Que comprend un contrat de maintenance photocopieur ? 2026

Sous le terme « maintenance », on met tout et n’importe quoi. Voici ce qu’un contrat de maintenance photocopieur sérieux doit inclure en 2026, ce qui est généralement facturé en supplément, et les pièges à repérer avant de signer.

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La règle générale : 5 blocs constituent un contrat de maintenance complet

Un contrat de maintenance photocopieur professionnel digne de ce nom couvre :

La main-d’œuvre du technicien sur site et à distance
Les pièces détachées d’usure normale (tambour, four, courroies, capteurs, rouleaux)
Les consommables : toners, agrafes, parfois agrafes spéciales
Les déplacements des techniciens — inclus, pas facturés en sus
Le support utilisateurs : aide au paramétrage, ajout de comptes, intégration nouvelles fonctions

Sur un contrat bien construit, tout est inclus dans un loyer mensuel fixe. La seule chose qui se mesure et se facture séparément, c’est le coût à la page (CTP).

Le détail des 5 blocs

Main-d’œuvre

Un bon contrat couvre toutes les interventions liées au fonctionnement normal de la machine : pannes, réglages, mises à jour firmware, paramétrage des comptes utilisateurs, intégration au réseau, configuration scan-to-folder ou scan-to-mail.

Ce qui n’est généralement pas inclus : déplacement pour casse manifeste (chute de la machine, dégât des eaux, vandalisme), modification de l’infrastructure réseau du client.

Pièces détachées

Toutes les pièces d’usure normale du photocopieur : tambour, four, courroies, capteurs, rouleaux d’entraînement, modules d’agrafage. Les unités d’imagerie et les développeurs aussi sur les machines couleur.

Consommables

Toners systématiquement inclus, livrés en proactif sur la base des compteurs remontés. Agrafes incluses sur la plupart des contrats.

Déplacements

Inclus dans un contrat sérieux. Pas de surcoût « frais kilométriques », pas de facturation à la sortie. Si votre contrat actuel facture les déplacements en plus, c’est un signal d’alerte.

Support utilisateurs

Aide à distance ou sur site pour les questions courantes : créer un nouvel utilisateur, configurer une boîte mail dans le scan-to-mail, intégrer un nouveau poste à la machine, former un nouveau collaborateur.

Le coût à la page (CTP), point central et souvent flou

Le CTP est le coût d’impression facturé en plus du loyer, par page imprimée. Standard 2026 :

A4 noir et blanc : un clic par page, dégressif par paliers de volume — l’écart entre un petit et un gros volume va du simple au double
A4 couleur : un clic couleur, environ dix fois le clic noir à volume égal
A3 : deux clics A4, dans sa couleur. Il n’existe pas de tarif A3 séparé — une grille qui en affiche un mérite une question
La base de calcul : une page normalisée à 5 % de couverture d’encre. Un document dense consomme davantage, et ça doit être dit avant la signature

À regarder de très près au contrat :

Le CTP est-il verrouillé sur toute la durée du contrat, ou indexé chaque année ?
Y a-t-il un nombre de pages incluses dans le loyer mensuel ?
Le scan est-il facturé au passage ? Sur un contrat sérieux, non.

Les 5 pièges à éviter

Frais de déplacement facturés en plus des interventions — contrat à fuir
CTP révisable à la hausse en cours de contrat sans plafond — demander un verrouillage
Heures d’intervention non couvertes (soir, samedi) facturées au tarif horaire élevé — vérifier
Pénalité de fin de contrat pour reprise/démontage non précisée — demander le montant écrit
Compteur de pages basé sur déclaration manuelle plutôt que sur remontée automatique

Ce qu’inclut un contrat Infodeos type

Main-d’œuvre, déplacements, pièces détachées d’usure normale : inclus
Toners, agrafes : inclus (livrés sous 24h, pilotés sur compteurs)
Maintenance préventive et curative : inclus, intervention sous 4h Île-de-France
Support utilisateurs : inclus
CTP verrouillé sur toute la durée du contrat
Machine de prêt si réparation > 48h : incluse

Loyer dès 32 €/mois A4 couleur, 79 €/mois A3 couleur multifonction.

