Les avantages de la mutualisation des postes téléphoniques
Découvrez les avantages de la mutualisation des postes téléphoniques en entreprise. Réduction des coûts, flexibilité et optimisation.
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La mutualisation des postes téléphoniques, une pratique qui séduit de plus en plus les entreprises. Les entreprises peuvent utiliser un système PABX (Private Automatic Branch eXchange, autocommutateur automatique privé). Dans ce cas, elles utilisent un réseau classique de télécommunication distinct du réseau informatique. Cependant, actuellement, la mutualisation des postes téléphoniques désigne, en général, le fait d’utiliser le réseau informatique d’une entreprise pour l’ensemble des fonctions téléphoniques. On parle de téléphonie sur IP (ToIP) ou de voix sur IP (VoIP) même si les deux termes n’ont pas exactement la même signification. C’est sur cette définition que cet article va se baser. Mutualiser les postes téléphoniques présente plusieurs avantages qui vont être développés ci-après.
Avantages sur les coûts
Un des avantages de la mutualisation se trouve au niveau des coûts de communication réduits. C’est d’ailleurs, principalement, pour cette raison que plusieurs entreprises ont décidé d’opter pour cette solution. En effet, les appels en interne (au sein du réseau interne de l’entreprise) sont gratuits, même pour les sites lointains. Les appels à l’extérieur sont aussi beaucoup moins chers par rapport à la télécommunication classique. Certains voyages d’affaires peuvent également être évités. La technologie actuelle permet de passer des entretiens visuels à distance, à l’aide de caméras et d’appareils conçus à cet effet (visioconférence). Ce qui est aussi un gain de temps précieux. Au niveau de l’installation matérielle, l’entreprise n’a pas à payer de frais supplémentaires car il n’y a pas de difficultés à installer et désinstaller les terminaux téléphoniques. Les frais étant réduits lors de l’installation initiale du système, l’entreprise a la possibilité de moderniser son équipement.
Souplesse et productivité
Non seulement, la mutualisation des postes téléphoniques offre des avantages financiers mais elle permet également plus de souplesse et de productivité. Le téléphone IP s’adapte au mouvement de son utilisateur car sa manipulation est similaire à la manipulation d’un ordinateur de bureau portable. Les déménagements au sein de l’entreprise et même au dehors sont donc grandement simples. Il est aussi facile de déménager et d’aménager les terminaux téléphoniques. L’espace de travail est ainsi optimisé. Il est possible de travailler à domicile grâce à la téléphonie IP qui propose « le téléphone virtuel ou logiciel». Il s’agit d’un programme informatique permettant à son utilisateur d’accéder au réseau informatique à distance de son ordinateur. Ainsi, il lui suffit de se munir d’un micro et d’un casque pour bénéficier de l’ensemble des fonctions téléphoniques de l’entreprise.
La relation avec les clients est améliorée car lorsqu’un client appelle, la téléphonie IP est capable d’afficher la fiche le concernant. Cela va permettre d’améliorer la relation entre le client et l’entreprise, puisque celle-ci sera immédiatement au courant des besoins et de la situation de son interlocuteur.
Organisation optimisée
Un seul protocole permet de gérer divers types d’appareils (fax, téléphones, ordinateurs, etc.). Ainsi, ces appareils vont interagir entre eux de façon simple et rapide. Il est, par exemple, possible d’écouter sa messagerie vocale via son ordinateur. Cela va aussi faciliter la maintenance et la gestion. L’évolution du système par rapport aux besoins de l’entreprise est simple et peu coûteuse. En effet, dans la plupart des cas, il suffit d’acheter une licence pour les nouveaux produits. Le plan de numérotation de l’entreprise est aussi uniformisé sur un ensemble de sites : très efficace pour créer une identité particulière que les clients reconnaîtront facilement.
Cependant, comme il s’agit d’intégrer son système de communication téléphonique au réseau informatique, ce dernier doit être protégé, il ne doit pas être exposé à des failles de sécurité que ce soit au niveau du matériel ou de la communication. Il doit également être performant pour que la qualité de la communication soit bonne.
Ainsi, investir dans la mutualisation des postes téléphoniques présente plusieurs avantages pour l’entreprise, notamment, des avantages économiques (de temps et d’argent), des avantages sur la maintenance du système de communication puisqu’il est intégré au réseau informatique. La téléphonie IP permet aussi une meilleure flexibilité et plus de productivité pour l’entreprise. Néanmoins, certaines précautions doivent être prises pour ne pas avoir des problèmes de sécurité. Le réseau doit, par exemple être protégé des éventuelles attaques informatiques. Il doit également être performant pour permettre une bonne communication.
