire.
Sensibiliser le personnel
La deuxième étape consiste à former le personnel. Il faut, par exemple, inciter ce dernier à privilégier les SMS aux appels si cela n’est pas vraiment nécessaire ou les inviter à se connecter au réseau wifi plutôt que d’utiliser les données mobiles. Les salariés doivent comprendre que l’entreprise n’est pas tenue de payer les appels personnels taxés. Le meilleur moyen de régler ce problème commence par le recrutement des employés. Un bon employé doit avoir une bonne conscience professionnelle. Ainsi, il sera plus respectueux des règles existantes. L’entreprise peut mettre en place des alertes lorsque la consommation atteint une certaine limite. Elle peut également prendre des mesures de sanctions pour un employé qui profite excessivement de la télécommunication.
Choisir la bonne structure et prendre un forfait adéquat
En interne, il existe actuellement plusieurs solutions qui réduisent énormément le montant de la facture de télécommunication. Le réseau téléphonique basé sur IP (Internet Protocol) est un des moyens que l’entreprise peut envisager pour faire plus d’économie. Un autre article expose l’essentiel à comprendre sur la téléphonie traditionnelle et la téléphonie IP.
Il faut également bien choisir l’offre ou le forfait adapter aux besoins. Une analyse des évolutions à prévoir dans l’avenir en matière de communication est utile. Le mieux est donc de s’informer auprès du fournisseur sur les conditions et les avantages de l’offre. En effet, un opérateur qui peut s’adapter aux besoins de l’entreprise est un avantage à ne pas négliger.
La négociation auprès des opérateurs, est une démarche pouvant aboutir à d’importants gains financiers. Les opérateurs veulent fidéliser leurs clients. Comme la concurrence est forte, trouver un accord sur les forfaits onéreux peut être possible.
Ainsi, réduire la facture de télécommunication nécessite plusieurs étapes. Cela peut avoir l’air difficile. En effet, il faut consacrer du temps aux analyses, aux enquêtes, aux négociations, etc. Néanmoins, par rapport aux résultats obtenus, ce temps n’est pas perdu. Il est même nécessaire pour mieux gérer la consommation et pour préserver l’entreprise face à une concurrence sévère.
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