Audit gratuit sous 2h 01 84 200 750

L’expertise Infodeos sur ce sujet. Cet article s’appuie sur 17 ans de pratique terrain. Depuis 2009, Infodeos accompagne plus de 500 PME et professions libérales d’Île-de-France sur l’impression, l’infogérance, la téléphonie et la GED — quatre métiers chez un seul prestataire. Concessionnaire agréé Konica Minolta, partenaire Lexmark, intervention sur site sous 4 heures contractuelle, note 5,0/5 sur Google. En savoir plus sur Infodeos.

Voir aussi

Cet article détaille spécifiquement ce qu’inclut un contrat de maintenance. Pour les autres questions de contrat :

Questions fréquentes

Le coût à la page est-il toujours en supplément du loyer ?

Pas toujours. Certains contrats incluent un volume de pages dans le loyer. À vérifier au contrat.

Les agrafes sont-elles incluses dans le contrat de maintenance ?

Sur un contrat sérieux, oui — les agrafes classiques sont fournies.

Une intervention le samedi est-elle dans le contrat ?

En général non. Les SLA standard couvrent les heures ouvrées.

Que se passe-t-il si je casse la machine accidentellement ?

La main-d’œuvre est en général facturée à part. Une assurance bris de matériel peut être pertinente sur les machines de production à haute valeur.

Pour aller plus loin

Location photocopieur — Tout inclus dès 32 €/mois.
Choisir son fournisseur — Les 7 critères à exiger.
Sortir d’un contrat — Résiliation, préavis, recours.
Louer ou acheter ? — Le comparatif chiffré.

Services Infodeos associés

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RESEAU NET

Un service irréprochable ! Nous avons fait appel à cette entreprise suite à un problème urgent avec notre imprimante. Ils se sont déplacés dans la journée et ont fait preuve d’une grande réactivité et d’une réelle écoute. Nous sommes pleinement satisfaits de leur intervention et les recommandons sans hésitation. Une équipe sérieuse, réactive et efficace ! Merci encore pour votre professionnalisme.

Lyana Pyanee

Je suis responsable financier du groupe, donc je regarde ce poste par le coût et pas par la technique. Ce que j'apprécie, c'est la prévisibilité. On est facturé sur les compteurs réels, toners et interventions compris, sans forfait imposé et sans pénalité de dépassement. Sur plusieurs années je n'ai jamais eu de facture qui sorte de ce qui était annoncé. Pour un poste réparti sur plusieurs sites, c'est assez rare pour être signalé. Ma réserve porte sur la lisibilité analytique. Au début tout arrivait groupé et je n'arrivais pas à ventiler par site, ce qui m'obligeait à retraiter à la main. Il a fallu que je le demande plusieurs fois avant d'obtenir un détail par machine. C'est en place aujourd'hui, mais ça aurait pu venir plus vite. Sur le fond, rien à redire. Ils font ce qu'ils annoncent.

Flo Mattiuz

que ce soit la livraison ou l'installation je n'ai eu affaire qu'à des personnes professionnelles et sympathiques même la première fois par téléphone que ce soit l'accueil ou le commercial j'ai compris de suite que nous allions travailler ensemble. Encore merci pour votre professionnalisme.

Gabriel Mathieu

Nous travaillons avec Infodeos depuis plus de dix ans chez Agecop, à Asnières-sur-Seine. L'équipe gère l'ensemble : nos deux copieurs multifonctions avec le contrat de maintenance, notre téléphonie et toute l'infogérance informatique. Avoir un seul interlocuteur pour ces trois sujets nous fait gagner un temps fou, on n'a plus à arbitrer entre trois prestataires qui se renvoient la balle. Concrètement : quand un copieur tombe en panne ou qu'un poste ne démarre plus, on a quelqu'un au téléphone tout de suite et une prise en main à distance dans la foulée, une intervention sur site dans la journée si nécessaire. Les toners arrivent avant qu'on pense à les commander. Le passage à la téléphonie IP s'est fait sans coupure pour nos équipes. Ils sont de bon conseil sur ce qu'il faut renouveler et surtout sur ce qu'il n'est pas urgent de changer, ce qui est assez rare chez un prestataire. Facturation claire, pas de mauvaise surprise en fin d'année. Dix ans plus tard on n'a jamais consulté ailleurs, ça résume assez bien la situation. Gabriel, Agecop — Asnières-sur-Seine

