Les différentes solutions d’impression existantes.
Les supports papiers sont toujours utiles même si l’époque actuelle est celle du numérique. En effet, il y a toujours des documents (ou autres) imprimés à garder ou à remettre à la clientèle comme les brochures, les dépliants, les supports techniques, les cadeaux personnalisés etc. Il faut donc connaître les solutions d’impression existantes pour pouvoir choisir celle qui convient le mieux à la situation.
Achat ou location ?
La première idée en tête lorsqu’on entend impression est l’acquisition de tout le matériel nécessaire : imprimantes, logiciels d’impression …
Avant d’adopter cette solution, il faut d’abord établir les besoins d’impression. Chaque imprimante présente sur le marché est spécialisée pour des tâches bien particulières. Certaines impriment en noir et blanc, d’autres en couleurs. Il y a aussi des imprimantes qui sont spécialement conçues pour imprimer sur du tissu, du papier, du plastique, ou d’autres matières. Chaque produit diffère également selon la qualité, le nombre d’impression qu’il peut effectuer à la minute, mais aussi selon sa taille. Il existe de grosse machine dédiée à une utilisation de masse et des imprimantes portables surtout adaptées pour une utilisation personnelle.
Ensuite, il faut calculer la rentabilité de l’achat. Certains paramètres comme le coût de la maintenance, la durée de vie des équipements et son taux d’amortissement sont à prendre en compte. L’entreprise pourra ainsi évaluer la viabilité du matériel. Ainsi, la société doit décider en fonction de tous ces critères et par rapport au budget maximum qu’elle a prévu à cet égard.
Si après réflexion, cette solution ne convient pas, l’entreprise peut louer son matériel d’impression. Cela est intéressant pour elle si elle préfère prévoir un budget mensuel au lieu d’investir une seule fois. Cela permet de se procurer les appareils à la pointe de la technologie et d’avancer avec les progrès informatiques. Néanmoins, le matériel doit être rendu en bon état de marche sous peine de payer les endommagements. Rompre un contrat avant la date prévue à cet effet, peut également coûter cher. C’est pour cela qu’il est toujours très important de bien comprendre les clauses du contrat de location avant de le signer.
Lorsqu’il est préférable de confier ses travaux
Pour les travaux ponctuels, il est préférable d’externaliser les impressions. En effet, dans ces cas, les imprimantes adéquates ne sont pas présentes au sein de l’entreprise. Pour avoir une bonne qualité d’impression, il vaut mieux la confier à un prestataire. Cela est également plus raisonnable sur le plan financier. Il s’agit de travaux inhabituels comme une campagne annuelle de publicité ou l’impression de cadeaux personnalisés aux couleurs de l’entreprise etc.
Pour la maintenance, l’entreprise peut s’en charger en interne, si elle préfère employer un technicien. Ce dernier, présent en permanence, pourra assurer le bon fonctionnement du matériel. Néanmoins, il pourrait y avoir des pannes qu’il ne maitrise pas. Il peut également arriver que les difficultés surviennent lors de son congé. Il y a aussi la possibilité de faire appel à un réparateur à chaque problème. Sûr de maitriser la panne, ce dernier va garantir la continuité des travaux. Cependant, cela entraîne une importante perte de temps si le problème ne peut pas être résolu à distance. L’entreprise peut également faire appel à des sociétés qui proposent la surveillance des niveaux d’encre pour un ravitaillement à temps, le changement des équipements défectueux et résolution des autres problèmes.
Disposition des imprimantes :
Le nombre et la disposition des imprimantes dépendent de la structure et des besoins de l’entreprise. Une imprimante par département est, par exemple, la solution idéale si chaque personne du département en question n’a pas besoin d’imprimer plusieurs documents. En effet, une pile d’impression cause une perte de temps surtout dans le cas où les documents sont urgents. Cela est la preuve d’une mauvaise gestion des ressources. Quelques fois, il peut être utile pour certains employés de posséder sa propre imprimante dans la mesure où ils ont des tâches très importantes qui ne doivent pas être dérangées par l’attente des documents en cours d’impression ou s’ils doivent recevoir plusieurs personnes dans un lapse de temps donné. Le fait de pouvoir imprimer directement d’un appareil électronique (smartphone, tablette…) est aussi utile dans certaines situations. En effet, on peut avoir besoin d’un document qui se trouve dans son appareil. Au lieu de passer par les ordinateurs concernés, ce serait plus confortable de les imprimer directement. Bien entendu, pour contrôler cela, il est important de pouvoir identifier les personnes qui ont accès aux ressources. Dans tous les cas, il faut se procurer le bon logiciel d’impression. Ils sont utiles pour gérer facilement la centralisation des imprimantes, l’importance et l’ordre des impressions, le format, la qualité ainsi que les diverses options à choisir avant d’imprimer.
Comme présenter ci-dessus, l’entreprise a le choix entre plusieurs solutions d’impression. Qu’elle les fasse en interne ou par des prestataires externes, l’important est de reconnaître les coûts et le temps nécessaire ainsi que la qualité d’impression attendue. La maintenance n’est pas à négliger car elle représente une partie importante pour le bon fonctionnement des équipements. Il faut également bien comprendre les fonctionnalités des appareils et des (ou du) logiciels ainsi que leur garantie avant de s’en procurer.