Eddy COEURVOLAN

Cela fait 8 ans que nous travaillons avec Infodeos sur nos bureaux de paris et nous en sommes très contents. Que ce soit pour nos copieurs, l’informatique ou lorsqu’il faut intervenir rapidement sur une problèmatique, nous avons toujours quelqu’un de disponible. C’est surtout leur réactivité et leur suivi que nous apprécions. On recommande!

Dafna Mouchenik

J’ai rencontré le fondateur d’Infodeos il y a près de vingt ans. À l’époque, je créais moi-même mon entreprise et j’étais très méfiante face aux méthodes de démarchage agressives de ses concurrents. Je ne voulais surtout pas m’engager dans un contrat contraignant. Il m’a alors dit, très simplement : « Vous savez quoi ? Pas d’engagement. Vous resterez avec nous uniquement si nous sommes bons. » Vingt ans plus tard, nous travaillons toujours ensemble. Je ne dis pas que tout a toujours été parfait — ce ne serait pas la vraie vie —, mais les rares fois où j’ai rencontré un problème, je n’ai jamais été laissée seule. Je me souviens notamment de situations urgentes où il m’a lui-même livré, tard dans la soirée, la cartouche d’encre dont j’avais besoin pour pouvoir envoyer mes plannings et mes factures à temps. Ce sens du service est devenu rare. Je suis très heureuse de pouvoir compter, depuis toutes ces années, sur un partenaire aussi solide et humain.

Sylvie LAVATINE

Un grand merci à Edouard Ça fait plus de 12 ans qu'il s'occupe de toute notre informatique, et honnêtement je n'ai jamais eu envie d'aller voir ailleurs, même d’y avoir pensé. Quand il y a un souci, j'appelle et c'est réglé dans la journée, souvent à distance en quelques minutes. On peut dire une hotline 7j/7j. Il ne nous vend pas des choses dont on n'a pas besoin, il explique simplement sans le jargon habituel. Il anticipe les problèmes avant qu'on les voit. Pour une petite structure comme la nôtre, avoir quelqu'un de fiable sur qui compter, ça n'a pas de prix.

Laetitia Deloin

livraison rapide des toners, intervention dans la journée du technicien si problème plus grave, anticipation des besoins de consommables avec le système de connexion à distance au copieur

Roch Rochdi

Société de conseil en investissement immobilier à Boulogne-Billancourt. Infodeos s'occupe de notre informatique au sens large, les postes, les sauvegardes, la messagerie, et aussi de nos copieurs, de la téléphonie et de notre GED. La GED, on l'a prise en 2020 pour une raison précise. Nos dossiers circulent en permanence à l'extérieur, chez des investisseurs, des notaires, des banques, et il fallait pouvoir ouvrir une pièce à quelqu'un sans lui donner accès au reste. C'est exactement ce qu'ils ont mis en place, et six ans après ça tourne toujours. Sur le reste, ce que j'apprécie c'est qu'ils voient les problèmes avant nous. On a été appelés plusieurs fois pour une sauvegarde qui n'était pas passée alors qu'on n'avait rien remarqué. Les copieurs, on paie ce qu'on imprime, toners et interventions compris.

Linda Pavret de La Rochefordière

Un grand merci à Édouard pour son accompagnement, sa disponibilité et sa réactivité. Toujours à l’écoute, efficace et de bon conseil. C’est un vrai plaisir de travailler avec lui. Je recommande Infodeos sans hésiter !

Certifié par: Trustindex

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